ЕФС-1 при приёме на работу

Когда в компании появляется новый человек, нанятый по трудовому или гражданско-правовому договору, об этом необходимо сообщить в Социальный фонд. Наниматель подаёт форму ЕФС-1, причём на это у него есть всего пара дней. Расскажем, как заполнить этот отчёт.

Основания и сроки

Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 обязывает компанию сразу же информировать СФР о том, что у неё появилось новое застрахованное лицо. Срок сдачи ЕФС-1 в этом случае – не позже рабочего дня, следующего после:

• дня издания приказа о приёме в штат сотрудника, нанятого по трудовому договору;
• дня заключения гражданско-правового договора (ДГПХ), если нанят исполнитель-частник, не являющийся ИП либо самозанятым. Речь идёт о договоре на услуги или работы, авторский заказ, а также лицензионный договор или об отчуждении исключительного права.

Обратите внимание: если с физическим лицом без статусов ИП/самозанятого заключается соглашение другого типа, например, при аренде у него помещения, то ЕФС-1 подавать не нужно. То же самое касается заключения любых соглашений с лицами, которые зарегистрированы в качестве самозанятых или индивидуальных предпринимателей. ИП платят за себя страховые взносы самостоятельно, в самозанятые и вовсе не обязаны их перечислять. А раз компания взносы за таких исполнителей не платит, то и отчёт подавать не должна.

Напомним, что с 2023 года за физических лиц на ДГПХ наниматели платят взносы не только на пенсионное страхование и медицину, но также на социальное страхование на случай болезни или материнства. Взносы на страхование от профзаболеваний и травматизма за таких лиц по-прежнему не перечисляются, если только в ДГПХ не включено такое условие.

Важно: в отношении каждого нанятого по трудовому или гражданско-правовому договору человека подаётся отдельный отчёт ЕФС-1.

Бланк и электронный формат

ЕФС-1 формируется на унифицированном бланке. Первоначально он был введён постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. В 2024 году появилась новая форма отчёта ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Она должна была отменить старый бланк с 01.01.2024.

Однако СФР пока разрешил страхователям продолжить применение бланка из постановления № 245п. Так будет до тех пор, пока разработчики бухгалтерских программ не реализуют в них возможность заполнять ЕФС-1 в обновлённом виде. Поэтому если вы пока делаете отчёт по форме из постановления № 245п, мы рекомендуем следить за информацией от СФР, чтобы не пропустить момент её отмены.

Ниже мы рассмотрим заполнение отчёта по форме из приказа № 2281. Правила отражения в нём информации приводятся в Порядке заполнения – он утверждён тем же приказом и содержится в Приложении № 2. Далее будем сокращённо называть его Порядком.

Если отчёт составляется по причине появления в компании нового застрахованного лица, в него нужно включить титульную страницу, а также Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1. Все остальные части отчёта предназначаются для других случаев и подаются в другие сроки. Это относится и к старой форме, и к новой из приказа № 2281.

Заполнение отчёта при заключении трудового договора

Предположим, в ООО «Зимушка» появилась новая работница Фролова Инна Михайловна. Она была нанята на должность специалиста по кадрам для работы в отделе кадров на неполный рабочий день, что зафиксировано в её трудовом договоре. Приказ под номером 5 о её приёме в штат был издан 22 января 2024, в тот же день она начала работать.

Рассмотрим, как заполнять отчёт ЕФС-1. Крайний срок его подачи – 23 января 2024.

Титульная страница

На первом листе указывается информация о страхователе, то есть об ООО «Зимушка». В большинстве случаев данные в СФР подаются самой компанией, поэтому заполняется блок «Сведения о страхователе». Блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется только если отчёт направляет в фонд правопреемник.

Прежде всего нужно указать регистрационный номер страхователя в СФР, а далее – его наименование. Организации указывают его как в уставе, а ИП вписывают фамилию, имя и отчество.

Следующие несколько строк предназначены для кодов. Абсолютно всем страхователям нужно указать в них ИНН и основной ОКВЭД, а также ОГРН (для организаций) или ОГРНИП (для ИП). Код КПП указывают только юридические лица. Физические же лица указывают код категории страхователя – он приводится в п. 28 Порядка. Например, для ИП это «ИП01». Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО коммерческие компании не указывают.

Номер телефона страхователя нужно указать без скобок и тире, только цифры. Адрес электронной почты не должен содержать пробелов, запятых и иных лишних знаков.

Кроме этого, на титульной странице ставят дату составления отчёта, должность руководителя, его фамилию и инициалы. Когда отчёт будет полностью готов, он должен проставить свою подпись.

Подраздел 1

Подраздел 1 представляет собой несколько строк перед табличной частью. В них нужно указать персональные данные нанятого лица, в нашем случае – Фроловой Инны Михайловны. А именно СНИЛС, ИНН, фамилию, имя, отчество и дату рождения.

Кроме этого, в Подразделе 1 есть ещё два поля:

• «Статус ЗЛ» (застрахованного лица) – его нужно взять в п. 38 Порядка. Для граждан России это будет код «ГРФ». А если, например, нанимается высококвалифицированный специалист из другого государства, то в этом поле нужно указать код «ВКС».
• «Гражданство (код страны)» – код по специальному классификатору ОКСМ, утверждённому постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 № 529-СТ. России в нём присвоен номер 643.

Подраздел 1.1

Строки перед таблицей заполняются при выборе формы трудовой книжки, и это не наш случай подачи отчёта. Поэтому сейчас их описывать не будем.

Далее идёт табличная часть, в которой нужно отразить информацию о трудовой деятельности нового работника. Как заполняются графы согласно положениям Порядка, а также что в них нужно отразить в нашем примере, смотрите в Таблице 1.

Таблица 1. Подраздел 1.1 при приёме в штат Фроловой Инны

Скачать образец ЕФС-1 при приёме на работу

 

Заполнение отчёта при заключении ДГПХ

Теперь другая ситуация: то же ООО «Зимушка» 29.01.2024 заключило договор подряда № 3-ДП с гражданином Авдеевым Игорем Семёновичем. Он нанят как программист на доработку программного приложения в соответствии с задачами компании. Приступить к работе он должен в тот же день. Договор не предусматривает уплаты взносов на травматизм.

ЕФС-1 в данном случае нужно представить в фонд не позднее 30 января 2024.

Титульный лист будет заполнен также, как в примере с Инной Фроловой, ведь на нём указываются только данные компании. Отличаться будет только дата.

В Подразделе 1 следует отразить персональную информацию исполнителя Игоря Авдеева.

Подраздел 1.1 нужно заполнить немного иначе, чем при приёме на работу по трудовому соглашению.

Таблица 2. Подраздел 1.1 при заключении ДГПХ с Авдеевым Игорем

Скачать образец ЕФС-1 при заключении ДГПХ

 

В заключение напомним о том, как подать ЕФС-1. Бумажный бланк можно представить в инспекцию ФНС лично либо с доверенным лицом, а также направить почтой. Такой вариант подходит тем компаниям, у которых застрахованных не более 10 человек. Впрочем, они вправе отчитаться и в электронном виде.

Для этого разработан и утверждён специальный формат отчёта: его описание можно найти в приказе СФР от 23.11.2023 № 2315. Если у компании более 10 застрахованных лиц, она обязана отчитываться перед фондом в электронной форме.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок