Как перейти на электронные транспортные накладные


Самое главное:

  • С 01.09.2026 транспортные накладные нужно оформлять в электронном виде. Это касается не только бизнеса, связанного с перевозками, но и всех остальных.
  • Транспортные накладные и другие обязательные формы попадают в систему электронных перевозочных документов – ИС ЭПД.
  • Подготовиться нужно заранее: выбрать оператора, получить электронные подписи, настроить учётную систему и обмен с контрагентами.
  • Бумажная транспортная накладная сохраняется для отдельных случаев, например, при отсутствии доступа к интернету.
  • В простой перевозке ЭТрН последовательно оформляют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если ситуация сложнее, включаются другие сценарии.
  • До 1 марта 2027 года действует переходный период: за использование бумаги вместо обязательной ЭТрН предусмотрено устное предупреждение.

С 01.09.2026 документы по грузоперевозкам необходимо оформлять в электронном формате. Это предусмотрено законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. В статье мы разобрали, кому нужны электронные транспортные накладные и как в целом работать с перевозочными документами по новым правилам.

О переводе транспортных накладных в цифровой формат

Суть изменения в том, что с 01.09.2026 вместо привычных бумаг участники перевозки будут передавать друг другу электронные документы через информационную систему. Это упрощает документооборот, хранение и поиск документов и даёт государству дополнительные возможности для контроля.

Транспортные накладные в электронном виде будут называться электронными транспортными накладными или ЭТрН.

ЭТрН имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ. Но только при условии, что оформлена по установленным правилам и подписана электронной подписью.

ЭТрН – не единственный электронный перевозочный документ (ЭПД). Помимо неё, вводятся электронные заказ-заявка, путевой лист, заказ-наряд, договор фрахтования, сопроводительная ведомость и экспедиторские документы – поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписка.

Чтобы обмениваться электронными документами в сфере перевозки, в том числе ЭТрН, нужно подключиться к одному из аккредитованных Минтрансом России операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы предлагают разные способы работы: через браузер, через мобильные приложения или через интеграцию напрямую в учётную программу. Системы разных операторов совместимы через роуминг. Сведения из них поступают в ГИС ЭПД – государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Важно: электронный формат обязателен с 01.09.2026. До этой даты компании могут перейти на ЭТрН добровольно.

Нормативная база

Приведём основные нормативно-правовые акты, регулирующие новый порядок работы:

  • Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ вводит обязанность обмениваться перевозочными и экспедиторскими документами в электронном виде с 01.09.2026.
  • Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (УАТ РФ) – основной нормативный акт, который регулирует применение ЭПД.
  • Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 устанавливает правила обмена ЭПД.
  • Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281 утверждает правила представления информации в ГИС ЭПД.
  • Приказ Минтранса РФ от 01.06.2026 № 262 определяет случаи, когда документы по-прежнему составляются на бумаге.

Кто обязан перейти на ЭТрН

Электронными перевозочными документами, в том числе ЭТрН, должны обмениваться все участники перевозки: грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы – в части предусмотренных для них электронных экспедиторских документов.

Примечание. Кто обязан применять электронные транспортные накладные, не зависит от сферы деятельности. Даже если вы покупаете товар для своих бизнес-нужд от поставщика с привлечением перевозчика, должны участвовать в оформлении ЭТрН как грузополучатель.

Когда ЭТрН оформлять не нужно

Хотя законом предусмотрен тотальный переход на электронные транспортные накладные, все же есть случаи, когда документ оформляют на бумаге (приказ Минтранса № 262):

  • При перевозке грузов военного назначения, если грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России.
  • Если грузоотправитель или грузополучатель – иностранное юридическое лицо, сведения о котором не включены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц.
  • При каботажных перевозках, которые выполняют иностранные перевозчики, зарегистрированные в государстве – члене ЕАЭС.
  • Если грузоотправитель и (или) грузополучатель – физлицо, а перевозка не связана с предпринимательскими нуждами.
  • При техническом сбое, из-за которого невозможно направить электронный документ в ИС ЭПД, если такой сбой зафиксирован государственной системой обнаружения компьютерных атак.
  • При отсутствии доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах, включённых в специальный перечень Правительства РФ.
  • При перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.
  • Если грузоотправитель и грузополучатель – одно и то же лицо.

Если транспортная накладная для перевозки не требуется, ЭТрН тоже оформлять не нужно. Например, это касается перевозки груза для собственных нужд своим транспортом, когда нет договора перевозки.

Как начать работу с ЭТрН

Общий подход к тому, как перейти на электронные транспортные накладные, таков:

  1. Провести анализ операций. Разберитесь, как в компании на практике организована доставка товаров. Посмотрите, кто отправляет и получает груз, кто его перевозит, привлекается ли экспедитор, чей транспорт используется и какие документы оформляются. Для каждой типовой ситуации определите участников и их роли, чтобы понять, какие ЭПД понадобятся, кто будет их оформлять и подписывать.
  2. Проверить договоры с перевозчиками, экспедиторами и другими участниками перевозки. Закрепите в них электронный документооборот, порядок и сроки подписания документов, правила исправления ошибок и ответственность сторон за нарушения.
  3. Распределить задачи между сотрудниками. Определите, кто формирует документы, кто подтверждает отгрузку, кто подписывает их на разных этапах перевозки, кто работает с ЭТрН во время рейса и кто контролирует завершение документооборота. Закрепите это во внутренних правилах, чтобы не возникало ситуации, когда каждый ждёт, что документ подпишет кто-то другой.
  4. Подготовить электронные подписи всех физлиц, кто будет подписывать ЭПД. Если сотрудник подписывает документы от имени организации / ИП, к его КЭП физлица потребуется МЧД. Убедитесь, что сертификаты действуют, данные сотрудников указаны правильно, а МЧД оформлены и позволяют подписывать нужные документы.
  5. Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключить с ним соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.
  6. Зарегистрировать компанию в системе оператора, создать учётные записи на всех сотрудников, определить администратора и настроить права доступа для работы с ЭТрН. Как подключиться к конкретному сервису, должен разъяснить оператор.
  7. Настроить обмен с контрагентами. Перед началом работы стоит узнать, через каких операторов работают основные перевозчики, поставщики и покупатели. Операторы ИС ЭПД могут обмениваться документами между собой, но это лучше проверить заранее.
  8. Настроить интеграцию с учётной системой. Если ЭТрН будут оформлять непосредственно из бухгалтерской, учётной или логистической программы, настройте интеграцию с оператором. Для небольшого бизнеса может быть достаточно работы в веб-сервисе оператора.
  9. Провести тестовую перевозку до 01.09.2026. Пройдите весь путь от грузоотправителя до грузополучателя и убедитесь, что сотрудники и водитель могут её получить, подписать и передать дальше.

Как оформить ЭТрН

Теперь более подробно об электронной транспортной накладной – как это работает на практике. В ЭТрН несколько частей или титулов, которые последовательно заполняют разные участники перевозки. Рассмотрим базовую перевозку от одного отправителя одному получателю через одного перевозчика.

Титул 1 – грузоотправитель

Грузоотправитель создаёт ЭТрН и заполняет первый титул: указывает стороны перевозки, информацию о грузе, пункты погрузки и выгрузки, транспорт, водителя и другие необходимые данные. Затем подписывает титул своей КЭП и передаёт документ через оператора ИС ЭПД перевозчику.

Титул 2 – перевозчик

Перевозчик проверяет сведения и подтверждает приём груза к перевозке. В титуле среди прочего отражаются сведения о состоянии груза при приёмке. Водитель подтверждает погрузку в мобильном приложении. Титул подписывает представитель перевозчика.

После оформления первых двух титулов водитель может отправляться в рейс. ЭТрН остаётся доступной ему в сервисе или приложении. По ходу перевозки могут быть проверки – тогда водитель должен предъявить сформированный системой QR-код сотрудникам ГИБДД.

Титул 3 – грузополучатель

После доставки грузополучатель проверяет груз, пересчитывает количество и оформляет титул 3. Здесь фиксируется фактическая приёмка, в том числе состояние и возможные расхождения. После проверки грузополучатель подписывает свой титул.

Титул 4 – перевозчик

После передачи груза получателю перевозчик оформляет титул 4. В нём фиксируется выдача груза, после чего стандартный документооборот по ЭТрН завершается.

Примечание. Ещё в ЭТрН есть титулы 5-8, но они заполняются по ситуации.

Иногда перевозка сложнее. Кто должен оформлять электронную транспортную накладную и как вообще меняется схема работы – зависит от конкретного случая. Собрали некоторые ситуации в таблицу.

Ситуация

Как оформляют ЭТрН

Перевозка через экспедитора

Если экспедитор только организует перевозку и не принимает груз, Т1 оформляет и подписывает грузоотправитель. Если экспедитор принимает груз во владение, Т1 оформляет и подписывает экспедитор. Отдельно оформляются экспедиторские документы и ЭТрН между экспедитором и привлечённым перевозчиком

Развоз груза нескольким получателям

На каждую точку доставки оформляют отдельную ЭТрН. Водитель работает с каждой накладной, получатель подписывает документ по своей поставке

В пути заменили автомобиль или водителя

Первый перевозчик формирует Т8 (нужно указать данные о новом ТС или водителе). Грузополучатель при приёмке оформляет Т3. Второй перевозчик оформляет Т4

Получатель отказался от груза, экспедитор перенаправляет его другому получателю

Первый грузополучатель указывает причину отказа в Т3, после чего перевозчик оформляет Т4. Затем экспедитор оформляет Т9 (становится грузополучателем в связи с возвратом груза). Перевозчик оформляет Т7 о переадресовке, после чего новый грузополучатель заполняет Т3. Выдачу груза перевозчик фиксирует в Т4

Риски при работе без ЭТрН с 01.09.2026

Специального штрафа за отсутствие ЭТрН нет. К тому же до 01.03.2027 действует переходный период: за бумажную накладную вместо электронной контролёры должны ограничиться устным предупреждением.

С марта 2027 года отсутствие ЭТрН у водителя может повлечь ответственность по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ – предупреждение или штраф 500 рублей. Кроме того, нельзя исключить, что со временем появится и специальный штраф за ЭТрН и ЭПД в целом.

Для экспедиторов предусмотрена отдельная ответственность по ст. 11.14.3 КоАП РФ. Например, работа без включения в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности влечёт штраф по ч. 3 этой статьи: для ИП – от 100 000 до 300 000 рублей, для юридических лиц – от 100 000 до 300 000 рублей.

Отсутствие штрафа за ЭТрН не означает, что можно спокойно ездить с бумажными накладными, ведь риски не ограничиваются штрафами. Если перевозочные расходы или операции с грузом нельзя подтвердить документами, у ФНС будут вопросы при проверке. Под сомнение могут попасть расходы на перевозку и связанные с ними вычеты НДС.

К тому же ЭТрН – документ, в котором участвуют несколько сторон. Если одна из них не готова работать в электронном формате, нормальный обмен документами организовать не получится. А это повлечёт срыв перевозки.

Вопросы по электронной транспортной накладной

Мы рассказали, как перейти на ЭТрН. В заключение ответим на некоторые популярные вопросы, которые практически не затронули в статье.

ЭТрН и ТТН — это разные документы, они выполняют разные задачи, и один не заменяет другой. ЭТрН подтверждает заключение договора перевозки и используется для оформления самой перевозки. Товарно-транспортная накладная (ТТН) объединяет сведения о товаре и его перевозке, поэтому она может использоваться как первичный документ для учёта движения товаров. В обычной перевозке ТТН не является обязательной, но для отдельных операций, прежде всего связанных с алкогольной и спиртосодержащей продукцией, действуют специальные правила.
Для всех участников перевозки срок один — с 1 сентября 2026 года. Никаких отсрочек по размеру бизнеса или сфере деятельности нет.
Обмен электронными перевозочными документами, в том числе ЭТрН проводится через ИС ЭПД. Но подключиться к системе напрямую бизнес не может — это делается через одного из аккредитованных операторов. Поэтому нужно выбрать оператора ЭДО в сфере перевозок, заключить с ним договор и получить от него инструкции, как зарегистрироваться в его сервисе, как подключить пользователей (водителей и других работников) и как работать в системе.
Каждая сторона подписывает свой титул (описание есть в статье). Подпись может ставить руководитель организации / лично ИП или уполномоченное физическое лицо. Полномочия физлица подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Если документы будет подписывать лично директор или ИП, понадобится КЭП от ФНС. Если документы будет подписывать уполномоченный работник, он должен получить в обычном удостоверяющем центре КЭП физического лица. При этом для оформления МЧД руководителю / ИП нужна своя КЭП от ФНС. Водитель подтверждает факт загрузки и выгрузки через мобильное приложение при помощи простой ЭП — это логин и пароль для авторизации.
ЭТрН начинает создавать грузоотправитель. Он формирует первый титул Т1, вносит в него сведения о предстоящей перевозке, подписывает своей КЭП и передаёт документ через оператора ИС ЭПД перевозчику.
Это зависит от способа доставки. Если за грузом едет непосредственно сам покупатель на своём или арендованном транспорте, ЭТрН не требуется. Если же покупатель нанимает стороннюю компанию и заключает с ней договор перевозки, то ЭТрН нужна. В этой ситуации покупатель выступает грузоотправителем, поэтому он формирует Т1 и передаёт перевозчику, а тот оформляет Т2. После получения груза покупатель подписывает Т3, а перевозчик завершает перевозку подписью Т4.
Перевозчиками могут быть только организации и ИП. Поэтому чтобы водитель мог работать без нарушений и оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года, ему нужно оформить статус ИП.
Отдельно скачивать бланк ЭТрН не нужно. Электронную транспортную накладную формируют в сервисе оператора ИС ЭПД или в своей учётной системе, если она поддерживает работу с ЭПД.