В 2023 году на смену привычной форме СЗВ-М пришел новый отчёт. Направлять его нужно всё так же ежемесячно, но в налоговую инспекцию, а не в ПФР. Впервые это предстояло сделать уже в феврале. Предлагаем разобраться с новой формой, порядком её заполнения и правилами подачи.
Новая отчётность
Новый отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах». Код по КНД – 1151162. Всё, что с ним связано, регламентирует приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Им утверждены:
- бланк отчёта, он содержится в Приложении № 2 к Приказу;
- порядок его заполнения (далее – Порядок) – в Приложении № 4;
- электронный формат – в Приложении № 6.
Новая форма отчётности появилась в связи с реформированием системы страхования. С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Социальный фонд. В него страхователи должны представлять форму ЕФС-1, которая заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Однако персональные данные физлиц теперь передаются в ФНС.
Кто и за кого подаёт отчёт
Новый вид отчётности подают все, кто производит выплаты физическим лицам, а именно:
- организации;
- ИП с работниками;
- главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
- адвокаты, нотариусы, оценщики, патентные поверенные и прочие физлица, которые ведут частную практику;
- физические лица, не являющиеся ИП, но нанимающие исполнителей (например, в качестве домашнего персонала).
Кто включается и не включается в персонифицированные сведения о физлицах, мы показали в Таблице 1.
Таблица 1. В отношении кого подаётся отчёт
Включаются в отчёт | Не включаются в отчёт |
|---|---|
| Работники, нанятые по трудовым договорам | |
| Директор, он же единственный учредитель | |
Физлица, с которыми заключены такие договоры ГПХ:
| Физлица, с которыми заключены такие договоры ГПХ:
|
Самозанятый гражданин, если он:
| Самозанятые, с которыми заключены договоры ГПХ |
Периодичность и сроки отчётности в 2023 году
Подавать персонифицированные сведения о физлицах нужно с той же периодичностью, что и СЗВ-М. То есть 1 раз в месяц. А вот крайняя дата сдачи меняется – теперь это 25 число следующего месяца. Как обычно, если это число попадает на выходной или праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день.
В 2023 году новую форму подаём в сроки из Таблицы 2.
Таблица 2. Сроки направления отчёта в 2023 году
| Первое полугодие | Второе полугодие |
|---|---|
| до 27 февраля – за январь | до 25 августа – за июль |
| до 27 марта – за февраль | до 25 сентября – за август |
| до 25 апреля – за март | до 25 октября – за сентябрь |
| до 25 мая – за апрель | до 27 ноября – за октябрь |
| до 26 июня – за май | до 25 декабря – за ноябрь |
| до 25 июля – за июнь | до 25 января 2024 года – за декабрь. |
Отчёт за декабрь
За декабрь 2022 года персонифицированные сведения о физлицах подаются по старым правилам. Новый вид отчётности впервые представляется за январь 2023 года – это следует из п.3 приказа № ЕД-7-11/878@. То есть за декабрь 2022 необходимо подать форму СЗВ-М. Срок – до 16 января включительно, поскольку 15 января – воскресенье.
Раньше СЗВ-М подавали в отделение Пенсионного фонда. Но с начала 2023 года вместо ПФР будет новый объединённый СФР. Полагаем, адреса и реквизиты его территориальных органов станут известны в январе. Но всё же рекомендуем уточнить в своём отделении ПФР до конца 2022 года, куда направить СЗВ-М за декабрь.
Куда подавать новый отчёт и в какой форме
Ещё раз обращаем внимание на то, что персонифицированные сведения с отчёта за январь 2023 года нужно подавать в налоговую инспекцию, а не в ПФР.
Правила такие:
- ИП отчитываются в ИФНС по месту жительства;
- организации – по месту нахождения;
- обособленные подразделения со счётом, самостоятельно производящие выплаты физлицам, – по месту своего нахождения.
Форма представления отчёта – на бумаге или в электронном формате – зависит от численности застрахованных лиц за отчётный период:
- до 10 человек включительно – по выбору компании;
- 11 человек и более – отчитываться нужно строго в электронном виде.
Порядок заполнения
Рассмотрим, как подавать персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года в виде нового отчёта. Ниже вы можете скачать бланк и заполнить его по предложенной ниже инструкции.
 | Скачать бланк отчёта «Персонифицированные сведения о физических лицах» |
Отчёт состоит из двух листов:
- титульного;
- листа для указания персональных сведений физического лица и выплаченных ему сумм.
Заполняют все поля формы, для которых есть данные. В пустых ячейках ставят прочерки, кроме полей, предназначенных для отражения сумм – в них ставятся «0». Если отчёт формируется на компьютере и затем распечатывается, пустые ячейки прочерками можно не заполнять.
Титульный лист
На первом листе нужно отразить информацию о плательщике и отчёте:
- ИНН и КПП (только для юрлиц);
- номер страницы в формате «001», «002» и так далее;
- номер корректировки (первичный отчёт – «0–»);
- код отчётного периода (месяца) из Приложения № 3 к Порядку. Действующие компании указывают код в соответствии с порядковым номером месяца (январь – «01», февраль – «02»). В случае реорганизации / ликвидации ЮЛ или снятия с учёта ИП используются специальные коды;
- год отчётного месяца;
- номер ИФНС, куда подаются сведения;
- код по месту учёта из Приложения № 4 к Порядку (в общем случае для ЮЛ – «214», для ИП – «120»);
- название организации или ФИО предпринимателя (иного физического лица – страхователя);
- ОГРНИП – для ИП или главы КФХ;
- информацию в блоке для реорганизованных / ликвидированных ЮЛ либо закрытых обособленных подразделений. В первой строке отражается код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку. В следующей строке – ИНН / КПП реорганизованного ЮЛ или закрытого ОП;
- номер телефона в формате «8 ХХХ ХХХХХХХ» (с пробелами между «8», кодом и номером);
- количество страниц отчёта и количество листов прилагаемых подтверждающих документов, в том числе копий (например, доверенности).
В нижней левой части титульного листа нужно подтвердить достоверность и полноту информации:
- указать код «1», если подпись на нём ставит ИП или директор ЮЛ, код «2» – если представитель;
- ФИО подписывающего лица – директора или представителя. ИП в этом блоке ФИО не дублирует;
- наименование организации-представителя, если отчётность ведёт сторонняя компания;
- название и реквизиты доверенности, если действует представитель.
Данные физических лиц
На втором листе отчёта 4 блока сведений о физлицах, то есть один лист содержит информацию о четырёх застрахованных. Если их больше, нужно взять необходимое количество вторых листов.
Если выплат не было, в поле ставят «0». Остальные пустые ячейки заполняют прочерками.
В каждом блоке по строкам отражают:
- 010 – прочерк при первичной подаче. Как заполнить это поле в случае корректировки, расскажем в конце статьи;
- 020 – ИНН физлица, если он есть;
- 030 – СНИЛС;
- 040 – фамилия;
- 050 – имя;
- 060 – отчество;
- 070 – сумма начисленных за период выплат. Если начислений не было, ставят нули.
В готовом отчёте на первом листе в блоке подтверждения достоверности нужно указать дату заполнения. Тут же свою подпись ставит руководитель, ИП или уполномоченный представитель страхователя.
| Скачать образец заполнения персонифицированных сведений о физических лицах |
Уточнение данных
Новый отчёт содержит информацию, которая включается в Раздел 3 Расчёта по страховым взносам. И конечно, данные двух форм должны быть идентичными. Поэтому ошибки в ранее поданных персонифицированных сведениях можно без последствий исправить до момента сдачи РСВ за соответствующий период. В этом случае у ИФНС не возникнет вопросов к страхователю.
Для исправления ошибки подают уточнённую форму отчёта. Общие правила её заполнения таковы:
- на титульном листе ставят номер корректировки «1–», «2–» и так далее;
- на втором листе заполняют блоки по каждому физлицу, информацию о котором необходимо изменить;
- остальных застрахованных в корректирующий отчёт не включают.
Уточнённая форма персонифицированных сведений о физлицах заполняется с некоторыми особенностями. И зависят они от того, что именно нужно исправить.
Если необходимо изменить ИНН, СНИЛС или ФИО, на каждого физлица придётся заполнить 2 блока строк 010-070:
- Первый блок – аннулирование ранее поданных сведений. В строке 010 ставят код «1», означающий, что следующую информацию нужно удалить. В строках 020-060 повторяют те же сведения, которые отражены в первичном отчёте, то есть ошибочные. В строке 070 ставят прочерки, а не нули (п. 3.2 Порядка). Это будет означать, что информация о начислениях не содержит ошибки.
- Второй блок – ввод верных данных. В строке 010 ставят прочерк. В строках 020-060 отражают корректную информацию. В строке 070 – ту же сумму выплаты, которая указана в первичном отчёте, поскольку она верная.
Если ошибка была допущена в сумме выплаты, заполняют лишь один блок строк 010-070. В строке 010 ставят прочерк, поскольку не нужно аннулировать персональные данные человека. В строках 020-060 указывают сведения о нём (такие же, как в первичном отчёте), а в строке 070 – верную сумму выплаты за отчётный период.
Если нужно изменить сведения по обособленному подразделению, которое на момент подачи уточнённого отчёта закрыто или прекратило делать выплаты физлицам, документ представляют в ИФНС по месту нахождения основной организации.
Будут ли штрафы
В заключение несколько слов об ответственности. До 2023 года за опоздание с СЗВ-М страхователей штрафовал Пенсионный фонд. Сумма штрафа – 500 рублей за каждого застрахованного, сведения о которым не поступили в срок или содержали ошибки.
Такой штраф налагался в соответствии с положениями ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996. Но эта норма распространяется на персональные данные, направляемые в ПФР. Поскольку форму персонифицированных сведений о физлицах с 2023 года нужно передавать в ИФНС, то новый отчёт под действие ст. 17 закона № 27-ФЗ не попадает.
Как же ИФНС будет наказывать за отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах», поданный после установленного срока? Пока штрафы за такое нарушение в законах не прописаны. Но возможно, в будущем их всё же введут.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.