Персонифицированные сведения о физлицах: новый отчёт 2023 года

В 2023 году на смену привычной форме СЗВ-М приходит новый отчёт. Направлять его нужно всё так же ежемесячно, но в налоговую инспекцию, а не в ПФР. Впервые это предстоит сделать уже в феврале. Предлагаем разобраться с новой формой, порядком её заполнения и правилами подачи.

Новая отчётность

Новый отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах». Код по КНД – 1151162. Всё, что с ним связано, регламентирует приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Им утверждены:

  • бланк отчёта, он содержится в Приложении № 2 к Приказу;
  • порядок его заполнения (далее – Порядок) – в Приложении № 4;
  • электронный формат – в Приложении № 6.

Новая форма отчётности появилась в связи с реформированием системы страхования. С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Социальный фонд. В него страхователи должны представлять форму ЕФС-1, которая заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Однако персональные данные физлиц теперь передаются в ФНС.

Кто и за кого подаёт отчёт

Новый вид отчётности подают все, кто производит выплаты физическим лицам, а именно:

  • организации;
  • ИП с работниками;
  • главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
  • адвокаты, нотариусы, оценщики, патентные поверенные и прочие физлица, которые ведут частную практику;
  • физические лица, не являющиеся ИП, но нанимающие исполнителей (например, в качестве домашнего персонала).

Кто включается и не включается в персонифицированные сведения о физлицах, мы показали в Таблице 1.

Таблица 1. В отношении кого подаётся отчёт

Включаются в отчёт

Не включаются в отчёт

Работники, нанятые по трудовым договорам 
Директор, он же единственный учредитель 
Физлица, с которыми заключены такие договоры ГПХ:
  • о выполнении работ (подряда);
  • об оказании услуг;
  • авторского заказа;
  • об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
  • издательские лицензионные;
  • лицензионные о предоставлении права использования произведений
Физлица, с которыми заключены такие договоры ГПХ:
  • купли-продажи;
  • аренды, найма жилого помещения;
  • займа;
  • мены;
  • дарения
Выплаты по таким договорам не являются объектом для начисления страховых взносов
Самозанятый гражданин, если он:
  • либо в течение последних 2х лет работал в этой компании по трудовому договору;
  • либо не выдал чек за отчётный период.
В обоих случаях будет считаться, что договор ГПХ заключён с обычным физлицом без статуса, а не с самозанятым
Самозанятые, с которыми заключены договоры ГПХ

Периодичность и сроки отчётности в 2023 году

Подавать персонифицированные сведения о физлицах нужно с той же периодичностью, что и СЗВ-М. То есть 1 раз в месяц. А вот крайняя дата сдачи меняется – теперь это 25 число следующего месяца. Как обычно, если это число попадает на выходной или праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день.

В 2023 году новую форму подаём в сроки из Таблицы 2.

Таблица 2. Сроки направления отчёта в 2023 году

Первое полугодиеВторое полугодие
до 27 февраля – за январьдо 25 августа – за июль
до 27 марта – за февральдо 25 сентября – за август
до 25 апреля – за мартдо 25 октября – за сентябрь
до 25 мая – за апрельдо 27 ноября – за октябрь
до 26 июня – за майдо 25 декабря – за ноябрь
до 25 июля – за июньдо 25 января 2024 года – за декабрь.

Отчёт за декабрь

За декабрь 2022 года персонифицированные сведения о физлицах подаются по старым правилам. Новый вид отчётности впервые представляется за январь 2023 года – это следует из п.3 приказа № ЕД-7-11/878@. То есть за декабрь 2022 необходимо подать форму СЗВ-М. Срок – до 16 января включительно, поскольку 15 января – воскресенье.

Раньше СЗВ-М подавали в отделение Пенсионного фонда. Но с начала 2023 года вместо ПФР будет новый объединённый СФР. Полагаем, адреса и реквизиты его территориальных органов станут известны в январе. Но всё же рекомендуем уточнить в своём отделении ПФР до конца 2022 года, куда направить СЗВ-М за декабрь.

Куда подавать новый отчёт и в какой форме

Ещё раз обращаем внимание на то, что персонифицированные сведения с отчёта за январь 2023 года нужно подавать в налоговую инспекцию, а не в ПФР.

Правила такие:

  • ИП отчитываются в ИФНС по месту жительства;
  • организации – по месту нахождения;
  • обособленные подразделения со счётом, самостоятельно производящие выплаты физлицам, – по месту своего нахождения.

Форма представления отчёта – на бумаге или в электронном формате – зависит от численности застрахованных лиц за отчётный период:

  • до 10 человек включительно – по выбору компании;
  • 11 человек и более – отчитываться нужно строго в электронном виде.

Поручите кадровый учёт профессионалам 1С

Порядок заполнения

Рассмотрим, как подавать персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года в виде нового отчёта. Ниже вы можете скачать бланк и заполнить его по предложенной ниже инструкции.

Скачать бланк отчёта «Персонифицированные сведения о физических лицах»   

Отчёт состоит из двух листов:

  • титульного;
  • листа для указания персональных сведений физического лица и выплаченных ему сумм.

Заполняют все поля формы, для которых есть данные. В пустых ячейках ставят прочерки, кроме полей, предназначенных для отражения сумм – в них ставятся «0». Если отчёт формируется на компьютере и затем распечатывается, пустые ячейки прочерками можно не заполнять.

Титульный лист

На первом листе нужно отразить информацию о плательщике и отчёте:

  • ИНН и КПП (только для юрлиц);
  • номер страницы в формате «001», «002» и так далее;
  • номер корректировки (первичный отчёт – «0–»);
  • код отчётного периода (месяца) из Приложения № 3 к Порядку. Действующие компании указывают код в соответствии с порядковым номером месяца (январь – «01», февраль – «02»). В случае реорганизации / ликвидации ЮЛ или снятия с учёта ИП используются специальные коды;
  • год отчётного месяца;
  • номер ИФНС, куда подаются сведения;
  • код по месту учёта из Приложения № 4 к Порядку (в общем случае для ЮЛ – «214», для ИП – «120»);
  • название организации или ФИО предпринимателя (иного физического лица – страхователя);
  • ОГРНИП – для ИП или главы КФХ;
  • информацию в блоке для реорганизованных / ликвидированных ЮЛ либо закрытых обособленных подразделений. В первой строке отражается код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку. В следующей строке – ИНН / КПП реорганизованного ЮЛ или закрытого ОП;
  • номер телефона в формате «8 ХХХ ХХХХХХХ» (с пробелами между «8», кодом и номером);
  • количество страниц отчёта и количество листов прилагаемых подтверждающих документов, в том числе копий (например, доверенности).

В нижней левой части титульного листа нужно подтвердить достоверность и полноту информации:

  • указать код «1», если подпись на нём ставит ИП или директор ЮЛ, код «2» – если представитель;
  • ФИО подписывающего лица – директора или представителя. ИП в этом блоке ФИО не дублирует;
  • наименование организации-представителя, если отчётность ведёт сторонняя компания;
  • название и реквизиты доверенности, если действует представитель.

Данные физических лиц

На втором листе отчёта 4 блока сведений о физлицах, то есть один лист содержит информацию о четырёх застрахованных. Если их больше, нужно взять необходимое количество вторых листов.

Если выплат не было, в поле ставят «0». Остальные пустые ячейки заполняют прочерками.

В каждом блоке по строкам отражают:

  • 010 – прочерк при первичной подаче. Как заполнить это поле в случае корректировки, расскажем в конце статьи;
  • 020 – ИНН физлица, если он есть;
  • 030 – СНИЛС;
  • 040 – фамилия;
  • 050 – имя;
  • 060 – отчество;
  • 070 – сумма начисленных за период выплат. Если начислений не было, ставят нули.

В готовом отчёте на первом листе в блоке подтверждения достоверности нужно указать дату заполнения. Тут же свою подпись ставит руководитель, ИП или уполномоченный представитель страхователя.

Скачать образец заполнения персонифицированных сведений о физических лицах  

Уточнение данных

Новый отчёт содержит информацию, которая включается в Раздел 3 Расчёта по страховым взносам. И конечно, данные двух форм должны быть идентичными. Поэтому ошибки в ранее поданных персонифицированных сведениях можно без последствий исправить до момента сдачи РСВ за соответствующий период. В этом случае у ИФНС не возникнет вопросов к страхователю.

Для исправления ошибки подают уточнённую форму отчёта. Общие правила её заполнения таковы:

  • на титульном листе ставят номер корректировки «1–», «2–» и так далее;
  • на втором листе заполняют блоки по каждому физлицу, информацию о котором необходимо изменить;
  • остальных застрахованных в корректирующий отчёт не включают.

Уточнённая форма персонифицированных сведений о физлицах заполняется с некоторыми особенностями. И зависят они от того, что именно нужно исправить.

Если необходимо изменить ИНН, СНИЛС или ФИО, на каждого физлица придётся заполнить 2 блока строк 010-070:

  1. Первый блок – аннулирование ранее поданных сведений. В строке 010 ставят код «1», означающий, что следующую информацию нужно удалить. В строках 020-060 повторяют те же сведения, которые отражены в первичном отчёте, то есть ошибочные. В строке 070 ставят прочерки, а не нули (п. 3.2 Порядка). Это будет означать, что информация о начислениях не содержит ошибки.
  2. Второй блок – ввод верных данных. В строке 010 ставят прочерк. В строках 020-060 отражают корректную информацию. В строке 070 – ту же сумму выплаты, которая указана в первичном отчёте, поскольку она верная.

Если ошибка была допущена в сумме выплаты, заполняют лишь один блок строк 010-070. В строке 010 ставят прочерк, поскольку не нужно аннулировать персональные данные человека. В строках 020-060 указывают сведения о нём (такие же, как в первичном отчёте), а в строке 070 – верную сумму выплаты за отчётный период.

Если нужно изменить сведения по обособленному подразделению, которое на момент подачи уточнённого отчёта закрыто или прекратило делать выплаты физлицам, документ представляют в ИФНС по месту нахождения основной организации.

Будут ли штрафы

В заключение несколько слов об ответственности. До 2023 года за опоздание с СЗВ-М страхователей штрафовал Пенсионный фонд. Сумма штрафа – 500 рублей за каждого застрахованного, сведения о которым не поступили в срок или содержали ошибки.

Такой штраф налагался в соответствии с положениями ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996. Но эта норма распространяется на персональные данные, направляемые в ПФР. Поскольку форму персонифицированных сведений о физлицах с 2023 года нужно передавать в ИФНС, то новый отчёт под действие ст. 17 закона № 27-ФЗ не попадает.

Как же ИФНС будет наказывать за отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах», поданный после установленного срока? Пока штрафы за такое нарушение в законах не прописаны. Но возможно, в будущем их всё же введут.

Сдача отчётности онлайн

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Если у Вас возникли проблемы с оставлением заявки, напишите нам, пожалуйста, на support@regberry.ru.