Заполняем форму ЕФС-1 при увольнении сотрудника

С 2023 года работодатели подают в Социальный фонд отчёт ЕФС-1. Он заменил все формы, которые представлялись в фонды ранее. Подаётся он и при увольнении работников. Расскажем, как заполняется отчёт в этом случае, и приведём его образец.

Правила подачи ЕФС-1

Начнём со сроков – они прописаны в статье 11 закона № 27-ФЗ, регулирующего порядок представления персонифицированных сведений в Социальный фонд. Когда компания расстаётся с нанятым физлицом, то вне зависимости от оснований ЕФС-1 представляется:

  • при увольнении сотрудника – не позднее дня, следующего за датой издания приказа о расторжении трудового договора (пп. 2 п. 5 ст. 11);
  • при прекращении гражданско-правового договора – не позднее дня, следующего за днём его прекращения (п. 6 ст. 11).

Во втором случае речь о физлицах, не зарегистрированных в качестве ИП или самозанятых, с которыми заключены договоры на оказание услуг, на выполнение работ, договоры авторского заказа и соглашения некоторых других видов.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Теперь о бланке ЕФС-1. С 30 декабря 2025 года действует форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462. Она заменила бланк из приказа от 17.11.2023 № 2281.

Для направления ЕФС-1 в электронном виде в 2026 году действует формат из приказа СФР от 17.11.2025 № 1463.

Когда с физическим лицом расторгается трудовой или гражданско-правовой договор, необходимо заполнить на этого человека ЕФС-1 в составе титульного листа, Подразделов 1 и 1.1 Раздела 1. Остальные листы включать в отчёт не нужно. Если уходят несколько человек, в отношении каждого из них составляется отдельный лист с Подразделами 1 и 1.1.

Переходим к тому, как заполнить форму при расставании с работником.

Титульный лист

Первая страница отчёта ЕФС-1 при увольнении сотрудника заполняется так же, как и в остальных случаях. В разделе «Сведения о страхователе» коммерческие организации и ИП указывают:

  • регистрационный номер компании в СФР;
  • наименование организации в соответствии с уставом или Ф.И.О. предпринимателя как в паспорте;
  • ИНН;
  • КПП – для организаций;
  • основной ОКВЭД;
  • ОГРН / ОГРНИП;
  • код категории страхователя – только для физических лиц. Его берут из п. 28 порядка заполнения формы, содержащегося в Приложении № 2 к приказу № 1462 (далее — Порядок). ИП указывают код «ИП01», главы КФХ — «ИП02», адвокаты — «ФЛ02»;
  • номер телефона – только цифры, без скобок и тире;
  • адрес электронной почты.

Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» предназначается для правопреемников.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок

Подраздел 1 Раздела 1

В этом подразделе указывают информацию об уволенном работнике.

Сначала идут его личные данные: СНИЛС, ИНН (при наличии), Ф.И.О., дата рождения. Эти сведения должны соответствовать тем, которые внесены в систему персонифицированного учёта.

В поле «Статус ЗЛ» указывают код гражданства застрахованного лица из таблицы, которая содержится в п. 38 Порядка. Если работник – россиянин, нужно внести код «ГРФ». Для иностранцев, которые постоянно живут в России, применяют код «ПЖИГ». Если отчёт подаётся в отношении высококвалифицированного работника, который прибывает в РФ временно, указывают код «ВКС».

Обратите внимание! в новой форме появился код «МДИГ». Его применяют, если подраздел 1 подаётся в отношении иностранных граждан, которые согласно международным договорам подлежат пенсионному страхованию и / или социальному страхованию.

В поле «Гражданство» вносят код страны по классификатору стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Код для россиян – «643».

на заметку Читайте также: Отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд.

Подраздел 1.1 при увольнении

Поля перед табличной частью предназначаются для подачи ЕФС-1 при выборе формы ведения трудовой книжки. При увольнении их не заполняют.

В графах таблицы указывают:

  • 1. Порядковый номер записи.
  • 2. Дату увольнения.
  • 3. Название кадрового мероприятия – «УВОЛЬНЕНИЕ». Его нужно указать именно в таком виде, то есть большими буквами.
  • 4. Если человек, с которым компания рассталась, работал в районах Крайнего Севера – код «РКС», если в приравненных к ним – «МКС». Если же он трудился на других территориях, ничего указывать не нужно.
  • 5. Должность, специальность, профессию или вид поручаемой работы согласно штатному расписанию. Если в трудовом договоре прописано структурное подразделение, где работал уволенный, указывают и его.

Дополнительно к трудовой функции и структурному подразделению указывают код вида договора из п. 45 Порядка. Для обычного трудового договора применяется код «0», для срочного договора длительностью более 6 месяцев — «0.2», для трудового по совместительству — «1» и так далее.

  • 6. Код выполняемой функции. Обратите внимание! В старой форме для этой графы действовали специальные коды «ДИСТ» и «НДОМ» – их указывали дополнительно к прочим сведениям, если подраздел 1.1 подавался на дистанционных (надомных) работников. В п. 46 порядка заполнения новой формы этих кодов нет. То есть ЕФС-1 в отношении дистанционного сотрудника заполняется по общим правилам. Если такой работник увольняется, указывать в графе 6 «ДИСТ» и «НДОМ» не нужно, даже если при приёме этот код применялся.
  • 7. Причину увольнения – код и формулировку по Трудовому кодексу или иному закону. Код причины увольнения состоит из номеров пункта, части и статьи ТК РФ (иного нормативного акта). Его нужно взять из таблицы, которая содержится в Приложении к Порядку.

Например, если сотрудник уволился по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), то делают запись «п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

  • 8. Наименование документа об увольнении, например, «Приказ» (о расторжении трудового договора).
  • 9. Дата этого документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.
  • 10. Номер документа без «№».

В графе 11 знак «Х» при подаче отчёта в связи с увольнением ставить не надо. Он ставится только в случае, если нужно отменить поданные ранее сведения.

Подраздел 1.1 при прекращении ДГПХ

Если с физическим лицом был заключён не трудовой, а гражданско-правовой договор, заполнять отчёт при его расторжении нужно несколько иначе:

  • в графе 2 указывают дату окончания периода выполнения работ или оказания услуг по договору ГПХ;
  • в графе 3 ставят код «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»;
  • в графе 4 ставят код “РКС” или “МКС”, если работа по ДГПХ осуществлялась в районах Крайнего Севера и приравненных к ним;
  • в графе 6 дополнительно к коду выполняемой функции указывают код из таблицы, которая содержится в п. 46 Порядка. Например, если окончен договор на выполнение работ или оказание услуг, не предусматривающий уплату за нанятого гражданина взносов «на травматизм», применяется код «ДГПХ». Если же договор предусматривает страхование исполнителя от травм и профзаболеваний, указывают код «ДГПХФЛНС». Обратите внимание! Кодов “ДИСТ” и “НДОМ” для дистанционных исполнителей, которые были в п. 46 старого порядка заполнения, теперь нет. Если исполнитель на ДГПХ выполнял работу удалённо, при расторжении договора форму ЕФС-1 теперь заполняют в общем порядке.
  • в графе 8 указывают наименование ДГПХ;
  • в графе 9 — дату прекращения ДГПХ;
  • в графе 10 — номер ДГПХ без знака «№»;
  • графы 5 и 7 остаются пустыми.

В графе 11 знак «Х» при прекращении ДГПХ не ставят, он предназначен только для отмены представленных ранее сведений.

 

Когда ЕФС-1 готов, на титульном листе остаётся поставить дату его формирования. Подписывает документ руководитель организации, ИП или уполномоченный представитель страхователя. Нужно указать его должность, фамилию и инициалы.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок