Опись вложения документов по форме Ф107

Многие важные документы, несмотря на развитие электронного документооборота, до сих направляются Почтой РФ. Это может быть переписка с контрагентом, договоры и акты для подписания, досудебная претензия, отчётность в ИФНС, заявления в госорганы и другие юридически значимые сообщения.

Чтобы доказать сам факт отправки документации, достаточно сохранять почтовую квитанцию. Но часто надо подтвердить, что вы направили именно тот документ, который необходим в конкретной ситуации.

Например, перед тем, как обратиться в суд по причине срыва сроков поставки, необходимо предъявить контрагенту претензию. Без соблюдения претензионного порядка суд вправе оставить исковое заявление без рассмотрения. И даже если вы действительно направляли претензию почтой, но не оформили опись вложения, недобросовестный партнёр может заявить, что получил от вас другой документ, например, рекламные материалы.

В таких ситуациях Почта России становится официальным посредником, который подтверждает, что в письмо вложены определённые документы. Причём сотрудником почты действительно производится проверка вложения, за что взимается установленный тариф. В Москве такая услуга стоит 108 рублей, в других регионах дешевле.

Что такое опись вложения

Опись вложения (форма Ф 107) — это список, в котором отправитель перечисляет содержимое письма, посылки, бандероли. Заполненная опись и само отправление предъявляются работнику почты для проверки, поэтому запечатывать конверт с документами заранее нельзя.

Актуальная форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п (приложение № 28).

Опись заполняется при отправке в двух экземплярах, один вкладывается в письмо, другой отдают отправителю в качестве подтверждения. При получении отправление может быть вскрыто сотрудником почты, но только с согласия того, кому оно адресовано. В этом случае можно сверить опись на соответствие содержимому письма.

Если обнаружится расхождение, почтовое отделение должно составить акт и провести расследование, которое может длится до двух месяцев. По итогам расследования Почта РФ должна выплатить возмещение.

Получатель может отказаться от вскрытия письма в почтовом отделении, но тогда никакие претензии к содержимому предъявить уже нельзя.

Как заполнить опись вложения

В описи надо построчно перечислить те документы, которые вы вкладываете в письмо. Например, договор оказания услуг, счёт-фактура, приходный кассовый ордер, выписка по расчётному счёту и др. Чтобы не было никаких сомнений, стоит также указать реквизиты документов и количество листов в каждом.

Ценность документа определять необязательно или можно проставить символическое значение, например, 1 рубль. Чем выше объявленная ценность всего письма, тем дороже обойдётся его отправка. Указанные сведения отправитель подтверждает своей подписью. А после проверки вложения опись подписывает и сотрудник почты.

Скачать образец заполнения описи вложения документов в письмо можно по ссылке ниже.

Образец описи вложения

Заполнить опись можно от руки в почтовом отделении или заранее, на своём компьютере. Если у вас есть доступ в личный кабинет на сайте Почты России, то воспользуйтесь онлайн-сервисом по заполнению формы Ф 107. Тогда список документов надо ввести один раз, во втором экземпляре он заполнится автоматически.