(1).jpg)
В самом конце 2025 года, 30 декабря, была опубликована новая форма отчёта ЕФС-1. Впервые подать её нужно за 2025 год, а значит, разбираться с этим документом пора уже сейчас. Хорошая новость: кардинальных перемен нет – структура осталась прежней, а заполнение не усложнилось. Но часть правил изменилась, и это нужно учесть, чтобы избежать ошибок.
Об отчёте ЕФС-1 и его новой форме
Если вы пока не имели дела с ЕФС-1, будет полезно с ним познакомиться.
ЕФС-1 (единая форма сведений) – это отчёт в Социальный фонд России, он содержит информацию о трудовой деятельности сотрудников и страховых взносах на травматизм. Отчёт подают организации и ИП с наёмными работниками по трудовым и / или гражданско-правовым договорам.
С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Бланк для подачи на бумаге содержится в приложении № 1, а порядок заполнения ЕФС-1 (далее – Порядок) – в приложении № 2. Электронный формат в новом виде утверждён приказам СФР от 17.11.2025 № 1463.
Структура отчёта модульная. В нём два раздела с подразделами, которые нужно представлять в зависимости от ситуации. Описание разделов ЕФС-1 за 2025 год по новой форме привели в таблице.
Таблица. Структура ЕФС-1 и сроки представления
Модуль отчёта | В каких случаях и в какие сроки подавать |
|---|---|
Раздел 1 (сведения о трудовой деятельности) | Только с подразделами 1, 2 и 3 |
| Только с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3 |
| – Основные кадровые события: приём на работу, увольнение, заключение или окончание ДГПХ, приостановление или возобновление трудового договора – подать не позднее следующего рабочего дня. – Прочие кадровые события: перечислить – подать не позднее 25 числа следующего месяца |
| Подётся в отношении работников, стаж которым начисляется по особым правилам (п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), если такие были в отчётном году – до 25 января следующего года |
| Только государственные и муниципальные организации |
| Только если подаётся Подраздел 1.2 в отношении физлиц, занятых в работах, которые дают право на досрочную пенсию (ч.1 ст. 30 и ст. 31 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) |
| Только если работодатель перечислял в периоде дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц. Подаётся в такие сроки: за 1 квартал – до 25 апреля, за полгода – до 25 июля, за 9 месяцев – до 25 октября, за год – до 25 января следующего года |
Раздел 2 | Все страхователи по травматизму (организации и ИП-работодатели) по окончании каждого периода. Раздел 2 и его подразделы подаются не позднее 25 числа первого месяца по окончании периода |
| Все страхователи подают за каждый расчётный период |
| Коммерческие компании подают только если структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ) |
| Только если работодатель в периоде направлял работников на временную работу в другую компанию |
| Все страхователи подают за каждый расчётный период |
Это полный состав формы ЕФС-1 за 2025 год. Какие разделы заполнять страхователю, зависит от конкретной ситуации. В обязательном порядке нужно представить титульный лист и Раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3, даже если выплат не было, и взносы на травматизм не начислялись. Остальные модули включаются в отчёт, только если по ним есть данные.
Куда и когда подавать
ЕФС-1 – единственный отчёт, который представляется в Социальный фонд. Сдавать его нужно в территориальное отделение, где юридическое лицо или ИП находится на учёте.
Организации с обособленными подразделениями, имеющими счета в банках и выплачивающими деньги физлицам, подают ЕФС-1 так:
- за работников головной организации – по месту её учёта;
- за физлиц, получающих выплаты в обособленных подразделениях – по месту нахождения подразделений.
Важно: если ЕФС-1 подаётся в отношении 11 и более человек, его нужно направить строго в электронном виде. Если физлиц меньше, подходит любой вариант. Куда сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе, можно узнать на официальном сайте СФР. Вверху справа выберите свой регион, а далее ищите информацию для страхователей.
Общие сроки подачи указали в таблице выше. Но они продлеваются до первого ближайшего рабочего дня, если попадают на выходные. Сроки на 2026 год собрали в таблице.
Таблица: ЕФС-1, сроки сдачи в 2026 году
Период или основание подачи | Срок подачи |
|---|---|
Годовой отчёт за 2025 год | Не позднее 26 января (25 января – воскресенье) |
Раздел 2 по окончании каждого периода | за 1 квартал – до 25 апреля, за полгода – до 25 июля, за 9 месяцев – до 25 октября, за год – до 25 января следующего года |
Важно: ещё раз напоминаем, что в связи с кадровыми событиями ЕФС-1 сдают в разные сроки (см. таблицу).
Порядок заполнения годовой формы
Теперь о том, как составить ЕФС-1 за год и какие разделы заполнять.
Отчёт формируют на основании первичных документов кадрового учёта и данных бухучёта, прочей документации и договоров гражданско-правового характера. Подпись ставит директор организации или ИП либо уполномоченное лицо.
Титульный лист
На титуле ИП и организации в большинстве случаев заполняют блок «Сведения о страхователе». Если отчёт подает правопреемник организации, которые уже на учёте не стоит, то сведения нужно внести в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения». Блоки заполняются почти одинаково, в них указывают:
- Регистрационный номер, присвоенный территориальным органом СФР. Узнать его можно в сервисе СФР.
- Полное или сокращённое наименование организации, фамилию, имя и отчество ИП – полностью, как в паспорте.
- ИНН и КПП (физические лица КПП не заполняют). Если отчётность подаёт обособленное подразделение, используют КПП по месту его учёта.
- Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны только для государственных компаний.
- Код основной деятельности по классификатору ОКВЭД. Нужно указывать код, который отражён в ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы. Пока в реестрах указаны коды заявительного типа, которые выбрал сам бизнес. Однако по новым правилам Росстат ежегодно, не позднее 10 апреля, будет определять основной код отчётного типа и передавать его в ФНС. Именно такие коды со временем будут отражены в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. С 2026 года бизнес не подтверждает коды в СФР, кроме обособленных подразделений.
- ОГРН юридического лица или ОГРНИП предпринимателя по данным госреестров.
- Код категории страхователя заполняют только ИП и физлица, которые выплачивают доходы физлицам. Код выбирают из перечня (п. 28 Порядка) в зависимости от статуса страхователя. Предприниматели указывают «ИП 01».
- Контактный телефон с кодом города или оператора связи. Внести нужно только цифры, без скобок и тире.
- Электронная почта без пробелов и лишних знаков, допускаются только точки и тире.
В конце титульного листа указывают должность подписанта, фамилию, имя и отчество, дату подписания и проставляют подпись. Печать ставят только при наличии.
Подраздел 1 Раздела 1
В подразделе 1 указывают персональные данные работника или иного физического лица, в отношении которого подаётся форма. Эти сведения должны полностью совпадать с данными персонифицированного учёта: СНИЛС, ИНН, Ф.И.О., дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
В поле «Статус ЗЛ» указывают код статуса зарегистрированного лица в соответствии с установленной классификацией (п. 38 Порядка). Для России – «ГРФ». В новой форме появился код «МДИГ» – его применяют в отношении иностранных граждан, подлежащих в соответствии с международными договорами обязательному пенсионному страхованию и (или) обязательному социальному страхованию.
Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира. Для России используют код «643».
Подраздел 1.1
Как заполнять этот подраздел, зависит от основания, по которому он подаётся.
При кадровых мероприятиях, по которым отчитываются в следующем месяце (перевод, переименование организации, получение новой профессии, запрет занимать должность) указывают данные, приведённые в таблице.
Таблица. Как заполнить подраздел 1.1
№ графы | Что указывают |
|---|---|
1 | Порядковый номер записи в подразделе 1.1 |
2 | Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ |
3 | Код кадрового мероприятия из п. 43 Порядка, заглавными буквами: ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
4 | Признак работы в особых климатических условиях: «РКС» – при работе в районах Крайнего Севера, «МКС» – в местностях, приравненных к ним |
5 | Трудовая функция: наименование должности, профессии, специальности, квалификации, вид работы по штатному расписанию. Если условие о работе в конкретном подразделении закреплено в трудовом договоре, указывают и наименование структурного подразделения. Через запятую проставляют код вида трудового договора по п. 45 Порядка: «0» – бессрочный, «1» – совместительство, «0.2» – срочный более 6 месяцев, «1.2» – срочный более 6 месяцев по совместительству и т.д. При присвоении новой профессии или квалификации указывают разряд, класс, категорию и т. п. При запрете занимать должность или осуществлять деятельность фиксируют основание, срок запрета и конкретную должность или вид деятельности |
6 | Дистанционные и надомные работники больше не выделяются как отдельная категория, коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменены. О переводе на дистанционную или надомную работу сообщать в СФР не нужно. При этом сведения о приёме и увольнении таких работников по-прежнему представляют в общем порядке, но без указания специальных кодов. В новой форме можно совместно указывать коды «НЕПД» и «НЕПН». При отмене режима неполного рабочего времени отчёт подаётся как для мероприятия «ПЕРЕВОД», но коды «НЕПД» или «НЕПН» не указываются |
7 | Графа заполняется только при увольнении |
8 | Наименование документа, на основании которого вносят запись о кадровом мероприятии (приказ, решение суда и т. п.) |
9 | Дата документа, указанного в предыдущей графе |
10 | Номер документа, на основании которого отражают кадровое событие |
11 | Признак отмены ранее представленных сведений. В графе ставят «Х», если запись подаётся для отмены ранее направленных данных |
Обратите внимание, если Подраздел 1.1 формируется из-за подачи сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку, перед таблицей указывается дата этого заявления.
В других статьях мы рассказали о том, как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу и при увольнении (расторжении ДГПХ).
По выбору системы налогообложения
Подраздел 1.2
Этот модуль включается в годовой отчёт в отношение работников, у которых были особенности исчисления страхового стажа. В нём отражают все особые периоды работы внутри года, перечень которых установлен пунктом 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
К таким периодам, в частности, относятся работы, дающие право на досрочную страховую пенсию, отдельные виды работ в сельском хозяйстве, периоды простоя, отстранения от работы и освобождения для исполнения общественных обязанностей, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком, неоплачиваемые отпуска и другие.
Тип сведений указывают так:
- Если форму с подразделом 1.2 за отчётный год подают первый раз, указывают тип «Исходная».
- Если форму подают при обращении работника с заявлением о пенсии – тип «Назначение пенсии».
- Если нужно исправить данные, поданные ранее через форму ЕФС-1 – тип «Корректирующая».
- Если нужно поданные сведения удалить – тип «Отменяющая».
Для типов сведений «Корректирующая» или «Отменяющая» рядом вписывают год, данные за который нужно исправляются или отменить.
Обратите внимание! В старой форме был ещё один тип сведений – «Назначение выплаты по ОСС». В новой форме его нет, то есть больше не нужно подавать ЕФС-1 на работников, уходящих в отпуск по беременности и родам или уходу за ребёнком.
Таблица. Как заполнить подраздел 1.2
№ графы | Что указывают |
|---|---|
1 | Порядковый номер особого периода работы в пределах отчётного года. Если таких периодов несколько, каждый отражают отдельной строкой |
2 | Дата начала особого периода |
3 | Дата окончания особого периода. Если период продолжается дольше одного года, в годовом отчёте указывают границы отчётного года, например, 01.01.2025 и 31.12.2025 |
4 | Код территориальных условий, например «РКС» для районов Крайнего Севера. Взять из п.59–64 Порядка |
5 | Размер районного коэффициента. Значение указывают в формате X.X или X.XX |
6 | Код основания особенностей исчисления страхового стажа. Взять из таблицы «Особенности исчисления страхового стажа: основание» (приложение к Порядку). Пояснения к применению кодов содержатся в п. 66–69 Порядка |
7 | Код особого периода работы из таблицы «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения». Отражают, в частности, периоды работы по договорам ГПХ, отпуска по БиР, уходу за ребёнком и иные аналогичные периоды. Правила заполнения приведены в п. 70–85 Порядка |
8 | Код особых условий труда, если период дает право на досрочное назначение страховой пенсии. Взять из таблицы «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда». Подробнее: п. 87-110 Порядка |
9 | Код основания досрочного назначения страховой пенсии из таблицы «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание», например, «27СП» для спасателей. Подробнее: п. 87-110 Порядка |
10 | Показатель «Занятость». Заполняется для отдельных категорий работников, в том числе водолазов, работников под водой, летного состава, участников испытательных полетов, медицинских работников и педагогов. Подробнее: п. 87-110 Порядка |
11 | Индивидуальный номер рабочего места по результатам СОУТ, если проведена специальная оценка условий труда и заполнена графа 8 или 9 |
12 | Код класса или подкласса условий труда по таблице «Коды специальной оценки условий труда», если заполнена графа 8 или 9 |
Важно! Все таблицы кодов для заполнения Подраздела 1.2 ищите в приложении к Порядку «Классификатор параметров, используемых при заполнении формы».
Подраздел 2 Раздела 1
Этот подраздел содержит обобщённые сведения в целом по страхователю о работниках, занятых в условиях, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии. Его включают в состав ЕФС-1, если заполнен Подраздел 1.2 по основаниям, указанным в части 1 статьи 30 и статье 31 Закона № 400-ФЗ.
Перед таблицей указывают отчётный год и тип сведений «Исходная» при первичной подаче либо соответствующий тип при корректировке или отмене данных.
Порядок заполнения граф 1–7 прямо не урегулирован, поэтому в них отражают данные по названию граф: структурное подразделение, должность, количество рабочих мест, численность работников, характер выполняемых работ, условия труда и документы, подтверждающие занятость в особых условиях (в том числе отчёт о СОУТ).
В графе 8 нужно указать код из таблиц «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» (см. графу 8 Подраздела 1.2) или «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание» (см. графу 9 Подраздела 1.2). Правила заполнения есть в п. 146 Порядка.
В графе 9 отражаются код профессии согласно постановлению Правительства РФ от 16.07.2014 № 665 (п. 147 Порядка).
Под таблицей указывают общее количество особых рабочих мест и численность сотрудников, работающих в особых условиях.
Подраздел 3 Раздела 1
Модуль заполняют, если в течение года страхователь перечислял дополнительные страховые взносы за физических лиц.
Перед таблицей вносят номер и дату платёжного поручения, дату его исполнения и период уплаты взносов.
В табличной части отражают сведения по каждому физлицу: ФИО, СНИЛС, сумму перечисленных взносов на накопительную пенсию и сумму допвзносов за счёт страхователя. В строке «Всего» суммы по всем лицам суммируются.
Под таблицей указывают общую сумму средств по платёжному поручению.
Раздел 2
Раздел 2 и его подразделы заполняются в отношении взносов на травматизм и СОУТ.
В разделе 2 указывают:
- Номер корректировки «000», если отчёт с разделом 2 за период подаётся впервые. Для корректировочных форм используют номера «001» (первая корректировка), «002» (вторая) и т. д.
- Код отчётного периода «12» для формы за год.
- Отчётный год – 2025.
- Среднесписочную численность работников, численность застрахованных лиц, численность работающих инвалидов, на выплаты которым в периоде начисляются взносы на травматизм, а также численность работников с вредными и опасными производственными факторами.
- Если форма подаётся при ликвидации – «Л» в поле «Прекращение деятельности».
- Если есть страхователь имеет льготы по взносам на травматизм – «X» в поле «Льгота».
Подраздел 2.1 Раздела 2
В таблице подраздела рассчитывают взносы на травматизм. Данные указывают за периоды:
- в графе 3 – с начала отчётного года;
- в графе 4 – на конец предыдущего отчётного периода;
- в графах 5-7 – отдельно за каждый из трёх последних месяцев.
В отчёте за 2025 год в графу 3 вносят данные за весь 2025 год, в графу 4 – на конец сентября 2025, в графы 5, 6 и 7 – за октябрь, ноябрь и декабрь соответственно.
В графе 1 подробно пояснено, какие сведения нужно отразить по строкам, а именно:
- Сумма всех выплат физлицам.
- Сумма, не облагаемая взносами на травматизм.
- База для начисления взносов: строка 1 минус строка 2.
- В том числе сумма выплат инвалидам.
- Базовый страховой тариф, применяемый организацией или ИП для расчёта взносов.
- Скидка к базовому тарифу, если есть
- Надбавка к базовому тарифу, если есть.
- Итоговый тариф: Базовый тариф – Скидка + Надбавка. Указывают до трёх знаков после запятой.
- Сумма взносов: База * Тариф.
Подраздел 2.3 Раздела 2
В этом подразделе нужно указать информацию на начало отчётного года, то есть в данном случае, на начало 2025 года.
Перед таблицей вносят общую численность работников, на которых на начало года распространялось требование о прохождении медосмотров, и количество тех, кто их прошёл.
Таблицу заполняют данными о спецоценке условий труда:
- по графе 3 отражается количество рабочих мест, которые подлежат СОУТ в принципе;
- по графе 4 – количество рабочих мест, в отношении которых СОУТ проведена;
- по графам 5-11– количество рабочих мест, отнесённых СОУТ к определённому классу / подклассу условий труда.
Подберём оптимальную систему налогообложения
Пример
По ссылке выше – образец отчёта ООО «Март» за 2025 год. В компании 9 сотрудников, со всеми заключены трудовые договоры. По итогам спецоценки условий труда (СОУТ), которая на начало 2025 года полностью завершена, вредных и опасных условий не выявлено. Все рабочие места отнесены к первому классу. Тариф страховых взносов на травматизм для ООО «Март» составляет 0,2%, скидок и надбавок нет.
В 2025 году совокупная выплата работникам ООО составила 7 100 000 рублей. При этом в последнем квартале 2025 года выплаты распределились так: октябрь – 600 000 рублей, ноябрь – 600 000 рублей, декабрь – 500 000 рублей.
В декабре 2025 компанию покинул главный бухгалтер, и на эту должность переводом была назначена Морозова Инна Антоновна (приказ руководителя № 4 от 17.12.2025).
В связи со сменой главбуха ЕФС-1 нужно подать дважды:
- Первый раз необходимо представить Подраздел 1.1 Раздела 1 в отношении увольнения прежнего специалиста. Поскольку имеет место кадровое событие «увольнение», отчёт нужно подать не позднее следующего рабочего дня.
- Второй раз Подраздел 1.1 Раздела 1 подаётся в отношении назначения нового главбуха. Поскольку имеет место кадровое событие «перевод», то в Социальный фонд нужно подать Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в срок до 25 числа следующего месяца. А раз перевод состоялся в декабре, то это январь следующего года. Таким образом, Подраздел 1.1 Раздела 1 нужно включить в отчёт за 2025 год.
Получается, что в годовой ЕФС-1 ООО «Март» войдут такие разделы:
- Титульный лист.
- Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 на нового главбуха Морозову.
- Раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 с информацией о взносах на травматизм за всех сотрудников организации, а также с данными о СОУТ.
Итак, мы рассказали про новую форму ЕФС-1, которая применяется с 2026 года, и представили её образец. К следующей отчётной кампании мы подготовим образец за 1 квартал, так что следите за публикациями.
Бесплатная консультация по налогообложению
Это может быть интересно
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.