В этой статье мы рассмотрим заполнение расчёта 6-НДФЛ в 2025 году. Совсем скоро – 25 февраля – истекает срок подачи формы за 2024 год. Её нужно представить всем налоговым агентам. К ним относятся все организации и ИП, привлекающие работников по трудовым договорам и ДГПХ. Также в этот расчёт включают учредителей, если они получали дивиденды.
Предприниматели, не нанимающие физлиц, эту форму не подают. ИП на ОСНО, которые платят НДФЛ с собственных доходов, представлять её также не должны.
Срок и порядок подачи 6-НДФЛ
Внутри года расчёт необходимо представить не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием 1 квартала, полугодия, 9 месяцев. То есть общий срок подачи расчёта: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовая форма 6-НДФЛ представляется до 25 февраля. Сдача расчёта откладывается на следующий за этими датами первый рабочий день, если они выпадают на выходные.
Таким образом, для 6-НДФЛ за 2024 год срок сдачи отчётности – 25 февраля 2025 года.
Примечание. Хотя расчёт подаётся по окончании каждого квартала и содержит детальную информацию за три последних месяца, говорить «форма 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года» формально не совсем корректно. Это будет расчёт за весь 2024 год.
Выбор формата – на бумаге или через интернет – зависит не только от желания компании. Если 6-НДФЛ заполняется в отношении более 10 человек, представлять его нужно в электронном виде. Возможны варианты: через оператора электронного документооборота по ТКС, через специальный сервис ФНС для предоставления отчётности, а для ИП – ещё и через личный кабинет. Какой бы вариант представления электронного расчёта ни был выбран, для его подписания понадобится КЭП.
Обратите внимание: Чтобы подать отчёт 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года, срок сдачи которого наступит 25 февраля, предпринимателю нужно авторизоваться в ЛК ИП через КЭП. Далее в блоке «Жизненные ситуации» найти раздел «НБО» (налоговая бухгалтерская отчётность). Там будет возможность загрузить и отправить в ИФНС сформированный файл отчёта. Подготовить его нужно заранее в бухгалтерской программе или в бесплатном ПО от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».
Компании, у которых не более 10 физических лиц, могут сами выбирать формат подачи отчётности. 6-НДФЛ на бумаге можно принести в ИФНС лично, передать с представителем либо направить по почте.
Актуальный бланк 6-НДФЛ
С 09.04.2024 применяется форма из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Именно её нужно применять для формирования 6-НДФЛ за 4 квартал 2024. Образец заполнения есть в конце этой статьи.
Как заполнить
В приказе № ЕД-7-11/649@ есть не только бланк 6-НДФЛ, но и порядок его заполнения (далее – Порядок). Искать его нужно в Приложения № 2. Отметим, что правила заполнения 6-НДФЛ в 2025 году не изменились.
Стандартный набор листов расчёта: титульный, Раздел 1 и Раздел 2. Причём этих разделов может быть больше, чем по одному. Почему так – расскажем ниже, когда речь пойдёт о заполнении. Ещё в форме есть Приложение со справкой о доходах и НДФЛ физлица, оно подаётся только в составе годового расчёта. Так что при подготовке формы за 4 квартал 2024 года это приложение также нужно заполнить.
Общие правила отражения информации в 6-НДФЛ стандартны. Обратим лишь внимание на то, как нужно вносить суммовые показатели:
- в форме должны быть только положительные значения;
- если расчёт заполняется на компьютере, числовые показатели должны быть выровнены по правому краю, то есть их указывают, начиная с последнего знакоместа;
- если какой-то суммы нет, надо вписать «0»;
- стоимостные показатели приводятся в рублях и копейках, то есть с двумя знаками после запятой;
- суммы налога нужно указывать в полных рублях, округляя по математическим правилам: более 50 коп. округлить до рубля, менее 50 коп. – отбросить.
Обратите внимание: Двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.
Рассмотрим подробно, как заполнить 6-НДФЛ за 2024 год.
Титульный лист
В верхних строках первой страницы, а также всех остальных, необходимо указать ИНН агента. Организации строкой ниже вписывают КПП. У ИП этого кода нет.
В остальных полях отражаются такие данные:
- Номер корректировки «0–», если отчёт исходный. Первый корректировочный документ подаётся с кодом «1–», второй – с кодом «2–» и так далее.
- Отчётный период. Для 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года нужно указать код «34» – он означает, что расчёт подаётся за год. Другие коды: 1 квартал – «21», полугодие – «31», 9 месяцев – «33». Если 6-НДФЛ подаётся не за полностью оконченный период в связи с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП, код нужно посмотреть в Приложении № 1 к Порядку заполнения соответствующей формы.
- Календарный год – 2024.
- Код (номер) инспекции, в которую подаётся форма.
- Код по месту представления расчёта для большинства юрлиц будет «214», для ИП – «120», для других случаев он берётся из Приложения № 2 к Порядку.
- Сокращённое название организации, если оно предусмотрено в уставе, а если нет – полное. ИП указывают Ф. И. О. как в паспорте.
- Код формы реорганизации. Только для юридических лиц после реорганизации или ликвидации. Код нужно взять из Приложения № 4 к Порядку.
- ИНН / КПП реорганизованной компании. Указанные выше юрлица вносят коды реорганизованной / ликвидированной организации или закрытого обособленного подразделения.
- ОКТМО.
- Номер телефона с кодом города или мобильного оператора.
- Количество страниц расчёта. В поле рядом указывается количество листов доверенности, если 6-НДФЛ подписывается или сдаётся доверенным лицом.
Далее вносится информация в левую нижнюю часть титула:
- Код лица, которое подписывает отчёт. «1» – директор или ИП, «2» – представитель.
- Ф. И. О. того человека, кто будет ставить подпись на документе. Здесь указывают данные либо директора организации, либо уполномоченного представителя. ИП дублировать своё имя не нужно.
- Реквизиты доверенности, если от имени агента действует представитель.
Обратите внимание: если доверенность сформирована в электронном виде, в поле для реквизитов указывается её уникальный идентификатор – GUID.
Раздел 1
В этом разделе содержатся обобщённые данные об обязательствах компании.
В строке 010 указывают код бюджетной классификации. Компания может платить НДФЛ на несколько КБК. Так, разные коды утверждены для налога с выплат работникам и с дивидендов, причём они меняются в зависимости от ставки НДФЛ. Допустим, если организация в периоде выплачивала заработную плату, облагаемую по ставкам 13% и 15%, то Разделов 2 будет два. Если выплачивались ещё и дивиденды, облагаемые также по двум разным ставкам, то Разделов 2 будет четыре.
Иначе говоря, в 6-НДФЛ одной компании будет столько Разделов 1, на сколько разных КБК она перечисляла налог в расчётном периоде.
Строка 020 предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:
- в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
- в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
- в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
- в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.
В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме строк 021-026 отчётов 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.
По строке 030 нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036 форм 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.
Особенности заполнения Раздела 1 за 4 квартал
При заполнении 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года в строке 020 Раздела 1 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в период 01.01.2024-31.12.2024. В строках 021-026 следует отразить суммы НДФЛ, подлежащие перечислению:
- 021 – с 1 по 22 октября;
- 022 – с 23 по 31 октября;
- 023 – с 1 по 22 ноября;
- 024 – с 23 по 30 ноября;
- 025 – с 1 по 22 декабря;
- 026 – с 23 по 31 декабря.
Показатель в строке 020 должен быть равен: сумма строк 021-026 этого расчёта + сумма строк 021-026 6-НДФЛ за 1 квартал + сумма строк 021-026 6-НДФЛ за 3 квартал.
В строке 030 указывают возвращённый физлицам налог с начала года до конца декабря, если такой возврат был. В строках 031-036 отражают суммы возвращённого НДФЛ за те же периоды, что и по строкам 021-026. Показатель в строке 030 должен быть равен: сумма строк 031-036 этого расчёта + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 1 квартал + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 2 квартал + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 3 квартал.
Раздел 2
В этом разделе производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.
В строке 100 нужно указать ставку налога в процентах, в строке 105 – соответствующий КБК.
В строку 110 вписывают количество физлиц, получивших доход, облагаемый по ставке из строки 100, налог с которого перечисляется на КБК из строки 105. В строке 111 отражают количество высококвалифицированных специалистов из числа тех, кто вошёл в строку 110.
Примечание. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС, — отмечало ранее Управления ФНС по Бурятии. Это сообщение относится к старой форме, но суть не изменилась.
По строке 120 отражают сумму доходов физлиц с начала года. Из этого показателя в строке 121 выделяют суммарный доход ВКС – также нарастающим итогом.
В строке 130 указывают совокупный вычет и расходы, которые вычитаются из доходов.
По строке 131 отражают налоговую базу. По строке 140 – сумму НДФЛ, по строке 141 – в том числе сумму налога ВКС.
Строка 150 предназначена для отражения фиксированных авансовых платежей. Имеется в виду плата за патенты иностранных работников, которую они вносили прежде, а теперь хотели бы зачесть в счёт НДФЛ.
Строка 155 заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании - налогового агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ владельца пропорционально доле его участия в компании-агенте (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).
Строка 156 предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.
В строке 160 отражается нарастающим итогом общая сумма НДФЛ, удержанная с начала года. В строках 161-166 эта сумма детализируется в разрезе всё тех же шести сроков уплаты.
По строке 170 нужно отразить НДФЛ с начала года, который налоговый агент удержать не смог. Здесь подразумеваются, например, ситуации, когда доход выплачен в натуральном виде.
Строка 180 предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относится и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).
По строке 190 отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом. Далее в строках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов.
Особенности заполнения Раздела 2 за 4 квартал
В Разделе 2 указывают суммы нарастающим итогом, то есть с начала 2024 года. Исключение составляют строки 161-166 и 191-196. В них нужно указать данные за 4 квартал.
В строках 161-166 отражают сумму налога, удержанную в каждом из 6 периодов 4 квартала: с 1 по 22 октября, с 23 по 30 октября и так далее. То есть за те же периоды, что в строках 021-026 Раздела 1. В строках 191-196 за те же периоды отражают возвращённые суммы НДФЛ.
Заполнение справки о доходах и суммах налога
К расчёту за год должна прилагаться справка о доходах и суммах налога из Приложения № 1 (вместо формы 2-НДФЛ). Справки заполняются на каждое физическое лицо.
Далее предлагаем инструкцию по заполнению справки к 6-НДФЛ в 2025 году (за 2024 год). Она состоит из двух листов: на первом — Разделы 1-4, на втором — Приложение к справке. Мы описали их в том порядке, в котором их удобнее заполнять.
Перед Разделом 1 нужно указать присвоенный справке уникальный порядковый номер, а также код корректировки «00», если справка за период заполняется в первый раз. При составлении аннулирующей справки указывают код «99».
Раздел 1
В Раздел 1 вносят данные о физическом лице:
- ИНН;
- Ф.И.О.;
- статус из Приложения № 5 к Порядку («1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — ВКС-нерезидент и так далее);
- дата рождения;
- код страны гражданства по ОКСМ (РФ — 643);
- код вида удостоверения личности из Приложения № 6 (паспорт РФ — 21);
- серия и номер этого документа без «№».
Приложение
На каждую ставку НДФЛ будет заполнено отдельное Приложение. В итоге к каждой справке будет столько Приложений, по скольким ставкам в расчётном году компания начисляла физлицу НДФЛ.
Сначала указывают номер справки — тот же, что перед разделом 1, ставку налога и КБК.
Далее построчно вносятся:
- Код месяца фактического получения дохода: январь — «01», февраль — «02» и так далее. Месяцы должны идти в хронологическом порядке.
- Код дохода / код вычета из приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
- Сумма фактически полученных физлицом доходов (в денежной и натуральной форме, в виде материальной выгоды) по указанному коду / сумма соответствующего вычета по указанному коду. Вычет не может быть больше дохода. Если вычета нет, ставят «0».
Важно! Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты здесь не учитываются.
Если в одном месяце физлицом был получен доход, соответствующий разным кодам доходов, в отношении такого месяца заполняется нужное количество строк.
По одному доходу может быть не один вычет, а несколько. В таком случае данные по первому вычету отражаются в обычном порядке — ниже соответствующего кода дохода. Остальные же коды вычетов и суммы вычетов нужно вписать строками ниже, при этом вместо месяца, кода и суммы дохода в ячейках нужно поставить прочерки.
Раздел 3
В Разделе 3 отражают стандартные, социальные и имущественные вычеты. По каждому из них указывают код вычета из приказа ФНС России № ММВ-7-11/387@ и сумму вычета.
Имущественный и социальный вычеты работодатель предоставляет на основании уведомления, полученного из ФНС. После строк для кодов и сумм вычетов нужно указать параметры такого уведомления (уведомлений) — код, номер, дату выдачи и код выдавшей инспекции. Для уведомления на имущественный вычет применяется код «1», на социальный — код «2».
Если компания получила из ФНС уведомление, подтверждающее право нерезидента на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи (патент), реквизиты этого уведомления вносятся с кодом «3».
При отсутствии уведомления поля, предназначенные для его реквизитов, не заполняются.
Раздел 2
В Разделе 2 отражается сумма фактически полученного дохода, рассчитанного и удержанного с него НДФЛ по определённой ставке — её размер указывается в поле рядом с названием раздела. Если ставок в отношении одного физлица применялось несколько, нужно заполнить столько же Разделов 2.
В строках указывают:
- КБК;
- общую сумму дохода без учёта вычетов;
- налоговую базу, которая считается как общая сумма дохода, уменьшенная на вычеты из Раздела 3 и Приложения к справке;
- исчисленная по указанной выше ставке сумма НДФЛ;
- сумма фиксированных авансовых платежей работника-нерезидента на патенте, если справка заполняется в его отношении;
- сумма налога на прибыль к зачёту, если справка заполняется в отношении участника / акционера агента. Имеется в виду ситуация, когда компания — налоговый агент получила дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатила с них налог на прибыль (см. описание строки 155 Раздела 2 формы 6-НДФЛ). В таком случае НДФЛ участника или акционера уменьшается на часть уплаченного налога на прибыль, соответствующую его доле;
- сумма налога, исчисленная и уплаченная с дивидендов в иностранном государстве, с которым у РФ заключено соглашение об избежании двойного налогообложения. На неё можно уменьшить НДФЛ.
- сумма налога, удержанная агентом;
- сумма налога, излишне удержанная и не возвращённая агентом, а также сумма переплаты НДФЛ, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом — стал резидентом).
Раздел 4
В последнем разделе всего две строки:
- сумма дохода, с которого агентом не был удержан налог;
- сумма этого неудержанного налога.
Пример для образца заполнения
Для примера рассмотрим ООО «Сигма», в котором один работник (директор)с зарплатой по 140 000 рублей в месяц. Иных выплат с начала года не производилось. Доход не превышает 5 млн рублей, то есть НДФЛ нужно рассчитать по ставке 13%. Весь налог должен попасть на один КБК 18210102010011000110. Поэтому в 6-НДФЛ будет по одному листу Раздела 1 и Раздела 2. В справке о доходах также будет один лист с Разделами 1-4 и одно Приложение.
Дни выплаты заработной платы в ООО «Сигма» - 5 и 20 число. Оба эти дня приходятся на период с 1 по 22 число, то есть на первый расчётный НДФЛ-период. В течение 2024 года единственный работник не уходил в отпуск или на больничный, весь период он отработал целиком, получив полную зарплату за каждый месяц. Неудержанных и возвращённых сумм НДФЛ, вычетов и учитываемых расходов в течение года не было.
Суммовые показатели для заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал будут такие:
- доход с начала года – 1 680 000 (140 000 х 12 месяцев);
- НДФЛ с этого дохода – 218 400 (1 680 000 х 13%)
- с 1 по 22 октября удержано налога – 140 000 х 13% = 18 200, с 23 по 31 октября – 0, так как выплат в этот период не было. Такая же ситуация с ноябрем и декабрем.
Итак, мы разобрали порядок заполнения 6-НДФЛ в 2025 году за прошедший год.
Листы нужно пронумеровать, а получившееся число страниц указать на титульном. В нашем примере их будет 5. Также следует проверить, чтобы на всех страницах в верхних полях был указан ИНН, а для организаций - дополнительно КПП. После этого остаётся подписать 6-НДФЛ на первом листе в блоке подтверждения сведений, а также внизу каждой страницы.
Вот и всё, документ можно представлять в налоговую инспекцию.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.