.jpg)
В этой статье мы рассмотрим заполнение 6-НДФЛ за 2025 год и покажем образец за 4 квартал. Форму подают все налоговые агенты. К ним относятся организации и ИП, привлекающие работников по трудовым договорам и ДГПХ. Также в этот расчёт включают учредителей, если они получали дивиденды. Предприниматели, не нанимающие физлиц, эту форму не подают. ИП на ОСНО, которые платят НДФЛ с собственных доходов, представлять её также не должны.
Срок и порядок подачи 6-НДФЛ
Внутри года расчёт необходимо представить не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием 1 квартала, полугодия, 9 месяцев. То есть общий срок подачи расчёта: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовая форма 6-НДФЛ представляется до 25 февраля. Сдача расчёта откладывается на следующий за этими датами первый рабочий день, если они выпадают на выходные.
Таким образом, для 6-НДФЛ за 2025 год срок сдачи отчётности истекает 25 февраля 2026 года.
Примечание. Напомним, что отчётными периодами по НДФЛ являются первый квартал, полугодие и 9 месяцев, а налоговым периодом – календарный год. То есть 6-НДФЛ – не квартальная форма. Каждый отчёт содержит информацию с начала года с детализацией за три последних месяца.
Выбор формата – на бумаге или через интернет – зависит не только от желания компании. Если 6-НДФЛ заполняется в отношении более 10 человек, представлять его нужно в электронном виде. Возможны варианты: через оператора электронного документооборота по ТКС, через специальный сервис ФНС для предоставления отчётности, а для ИП – ещё и через личный кабинет. Какой бы вариант представления электронного расчёта ни был выбран, для его подписания понадобится КЭП.
Обратите внимание: Чтобы подать отчёт 6-НДФЛ, предпринимателю нужно авторизоваться в ЛК ИП через КЭП. Далее в блоке «Жизненные ситуации» найти раздел «НБО» (налоговая бухгалтерская отчётность). Там будет возможность загрузить и отправить в ИФНС сформированный файл отчёта. Подготовить его нужно заранее в бухгалтерской программе или в бесплатном ПО от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».
Компании, у которых до 10 физических лиц включительно, могут сами выбирать формат подачи отчётности. 6-НДФЛ на бумаге можно принести в ИФНС лично, передать с представителем либо направить по почте.
Актуальный бланк 6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ в 2026 году не изменилась. По-прежнему применяется бланк из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Именно её нужно применять, формируя отчёт 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года. Образец заполнения есть в конце этой статьи.
Как заполнить
В приказе № ЕД-7-11/649@ есть не только бланк 6-НДФЛ, но и порядок его заполнения (далее – Порядок). Искать его нужно в Приложения № 2. Отметим, что порядок заполнения 6-НДФЛ в 2025-2026 году не изменился.
Стандартный набор листов расчёта за 4 квартал, то есть за год: титульный, Раздел 1, Раздел 2 и Приложение со справкой о доходах и НДФЛ физлица (оно заполняется только в годовой 6-НДФЛ). Разделов 1 и 2 может быть больше, чем по одному. Почему так – расскажем ниже, когда речь пойдёт о заполнении.
Общие правила отражения информации в 6-НДФЛ стандартны. Обратим лишь внимание на то, как нужно вносить суммовые показатели:
- в форме должны быть только положительные значения;
- если расчёт заполняется на компьютере, числовые показатели должны быть выровнены по правому краю, то есть их указывают, начиная с последнего знакоместа;
- если какой-то суммы нет, надо вписать «0»;
- стоимостные показатели приводятся в рублях и копейках, то есть с двумя знаками после запятой;
- суммы налога нужно указывать в полных рублях, округляя по математическим правилам: более 50 коп. округлить до рубля, менее 50 коп. – отбросить.
Обратите внимание: Двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.
Рассмотрим подробнее заполнение 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года, то есть отчёт за год.
Титульный лист
В верхних строках первой страницы, а также всех остальных, необходимо указать ИНН агента. Организации строкой ниже вписывают КПП. У ИП этого кода нет.
В остальных полях отражаются такие данные:
- Номер корректировки «0–», если отчёт исходный. Первый корректировочный документ подаётся с кодом «1–», второй – с кодом «2–» и так далее.
- Отчётный период. Для 6-НДФЛ за год нужно указать код «34». Другие коды: 1 квартал – «21», 6 месяцев – «31», 9 месяцев – «33». Если 6-НДФЛ подаётся не за полностью оконченный период в связи с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП, код нужно посмотреть в Приложении № 1 к Порядку заполнения соответствующей формы.
- Календарный год – 2025.
- Код (номер) инспекции, в которую подаётся форма.
- Код по месту представления расчёта для большинства юрлиц будет «214», для ИП – «120», для других случаев он берётся из Приложения № 2 к Порядку.
- Сокращённое название организации, если оно предусмотрено в уставе, а если нет – полное. ИП указывают Ф. И. О. как в паспорте.
- Код формы реорганизации. Только для юридических лиц после реорганизации или ликвидации. Код нужно взять из Приложения № 4 к Порядку.
- ИНН / КПП реорганизованной компании. Указанные выше юрлица вносят коды реорганизованной / ликвидированной организации или закрытого обособленного подразделения.
- ОКТМО.
- Номер телефона с кодом города или мобильного оператора.
- Количество страниц расчёта. В поле рядом указывается количество листов доверенности, если 6-НДФЛ подписывается или сдаётся доверенным лицом.
Далее вносится информация в левую нижнюю часть титула:
- Код лица, которое подписывает отчёт. «1» – директор или ИП, «2» – представитель.
- Ф. И. О. того человека, кто будет ставить подпись на документе. Здесь указывают данные либо директора организации, либо уполномоченного представителя. ИП дублировать своё имя не нужно.
- Реквизиты доверенности, если от имени агента действует представитель.
Обратите внимание: если доверенность сформирована в электронном виде, в поле для реквизитов указывается её уникальный идентификатор – GUID.
Раздел 1
В этом разделе содержатся обобщённые данные об обязательствах компании.
В строке 010 указывают код бюджетной классификации. Компания может платить НДФЛ на несколько КБК. Так, разные коды утверждены для налога с выплат работникам и с дивидендов, причём они меняются в зависимости от ставки НДФЛ. Допустим, если организация в периоде выплачивала заработную плату, облагаемую по ставкам 13% и 15%, то Разделов 1 будет два. Если выплачивались ещё и дивиденды, облагаемые также по двум разным ставкам, то Разделов 1 будет четыре.
Иначе говоря, в 6-НДФЛ одной компании будет столько Разделов 1, на сколько разных КБК она перечисляла налог в расчётном периоде.
Строка 020 предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:
- в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
- в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
- в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
- в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.
В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме строк 021-026 отчётов 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.
По строке 030 нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036 форм 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.
Особенности заполнения Раздела 1
Заполняя расчёт 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года (отчётный период - год) в строке 020 Раздела 1 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в период с 1 января по 31 декабря 2025 года. В строках 021-026 следует отразить суммы НДФЛ, подлежащие перечислению:
- 021 – с 1 по 22 октября;
- 022 – с 23 по 31 октября;
- 023 – с 1 по 22 ноября;
- 024 – с 23 по 30 ноября;
- 025 – с 1 по 22 декабря;
- 026 – с 23 по 31 декабря.
Показатель в строке 020 должен быть равен сумме строк 021-026 из четырёх расчётов – этого, а также за 1, 2 и 3 кварталы 2025 года.
В строке 030 указывают возвращённый физлицам налог с 1 января по 31 декабря 2025 года, если такой возврат был. В строках 031-036 отражают суммы возвращённого НДФЛ за те же периоды, что и по строкам 021-026. Показатель в строке 030 должен быть равен сумме строк 031-036 из четырёх расчётов – этого, а также за 1, 2 и 3 кварталы 2025 года.
Раздел 2
В этом разделе производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.
В строке 100 нужно указать ставку налога в процентах, в строке 105 – соответствующий КБК.
В строку 110 вписывают количество физлиц, получивших доход, облагаемый по ставке из строки 100, налог с которого перечисляется на КБК из строки 105. В строке 111 отражают количество высококвалифицированных специалистов из числа тех, кто вошёл в строку 110.
Примечание. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС, — отмечало ранее Управления ФНС по Бурятии. Это сообщение относится к действующей прежде форме, но суть не изменилась.
По строке 120 отражают сумму доходов физлиц с начала года. Из этого показателя в строке 121 выделяют суммарный доход ВКС – также нарастающим итогом.
В строке 130 указывают совокупный вычет и расходы, которые вычитаются из доходов.
По строке 131 отражают налоговую базу. По строке 140 – сумму НДФЛ, по строке 141 – в том числе сумму налога ВКС.
Строка 150 предназначена для отражения фиксированных авансовых платежей. Имеется в виду плата за патенты иностранных работников, которую они вносили прежде, а теперь хотели бы зачесть в счёт НДФЛ.
Строка 155 заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании - налогового агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ владельца пропорционально доле его участия в компании-агенте (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).
Строка 156 предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.
В строке 160 отражается нарастающим итогом общая сумма НДФЛ, удержанная с начала года. В строках 161-166 эта сумма детализируется в разрезе всё тех же шести сроков уплаты.
По строке 170 нужно отразить НДФЛ с начала года, который налоговый агент удержать не смог. Здесь подразумеваются, например, ситуации, когда доход выплачен в натуральном виде.
Строка 180 предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относится и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).
По строке 190 отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом с начала года. Далее в строках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов последнего квартала.
Особенности заполнения Раздела 2
В годовой 6-НДФЛ в строках 161-166 отражают сумму налога, удержанную в каждом из 6 периодов 4 квартала: с 1 по 22 октября, с 23 по 31 октября и так далее. То есть за те же периоды, что в строках 021-026 Раздела 1. В строках 191-196 за те же периоды отражают возвращённые суммы НДФЛ.
В остальных строках отражают показатели за период с 1 января по 31 декабря 2025 года.
Справка о доходах и суммах налога физического лица
В расчёт 6-НДФЛ годовой, срок сдачи которого за 2025 наступает 25 февраля, необходимо включить справку о доходах и суммах налога. На каждое физическое лицо составляется самостоятельная справка.
Справка состоит из четырёх разделов (все на одном листе), а также приложения. Перед Разделом 1 в поле «Номер справки» отражают её порядковый номер, в поле «номер корректировки – «00» при первом представлении расчёта, «01» – при первой корректировке и так далее. Номер для аннулирующей справки – «99».
Раздел 1 Справки
- Раздел предназначен для личных данных человека и реквизитов удостоверения личности. Прежде всего нужно внести ИНН, фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. В остальные поля нужно внести:
- налоговый статус («1» – резидент, «2» – нерезидент, прочее – из Приложения № 5 к Порядку);
- код страны гражданства – «643» для РФ, для других стран посмотреть в классификаторе ОКСМ;
- код вида документа, удостоверяющего личность, для паспорта РФ – «21», для прочего – код из Приложения № 6 к Порядку;
- серию и номер паспорта или иного удостоверения личности, знак «№» вносить не нужно.
Раздел 2 Справки
В Разделе 2 указывают сумму полученного дохода и НДФЛ по конкретной ставке – её размер проставляют в поле рядом с названием раздела. Если к доходам физлица применялись разные ставки, заполняют столько разделов 2, сколько требуется.
В разделе отражаются такие сведения:
- КБК;
- сумма дохода (без вычетов);
- налоговая база: общая сумма дохода минус вычеты из Раздела 3 и Приложения к справке;
- сумма НДФЛ по соответствующей ставке;
- сумма авансовых платежей – только если справка составляется в отношении нерезидента с патентом;
- сумма налога на прибыль к зачёту – только если справка составляется в отношении физлица – собственника компании (учредителя ООО, акционера АО). Если компания получила дивиденды другой российской организации и заплатила с них налог на прибыль, то НДФЛ собственника этой компании уменьшается на часть уплаченного налога на прибыль пропорционально его доле;
- сумма налога, уплаченная в иностранном государстве – только если физлицо получало дивиденды в государстве, с которым у России есть соглашение об избежании двойного налогообложения, а также уплатила с них НДФЛ. На уплаченную сумму можно снизить НДФЛ;
- сумма налога, которую агент удержал из доходов физлица;
- сумма налога, излишне удержанная агентом – «лишняя» сумма НДФЛ, которую компания удержала и затем не вернул. с (стал резидентом).
Раздел 3 Справки
В Разделе 3 фиксируют стандартные, социальные и имущественные вычеты с указанием их кодов из приказа ФНС № ММВ-7-11/387@ и сумм.
Работодатель применяет имущественные и социальные вычеты только при наличии уведомления из ФНС. Ниже строк с кодами и суммами вычетов проставляют реквизиты уведомления: код (1 – для имущественного, 2 – для социального), номер, дату выдачи и код инспекции.
Для уведомления о праве нерезидента на снижение налога по патенту (фиксированные авансовые платежи) реквизиты вносят с кодом 3. При отсутствии уведомления соответствующие поля оставляют пустыми.
Раздел 4 Справки
Этот раздел – самый короткий, предназначен для данных о неудержанном НДФЛ. тут указывают сумму дохода, с которого не был удержан налог, а также сумму этого налога.
Приложение к Справке
Отдельное приложение заполняется на каждую ставку налога, если в году доход физлица облагался по разным ставкам.
Номер справки должен совпадать с тем, который указан перед Разделом 1. Тут же указывают размер ставки НДФЛ и соответствующий КБК.
В следующих строках нужно помесячно отразить данные о доходах и вычетах. В каждой строке указывают:
- месяц (в хронологическом порядке), в котором был получен доход: январь – «01», февраль – «02» и так далее.
- Код дохода / код вычета (приказ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
- Сумма доходов (не только деньги, но также материальная выгода или доход в натуральной форме) по указанному коду / сумма вычета по указанному коду. Вычет не может превышать доход. А если вычета нет, вносят «0».
Важно! Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты здесь не учитываются.
Если физлицо в одном месяце получило доходы по разным кодам, то этот месяц займёт столько строк, сколько разных кодов задействовано.
Один доход может сопровождаться несколькими вычетами. Данные по первому вычету указываются стандартно – под соответствующим кодом дохода. Остальные вычеты (их коды и суммы) записываются в следующих строках ниже. Месяц, код дохода и его сумму повторять не надо – проставляются прочерки.
Пример для образца заполнения
Рассмотрим порядок заполнения 6-НДФЛ для ООО «Омега». Все нужные показатели представлены в таблице.
Параметр | Значение |
|---|---|
Компания | ООО «Омега» |
Количество работников | 1 (директор) |
Зарплата в месяц, в рублях | 150 000 |
Дополнительные выплаты | В 2025 году не было |
Периоды с иным видом дохода (больничный, отпускные) | В 2025 году не было |
Ставка НДФЛ | 13% (доход ниже 2,4 млн рублей) |
Дни выплат зарплаты | 5 и 20 число каждого месяца |
НДФЛ-период | 1–22 число (оба дня выплат в первом периоде) |
Неудержанные / возвращённые суммы НДФЛ | Нет |
Вычеты и расходы | Нет |
По выбору системы налогообложения
Показатели для заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года будут такими:
- доход с начала года – 1 800 000 (150 000 × 12 месяцев);
- НДФЛ с этого дохода – 234 000 (1 800 000 × 13%);
- с 1 по 22 октября удержано налога – 150 000 × 13% = 19 500, с 23 по 31 октября – 0, так как выплат в этот период не было. То же самое в ноябре и декабре.
Форма 6-НДФЛ в 2026 году не изменилась. По-прежнему применяется бланк из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Именно её нужно применять, формируя отчёт 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года. Образец заполнения есть в конце этой статьи.
Итак, форма 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года готова. Листы нужно пронумеровать, а получившееся число страниц указать на титульном. В нашем примере их будет 5. Также следует проверить, чтобы на всех страницах в верхних полях был указан ИНН, а для организаций - дополнительно КПП. После этого остаётся подписать 6-НДФЛ на первом листе в блоке подтверждения сведений, а также внизу каждой страницы.
Вот и всё, документ можно представлять в налоговую инспекцию.
В заключение ещё раз напоминаем про годовую 6-НДФЛ: срок сдачи расчёта за 4 квартал 2025 года — не позднее 25 февраля.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.