Воинский учёт дистанционных сотрудников, совместителей и работников с иностранным гражданством: кого учитывать работодателю в 2026 году

Эта статья посвящена вопросам учёта отдельных категорий работников. Мы разобрали, ведётся ли воинский учёт на внешних совместителей и сотрудников на удалёнке, а также что делать с теми, кто недавно получил гражданство РФ.

Кого работодатель включает в воинский учёт

Согласно п. 9 Положения о воинском учёте, утверждённому постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение), ВУ ведётся организациями по месту работы граждан. Из этого следует, что воинскому учёту у работодателя подлежат граждане РФ, которые работают в организации, то есть заключили с ней трудовой договор.

При этом в п. 15 Положения приводится исчерпывающий список граждан, которые ВУ не подлежат:

• освобождённые от исполнения воинской обязанности по закону от 28.03.98 N 53-ФЗ;
• проходящие военную службу;
• женщины, не имеющие военно-учётной специальности;
• постоянно проживающие за пределами РФ;
• имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе СВР или ФСБ.

Как видим, ни совместителей, ни дистанционных работников в этом перечне нет. Это значит, что они подлежат ВУ, если не относятся к другим исключениям.

Воинский учёт дистанционных работников, живущих в РФ

Если с человеком заключён трудовой договор, и он постоянно проживает в России, но трудится дистанционно, то работник подлежит ВУ на общих основаниях.

Особенность в том, что при трудоустройстве удалёнщик имеет право предоставить пакет документов в электронной форме. Это относится ко всем документам, в т.ч. для воинского учёта. При этом работодатель вправе потребовать нотариально удостоверенные копии документов, и тогда работник обязан их представить (ст. 312.2 ТК РФ). Нотариальные копии представляются в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Напомним, что раз в год работодатель должен сверять сведения о физлицах с военкоматами. Такая сверка проводится с комиссариатами по месту жительства (регистрации) сотрудников, а не по юридическому адресу компании.

В отношении обычных работников кадровая служба, как правило, взаимодействует с местными военкоматами, так как человек чаще всего зарегистрирован по месту жительства в том же городе, где находится место работы. А вот в случае с удалёнщиками география может расшириться на всю страну.

Ещё один нюанс воинского учёта дистанционных работников: если человеку придёт повестка на адрес работодателя, вручить её не получится. Повестку нужно отправить обратно в военкомат с пояснением. Укажите, что передать повестку работнику не можете, так как тот работает на удалёнке.

Если дистанционный сотрудник живёт за границей

В п. 15 Положения перечислены все категории граждан РФ, не подлежащих ВУ, и к ним относятся лица, постоянно проживающие за пределами России. Однако отъезд работника не даёт основания сразу же исключать его из воинского учёта у работодателя.

При отъезде за границу на срок более 6 месяцев гражданин должен самостоятельно в письменной или электронной форме сообщить об этом в военкомат (подп. «г» п. 50 Положения). При наличии оснований (ВНЖ, ПМЖ, длительная виза, иностранное гражданство и т. д.) комиссариат снимет его с ВУ.

Примечание. Человек, живущий за границей, может сняться с воинского учёта дистанционно. Заявление в военкомат и подтверждающие документы можно подать через портал госуслуг либо через представителя по доверенности.

Если дистанционный работник предоставил подтверждение того, что он сообщил в военкомат о своём отъезде за рубеж на срок более полугода или сам снялся с учёта, вести по нему ВУ в организации не требуется. Однако вносить какие-либо записи в карточку работника (форму № 10) или уничтожать её сразу не стоит. Если при очередной сверке с военкоматом информация о снятии работника с учёта подтвердится, карточку можно будет уничтожить, составив акт.

Воинский учёт внешнего и внутреннего совместителя

Совместительство – это выполнение сотрудником другой регулярной оплачиваемой работы по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. Совместительство бывает:

• внешним – когда основное место работы находится в одной компании, а договор на работу по совместительству заключён с другой;
• внутренним – когда работник трудится в пределах одной компании по двум разным трудовым договорам.

ВУ внешних совместителей

Сначала разберёмся, нужно ли вести воинский учёт внешних совместителей. Дело в том, что в Положении про это прямо не сказано. При этом позиция некоторых военкоматов такая, что внешние совместители воинскому учёту у работодателя не подлежат. Они объясняют это тем, что иначе данные одного человека передаются два раза – с основного места работы и с работы по совместительству.

Однако эта позиция не находит подтверждения в законе № 53-ФЗ и в Положении о воинском учёте. Для ВУ имеет значение сам факт трудоустройства человека в организации, а детали (формат работы, тип занятости) роли не играют.

Итак, подлежат ли воинскому учёту внешние совместители? Да, в их отношении работодатель должен вести полноценную учётную работу. Однако в ней есть особенности.

Согласно ст. 283 ТК РФ, при трудоустройстве у совместителя можно потребовать ограниченный перечень документов. Обычно это только документы об образовании или квалификации. А если человек принимается на работу с вредными или опасными условиями – ещё и справка о характере труда по основному месту работы.

При этом проверять у гражданина наличие и подлинность документов по ВУ – прямая обязанность работодателя, зафиксированная в подп. «а» п. 30 Положения. И исключения для совместителей не делается.

Поэтому при приёме на работу у совместителя нужно запросить документы для воинского учёта. Но нельзя отказать в трудоустройстве, если человек их не представил.

Совет: попросите у внешнего совместителя документы ВУ (военный билет, «приписное» и т.д.). Если он их не представит, примите его в штат. При этом в течение 3 рабочих дней направьте в военкомат по месту жительства человека сведения о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учёте (форма из Приложения № 6 к Положению).

На военнообязанного внешнего совместителя работодатель заводит карточку гражданина, подлежащего воинскому учёту (форма № 10). И далее ведёт в его отношении ВУ в общем порядке.

Ещё одна особенность воинского учёта внешних совместителей: в карточку учёта организации (форма № 18) обычно их не включают. Однако рекомендуем согласовать это со своим военкоматом, поскольку единой формы № 18 нет. То же самое относится и к отчёту о численности работающих и забронированных граждан (форма № 6).

Примечание. Формы № 18 и № 6 отражают численность работников организации для целей ВУ и бронирования. Внешний совместитель уже учитывается в такой численности у своего основного работодателя, поэтому включение его ещё и в отчёт по месту работы по совместительству привело бы к двойному учёту.

Если работа по внешнему совместительству стала основной

Если сотрудник уволился со своего основного места работы в другой организации, его работа по совместительству становится для него основной. Для ВУ важно, каким способом оформляют это изменение. Есть 2 варианта:

1. Работодатель заключает с сотрудником дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. По сути, из договора просто исключается условие о совместительстве. В таком случае сообщать об этом в военкомат не требуется, поскольку место работы и должность не меняются.
2. Человек увольняется с работы по совместительству, а затем принимается на ту же должность как на основную. Работодателю придётся подать в военкомат сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту, при принятии на работу и увольнении, по форме из Приложения № 2 к Положению. Причём документ направляется дважды: в первый раз – при увольнении с работы по совместительству, второй – при приёме на основную работу. Срок – в течение 5 дней с даты соответствующего кадрового события.

ВУ внутренних совместителей

С внутренними совместителями ситуация проще. Поскольку человек уже трудоустроен в компании на основной работе, то ВУ в его отношении уже должен вестись. Поэтому если сотрудник начал работать по внутреннему совместительству, на него не нужно заводить вторую карточку по форме № 10. Равно как не нужно и передавать в военкомат данные о его найме на вторую должность.

Если работа по внутреннему совместительству стала основной

Если человек продолжает работать в той же организации, но его работа по совместительству становится основной, в ВУ нужно обновить сведения о должности сотрудника. И здесь тоже важен порядок оформления:

1. Если оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору, об изменении должности нужно сообщить в военкомат в течение 5 дней. Направляется форма из Приложения № 2 к Порядку сообщения организациями об изменениях (Приложение № 13 к Методическим рекомендациям по ведению ВУ в организациях, утверждённым Генштабом ВС РФ 11.07.2017)
2. Если сотрудник уволен с последующим приёмом на эту же работу, работодатель сообщает отдельно об увольнении и о приёме. На каждое кадровое событие в течение 5 дней подаются сведения о гражданине, подлежащем ВУ, при принятии на работу и увольнении из Приложения № 2 к Положению о воинском учёте.

Обратите внимание! В п. 1 и п. 2 идёт речь о разных формах. Обе они содержатся в Приложении № 2, но к разным нормативным актам.

Нужно ли вести учёт иностранных работников

Воинская обязанность, которая включает постановку на воинский учёт, относится к гражданам РФ. Об этом сказано в п. 1 ст. 1 закона № 53-ФЗ. В п. 1 ст. 8 того же закона говорится, что на воинском учёте должны состоять граждане РФ. В п. 1 Положения также сказано, что документ определяет порядок организации воинского учёта граждан РФ, обязанных на нём состоять.

На основе этих аргументов можно ответить на вопрос: подлежат ли воинскому учёту иностранные граждане? Нет, не подлежат. Поэтому работодатель их на ВУ не ставит. Причём наличие разрешения на временное пребывание или вида на жительство ничего не меняет. Ведь получение РВП или ВНЖ не означает, что у иностранца появились права и обязанности гражданина.

Если сотрудник получил гражданство РФ

После приобретения гражданства России на работника распространяются все обязанности гражданина, в том числе и воинская. И если он военнообязанный, то должен состоять на учёте в военкомате.

Примечание. Если работнику от 18 до 30 лет, он подлежит призыву на срочную службу.

Новоявленный гражданин обязан обратиться в военкомат в течение 2 недель со дня приобретения гражданства РФ. Вместо личного обращения можно в течение 1 недели подать заявление через Госуслуги (п. 1 ст. 10 закона № 53-ФЗ).

Для работодателя получение сотрудником российского гражданства означает, что его больше нельзя исключать из воинского учёта организации. Если работник получил паспорт РФ, запросите у него документы по ВУ. Если их нет, поскольку человек ещё не встал на учёт в военкомат, нужно действовать так:

1. Оформить акт о выявлении гражданина, который обязан состоять на воинском учёте, но не состоит на нём.
2. Разъяснить сотруднику, что он должен встать на воинский учёт, и выдать направление в военкомат по форме из приложения № 3 к Инструкции из приказа Министра обороны РФ № 366, МВД РФ № 789, ФМС РФ № 197 от 10.09.2007. Сотрудник расписывается в Журнале выдачи направлений.
3. В течение 3 рабочих дней направить в военкомат по месту жительства или пребывания сотрудника письменное сообщение о выявленном гражданине. Передать сообщение можно лично, отправить заказным письмом с уведомлением или направить в электронном виде, если военкомат официально принимает документы через электронную систему или по электронной почте. Нужно сохранить подтверждение отправки документа.
4. Через две недели проверить, поставлен ли сотрудник на воинский учёт.
5. Если человек на учёт не поставлен, в течение 5 рабочих дней направить в военкомат информацию о том, что он не исполнил обязанность.

После регистрации сотрудника в военкомате организация ведёт ВУ в его отношении в общем порядке.

Чек-лист кадровика по ВУ «нестандартных» работников

1. Проверьте гражданство человека. Иностранца на воинский учёт не ставят. Гражданин РФ подлежит ВУ, если является военнообязанным.
2. Определите особенности трудоустройства. Внешний совместитель и дистанционщик ставится на ВУ в организации в общем порядке, но с особенностями, о которых сказано выше. Внутренний совместитель уже состоит на воинском учёте, поэтому при заключении с ним второго договора ничего не меняется.
3. Если человек подлежит ВУ, заведите на него форму № 10. Данные, которые могут измениться, вносите карандашом.
4. Если человек не подлежит ВУ, зафиксируйте основание для его исключения из учёта. Например, если дистанционщик уехал из РФ и снялся с учёта в военкомате, попросите у него подтверждение.
5. Настройте контроль изменения данных для отражения в воинском учёте. В отношении иностранцев отслеживайте момент получения гражданства РФ. В отношении совместителей следите за ситуацией, когда дополнительное место работы станет основным

5 вопросов по ВУ от наших пользователей

Расчёт зарплаты и кадровый учёт