Порядок заполнения формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2025

В этой статье мы рассмотрим заполнение 6-НДФЛ в 2025 году. Совсем скоро – 25 апреля – истекает срок подачи формы за 1 квартал. Её нужно представить всем налоговым агентам.  К ним относятся все организации и ИП, привлекающие работников по трудовым договорам и ДГПХ. Также в этот расчёт включают учредителей, если они получали дивиденды.

Предприниматели, не нанимающие физлиц, эту форму не подают. ИП на ОСНО, которые платят НДФЛ с собственных доходов, представлять её также не должны.

Срок и порядок подачи 6-НДФЛ

Внутри года расчёт необходимо представить не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием 1 квартала, полугодия, 9 месяцев. То есть общий срок подачи расчёта: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовая форма 6-НДФЛ представляется до 25 февраля. Сдача расчёта откладывается на следующий за этими датами первый рабочий день, если они выпадают на выходные.

Читайте также: Порядок заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2024

Таким образом, для 6-НДФЛ за 1 квартал срок сдачи отчётности – 25 апреля 2025 года.

Примечание. Напомним, что отчётными периодами по НДФЛ являются первый квартал, полугодие и 9 месяцев, а налоговым периодом – календарный год. То есть 6-НДФЛ – не квартальная форма. Каждый отчёт содержит информацию с начала года с детализацией за три последних месяца.

Выбор формата – на бумаге или через интернет – зависит не только от желания компании. Если 6-НДФЛ заполняется в отношении более 10 человек, представлять его нужно в электронном виде. Возможны варианты: через оператора электронного документооборота по ТКС, через специальный сервис ФНС для предоставления отчётности, а для ИП – ещё и через личный кабинет. Какой бы вариант представления электронного расчёта ни был выбран, для его подписания понадобится КЭП.

Обратите внимание: Чтобы подать отчёт 6-НДФЛ, предпринимателю нужно авторизоваться в ЛК ИП через КЭП. Далее в блоке «Жизненные ситуации» найти раздел «НБО» (налоговая бухгалтерская отчётность). Там будет возможность загрузить и отправить в ИФНС сформированный файл отчёта. Подготовить его нужно заранее в бухгалтерской программе или в бесплатном ПО от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».

Компании, у которых не более 10 физических лиц, могут сами выбирать формат подачи отчётности. 6-НДФЛ на бумаге можно принести в ИФНС лично, передать с представителем либо направить по почте.

Актуальный бланк 6-НДФЛ

С начала 2025 года изменились налоговые ставки по налогу на доходы физлиц и были введены другие новшества. В связи с этим многие ожидали новую форму отчёта 6-НДФЛ. Но налоговая служба её не выпустила – там сказали, что старая форма не потеряла актуальности. Так что по-прежнему действует форма из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Именно её нужно применять для формирования 6-НДФЛ в 2025 году. Образец заполнения есть в конце этой статьи.

Скачать форму 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года, бланк для заполнения

 

Как заполнить

В приказе № ЕД-7-11/649@ есть не только бланк 6-НДФЛ, но и порядок его заполнения (далее – Порядок). Искать его нужно в Приложения № 2. Отметим, что правила заполнения отчета 6-НДФЛ в 2025 году не изменились.

Стандартный набор листов расчёта: титульный, Раздел 1 и Раздел 2. Причём этих разделов может быть больше, чем по одному. Почему так – расскажем ниже, когда речь пойдёт о заполнении. Ещё в форме есть Приложение со справкой о доходах и НДФЛ физлица, но оно подаётся только в составе годового расчёта. Так что при подготовке формы за первый квартал это приложение заполнять не нужно.

Общие правила отражения информации в 6-НДФЛ стандартны. Обратим лишь внимание на то, как нужно вносить суммовые показатели:

• в форме должны быть только положительные значения;
• если расчёт заполняется на компьютере, числовые показатели должны быть выровнены по правому краю, то есть их указывают, начиная с последнего знакоместа;
• если какой-то суммы нет, надо вписать «0»;
• стоимостные показатели приводятся в рублях и копейках, то есть с двумя знаками после запятой;
• суммы налога нужно указывать в полных рублях, округляя по математическим правилам: более 50 коп. округлить до рубля, менее 50 коп. – отбросить.

Обратите внимание: Двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.

Рассмотрим подробно, как заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года.

Титульный лист

В верхних строках первой страницы, а также всех остальных, необходимо указать ИНН агента. Организации строкой ниже вписывают КПП. У ИП этого кода нет.

В остальных полях отражаются такие данные:

• Номер корректировки «0–», если отчёт исходный. Первый корректировочный документ подаётся с кодом «1–», второй – с кодом «2–» и так далее.
• Отчётный период. Для 6-НДФЛ за 1 квартал нужно указать код «21». Другие коды: полугодие – «31», 9 месяцев – «33», год – «34». Если 6-НДФЛ подаётся не за полностью оконченный период в связи с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП, код нужно посмотреть в Приложении № 1 к Порядку заполнения соответствующей формы.
• Календарный год – 2025.
• Код (номер) инспекции, в которую подаётся форма.
• Код по месту представления расчёта для большинства юрлиц будет «214», для ИП – «120», для других случаев он берётся из Приложения № 2 к Порядку.
• Сокращённое название организации, если оно предусмотрено в уставе, а если нет – полное. ИП указывают Ф. И. О. как в паспорте.
• Код формы реорганизации. Только для юридических лиц после реорганизации или ликвидации. Код нужно взять из Приложения № 4 к Порядку.
• ИНН / КПП реорганизованной компании. Указанные выше юрлица вносят коды реорганизованной / ликвидированной организации или закрытого обособленного подразделения.
• ОКТМО.
• Номер телефона с кодом города или мобильного оператора.
• Количество страниц расчёта. В поле рядом указывается количество листов доверенности, если 6-НДФЛ подписывается или сдаётся доверенным лицом.

Далее вносится информация в левую нижнюю часть титула:

• Код лица, которое подписывает отчёт. «1» – директор или ИП, «2» – представитель.
• Ф. И. О. того человека, кто будет ставить подпись на документе. Здесь указывают данные либо директора организации, либо уполномоченного представителя. ИП дублировать своё имя не нужно.
• Реквизиты доверенности, если от имени агента действует представитель.

Обратите внимание: если доверенность сформирована в электронном виде, в поле для реквизитов указывается её уникальный идентификатор – GUID. 

Раздел 1

В этом разделе содержатся обобщённые данные об обязательствах компании.

В строке 010 указывают код бюджетной классификации. Компания может платить НДФЛ на несколько КБК. Так, разные коды утверждены для налога с выплат работникам и с дивидендов, причём они меняются в зависимости от ставки НДФЛ. Допустим, если организация в периоде выплачивала заработную плату, облагаемую по ставкам 13% и 15%, то Разделов 2 будет два. Если выплачивались ещё и дивиденды, облагаемые также по двум разным ставкам, то Разделов 2 будет четыре.

Иначе говоря, в 6-НДФЛ одной компании будет столько Разделов 1, на сколько разных КБК она перечисляла налог в расчётном периоде.

Строка 020 предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:

• в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
• в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
• в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
• в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.

В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме строк 021-026 отчётов 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.

По строке 030 нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036 форм 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.

Особенности заполнения Раздела 1

При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года в строке 020 Раздела 1 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в период с 1 января по 31 марта 2025 года. В строках 021-026 следует отразить суммы НДФЛ, подлежащие перечислению:

• 021 – с 1 по 22 января;
• 022 – с 23 по 31 января;
• 023 – с 1 по 22 февраля;
• 024 – с 23 по 28 февраля;
• 025 – с 1 по 22 марта;
• 026 – с 23 по 31 марта.

Показатель в строке 020 должен быть равен сумме строк 021-026 этого расчёта, поскольку за 2025 год он первый.

В строке 030 указывают возвращённый физлицам налог с 1 января по 31 марта 2025 года, если такой возврат был. В строках 031-036 отражают суммы возвращённого НДФЛ за те же периоды, что и по строкам 021-026. Показатель в строке 030 должен быть равен сумме строк 031-036. 

Раздел 2

В этом разделе производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.

В строке 100 нужно указать ставку налога в процентах, в строке 105 – соответствующий КБК.

В строку 110 вписывают количество физлиц, получивших доход, облагаемый по ставке из строки 100, налог с которого перечисляется на КБК из строки 105. В строке 111 отражают количество высококвалифицированных специалистов из числа тех, кто вошёл в строку 110.

Примечание. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС, — отмечало ранее Управления ФНС по Бурятии. Это сообщение относится к действующей прежде форме, но суть не изменилась.

По строке 120 отражают сумму доходов физлиц с начала года. Из этого показателя в строке 121 выделяют суммарный доход ВКС – также нарастающим итогом.

В строке 130 указывают совокупный вычет и расходы, которые вычитаются из доходов.

По строке 131 отражают налоговую базу. По строке 140 – сумму НДФЛ, по строке 141 – в том числе сумму налога ВКС.

Строка 150 предназначена для отражения фиксированных авансовых платежей. Имеется в виду плата за патенты иностранных работников, которую они вносили прежде, а теперь хотели бы зачесть в счёт НДФЛ.

Строка 155 заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании - налогового агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ владельца пропорционально доле его участия в компании-агенте (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).

Строка 156 предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.

В строке 160 отражается нарастающим итогом общая сумма НДФЛ, удержанная с начала года. В строках 161-166 эта сумма детализируется в разрезе всё тех же шести сроков уплаты.

По строке 170 нужно отразить НДФЛ с начала года, который налоговый агент удержать не смог. Здесь подразумеваются, например, ситуации, когда доход выплачен в натуральном виде.

Строка 180 предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относится и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).

По строке 190 отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом. Далее в строках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов.

Особенности заполнения Раздела 2

В строках 161-166 отражают сумму налога, удержанную в каждом из 6 периодов 1 квартала: с 1 по 22 января, с 23 по 31 января и так далее. То есть за те же периоды, что в строках 021-026 Раздела 1. В строках 191-196 за те же периоды отражают возвращённые суммы НДФЛ.

В остальных строках отражают показатели за период с 1 января по 31 марта 2025 года.

Пример для образца заполнения

Чтобы лучше разобраться с формой 6-НДФЛ, рассмотрим пример заполнения для ООО «Сигма», в котором один работник (директор) с зарплатой по 140 000 рублей в месяц. Иных выплат с начала года не производилось. Доход не превышает 2,4 млн рублей, то есть НДФЛ нужно рассчитать по ставке 13%. Весь налог должен попасть на один КБК 18210102010011000110. Поэтому в 6-НДФЛ будет по одному листу Раздела 1 и Раздела 2.

Дни выплаты заработной платы в ООО «Сигма» - 5 и 20 число. Оба эти дня приходятся на период с 1 по 22 число, то есть на первый расчётный НДФЛ-период. В 1 квартале 2025 года единственный работник не уходил в отпуск или на больничный, весь период он отработал целиком, получив полную зарплату за каждый месяц. Неудержанных и возвращённых сумм НДФЛ, вычетов и учитываемых расходов в течение периода не было.

Суммовые показатели для заполнения 6-НДФЛ будут такие:

• доход с начала года – 420 000 (140 000 х 3 месяцев);
• НДФЛ с этого дохода – 54 600 (420 000 х 13%)
• с 1 по 22 января удержано налога – 140 000 х 13% = 18 200, с 23 по 31 января – 0, так как выплат в этот период не было. Такая же ситуация с февралем и мартом.

Итак, мы разобрали порядок заполнения формы 6-НДФЛ в 2025 году.

Скачать образец заполнения расчёта 6-НДФЛ за 2025 год, 1 квартал

 

Листы нужно пронумеровать, а получившееся число страниц указать на титульном. В нашем примере их будет 3. Также следует проверить, чтобы на всех страницах в верхних полях был указан ИНН, а для организаций - дополнительно КПП. После этого остаётся подписать 6-НДФЛ на первом листе в блоке подтверждения сведений, а также внизу каждой страницы. 

Вот и всё, документ можно представлять в налоговую инспекцию.