Когда в компании появляется новый человек, нанятый по трудовому или гражданско-правовому договору, об этом необходимо сообщить в Социальный фонд. Наниматель подаёт форму ЕФС-1, причём на это у него есть всего пара дней. Расскажем, как заполнить этот отчёт.
Основания и сроки
Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 обязывает компанию сразу же информировать СФР о том, что у неё появилось новое застрахованное лицо. Срок сдачи ЕФС-1 в этом случае – не позже рабочего дня, следующего после:
- дня издания приказа о приёме в штат сотрудника, нанятого по трудовому договору, а если приказ не издаётся – дня заключения трудового договора;
- дня заключения гражданско-правового договора (ДГПХ), если нанят исполнитель-частник, не являющийся ИП либо самозанятым. Речь идёт о договоре на услуги или работы, авторский заказ, а также лицензионный договор или об отчуждении исключительного права.
Обратите внимание: если с физическим лицом без статусов ИП/самозанятого заключается соглашение другого типа, например, при аренде у него помещения, то ЕФС-1 подавать не нужно. То же самое касается заключения любых соглашений с лицами, которые зарегистрированы в качестве самозанятых или индивидуальных предпринимателей. ИП платят за себя страховые взносы самостоятельно, а самозанятые и вовсе не обязаны их перечислять. А раз компания взносы за таких исполнителей не платит, то и отчёт подавать не должна.
Напомним, что с 2023 года за физических лиц на ДГПХ наниматели платят взносы не только на пенсионное страхование и медицину, но также на социальное страхование на случай болезни или материнства. Взносы на страхование от профзаболеваний и травматизма за таких лиц по-прежнему не перечисляются, если только в ДГПХ не включено такое условие.
Важно: в отношении каждого нанятого по трудовому или гражданско-правовому договору человека заполняется отдельный лист с подразделами 1 и 1.1 отчёта ЕФС-1.
Бланк и электронный формат
С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 нужно представлять в бумажном виде на бланке из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462 или в электронном формате из приказа 17.11.2025 № 1463.
Ниже мы рассмотрим заполнение отчёта по форме из приказа № 1462. Правила отражения в нём информации приводятся в Порядке заполнения – он утверждён тем же приказом и содержится в Приложении № 2. Далее будем сокращённо называть его Порядком.
Если отчёт составляется по причине появления в компании нового застрахованного лица, в него нужно включить титульную страницу, а также Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1. Все остальные части отчёта предназначаются для других случаев и подаются в другие сроки.
Заполнение отчёта при заключении трудового договора
Предположим, в ООО «Март» появилась новая работница Фролова Инна Михайловна. Она была нанята на должность специалиста по кадрам для работы в отделе кадров на неполный рабочий день, что зафиксировано в её трудовом договоре. Приказ под номером 5 о её приёме в штат был издан 22 января 2026, в тот же день она начала работать.
Рассмотрим, как заполнять отчёт ЕФС-1. Крайний срок его подачи – 23 января 2026.
Титульная страница
На первом листе указывается информация о страхователе, то есть об ООО «Март». В большинстве случаев данные в СФР подаются самой компанией, поэтому заполняется блок «Сведения о страхователе». Блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется только если отчёт направляет в фонд правопреемник.
Прежде всего нужно указать регистрационный номер страхователя в СФР, а далее – его наименование. Организации указывают его как в уставе, а ИП вписывают фамилию, имя и отчество.
Следующие несколько строк предназначены для кодов. Абсолютно всем страхователям нужно указать в них ИНН и основной ОКВЭД, а также ОГРН (для организаций) или ОГРНИП (для ИП). Код КПП указывают только юридические лица. Физические же лица указывают код категории страхователя – он приводится в п. 28 Порядка. Например, для ИП это «ИП01». Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО коммерческие компании не указывают.
Номер телефона страхователя нужно указать без скобок и тире, только цифры. Адрес электронной почты не должен содержать пробелов, запятых и иных лишних знаков.
Кроме этого, на титульной странице ставят дату составления отчёта, должность руководителя, его фамилию и инициалы. Когда отчёт будет полностью готов, он должен проставить свою подпись.
Подраздел 1
Подраздел 1 представляет собой несколько строк перед табличной частью. В них нужно указать персональные данные нанятого лица, в нашем случае – Фроловой Инны Михайловны. А именно СНИЛС, ИНН, фамилию, имя, отчество и дату рождения.
Кроме этого, в Подразделе 1 есть ещё два поля:
- «Статус ЗЛ» (застрахованного лица) – его нужно взять в п. 38 Порядка. Для граждан России это будет код «ГРФ». А если, например, нанимается высококвалифицированный специалист из другого государства, то в этом поле нужно указать код «ВКС».Обратите внимание! В п. 38 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 появился код «МДИГ» для указания данных иностранного гражданина, подлежащего согласно международным договорам РФ пенсионному и / или социальному страхованию. Это означает, что ЕФС-1 теперь нужно подавать и при приёме таких иностранцев.
- «Гражданство (код страны)» – код по специальному классификатору ОКСМ, утверждённому постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 № 529-СТ. России в нём присвоен номер 643.
Подраздел 1.1
Строки перед таблицей заполняются при выборе формы трудовой книжки, и это не наш случай подачи отчёта. Поэтому сейчас их описывать не будем.
Далее идёт табличная часть, в которой нужно отразить информацию о трудовой деятельности нового работника. Как заполняются графы согласно положениям Порядка, а также что в них нужно отразить в нашем примере, смотрите в Таблице 1.
Таблица 1. Подраздел 1.1 при приёме в штат Фроловой Инны
Графа | Что указать |
|---|---|
1 | Порядковый номер записи «1» |
2 | Дата приёма на работу – 22.01.2026 |
3 | Код кадрового мероприятия «ПРИЁМ» (заглавными буквами) |
4 | Код «РКС», если работа в районе Крайнего Севера, «МКС» – в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. В нашем примере графа останется пустой, поскольку Инна нанята на работу не в северных регионах |
5 | Должность, профессия или специальность нового работника по штатному расписанию. В примере «специалист по кадрам». Подразделение компании, если в ТД прописано, в каком подразделении человек будет работать. Так как в договоре с Инной это есть, укажем «отдел кадров». Дополнительно нужно указать код вида договора. Этот код берётся из п. 45 Порядка. Трудовому договору соответствует код «0». |
6 | Код выполняемой функции. Для специалиста по кадрам это 2423.6. Дополнительно нужно указать коды:
В нашем примере укажем «НЕПД», так как Инна нанята на неполный день. Обратите внимание! Порядок заполнения новой формы разрешает указывать одновременно коды «НЕПД» и «НЕПН», если сотрудник нанят на неполный день и неполную неделю |
7 | При приёме работника графа не заполняется, только при увольнении |
8 | Наименование документа о приёме на работу, то есть «Приказ» |
9 | Дата документа из графы 8, в примере это «22.01.2026» |
10 | Номер документа из графы 8, в нашем примере «5» |
11 | Остаётся пустым, знак ставят только для отмены поданных ранее сведений |
Обратите внимание! Если сотрудник принимается на дистанционную или надомную работу, то ЕФС-1 в его отношении заполняется по обычным правилам. Прежде в графе 6 для таких работников дополнительно нужно было указывать специальные коды “ДИСТ” или “НДОМ”, но в новой форме они не применяются.
Заполнение отчёта при заключении ДГПХ
Теперь другая ситуация: то же ООО «Март» 29.01.2026 заключило договор подряда № 3-ДП с гражданином Авдеевым Игорем Семёновичем. Он нанят как программист на доработку программного приложения в соответствии с задачами компании. Приступить к работе он должен в тот же день. Договор не предусматривает уплаты взносов на травматизм.
ЕФС-1 в данном случае нужно представить в фонд не позднее 30 января 2026.
Титульный лист будет заполнен также, как в примере с Инной Фроловой, ведь на нём указываются только данные компании. Отличаться будет только дата.
В Подразделе 1 следует отразить персональную информацию исполнителя Игоря Авдеева.
Подраздел 1.1 нужно заполнить немного иначе, чем при приёме на работу по трудовому соглашению.
Таблица 2. Подраздел 1.1 при заключении ДГПХ с Авдеевым Игорем
Графа | Что указать |
|---|---|
1 | Порядковый номер записи «1» |
2 | Дата начала ДГПХ. В договоре может быть прописано, с какого дня человек должен начать выполнение работ / оказание услуг и т. д. Если не прописано, считается, что это совпадает с датой заключения договора. В примере укажем «29.01.2026» |
3 | Мероприятие «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» (заглавными буквами) |
4 | Ничего указывать не нужно* |
5 | |
6 | Код выполняемой функции программиста приложений — 2514.9. Дополнительно нужно указать один из кодов из п. 46 Порядка. Договор с Игорем без страхования от травм, поэтому укажем код «ДГПХ». Если бы договор предусматривал страхование от травматизма, нужно было указать код «ДГПХФЛНС».
|
7 | Ничего указывать не нужно* |
8 | Наименование ДГПХ — «Договор подряда» |
9 | Дата заключения ДГПХ — «29.01.2026» |
10 | Номер ДГПХ «3-ДП» |
11 | Отмечать не нужно* |
* Примечание по поводу пустых граф:
- Графа 4 в нашем примере не заполняется, так как работа выполняется не в районе Крайнего Севера или приравненном к нему.
- Графа 5 при ДГПХ всегда будет пустой, так как у исполнителя не может быть трудовой функции.
- Графа 7 при заключении ДГПХ всегда будет пустой, так как заполняется только при увольнении.
- В графе 11 ставят знак Х только для отмены сведений.
В заключение напомним о том, как подать ЕФС-1. Бумажный бланк можно представить в инспекцию ФНС лично либо с доверенным лицом, а также направить почтой. Такой вариант подходит тем компаниям, у которых застрахованных не более 10 человек. Впрочем, они вправе отчитаться и в электронном виде.
Если у компании более 10 застрахованных лиц, она обязана отчитываться перед фондом в электронной форме.
Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок
Это может быть интересно
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.