Как перевести сотрудников на удалёнку на время карантина

Дистанционная работа в последние годы приобретает всё большую популярность. А в период эпидемии коронавируса в начале 2020 года она стала практически единственным способом для большинства компаний продолжать деятельность. Поскольку с такой ситуацией бизнес столкнулся впервые, появилось очень много вопросов. Новые обязанности работодателей в связи с эпидемией мы подробно описали в этой статье. А здесь мы расскажем о том, как перевести сотрудников на удалённую работу.

Особенности удалёнки

Дистанционной или удалённой называют работу, которая выполняется сотрудниками вне территории работодателя. Согласно Трудовому кодексу, для этого заключается трудовой договор о дистанционной работе. Но это не значит, что нужно разрывать действующий договор, достаточно подписать к нему дополнительное соглашение. Перед тем, как перевести сотрудника на дистанционный труд, работодатель и работник должны уладить ряд вопросов. Они актуальны, в том числе, и при удалённой работе в связи с коронавирусом.

Заработная плата и трудовые гарантии

В части оплаты труда дистанционная работа не отличается от обычной, то есть сумма вознаграждения определяется по договорённости. Однако, если перевод сотрудников на «домашний офис» осуществляется на период нерабочих дней из-за пандемии коронавируса, то зарплата должна быть сохранена в полном объёме. Это следует из Указа Президента, который вводит ограничительные меры. При этом нет оснований и для выплаты зарплаты в двойном размере, как за труд в выходные и праздничные дни. Ведь нерабочие дни таковыми не являются.

Перевод сотрудника на удалёнку предполагает, что за ним остаются все гарантии, которые прописаны в законодательстве. Это очередной оплачиваемый отпуск, пособия, в том числе по нетрудоспособности, премии и так далее. В свою очередь, работник должен добросовестно исполнять свои задачи, находиться на связи в оговорённое время, отчитываться в срок. Если он нарушает свои функции, то возникает основание для применения к нему мер взыскания.

Срок работы

На дистанционную работу сотрудника можно перевести временно, что особенно актуально в период эпидемии. Срок работы должен быть оговорён в соглашении. Это может быть как точная дата, так и определённое событие, например, отмена режима повышенной готовности в связи с коронавирусом или прекращение действия нормативного акта, который ввёл ограничения.

Место работы

В соответствии с российским законодательством, «удалённый» работник может находиться только на территории нашей страны. Это связано с тем, что за границами государства работодатель не может обеспечить ему безопасные условия труда, тогда как закон обязывает его к этому. Даже несмотря на то, что сотрудник будет работать в домашней обстановке, он должен быть застрахован от профзаболеваний и травм. Также его следует ознакомить с требованиями охраны труда. А вот проводить спецоценку его рабочего места на предмет условий труда работодатель не должен.

Если сотрудник иногородний и на время карантина он решил уехать в город постоянного проживания, то стоит помнить следующее: при определении заработной платы нужно использовать районный коэффициент той местности, где он проживает.

Распорядок рабочего времени

В соглашение к договору нужно включить количество рабочих часов в неделю, а при необходимости и график работы. По умолчанию дистанционный сотрудник выбирает время работы сам. Но такой вариант подходит не всем. Если работодателю нужно перевести работника на удалёнку, и чтобы при этом он выполнял свои обязанности в определённое время, то в соглашении к целесообразно это предусмотреть. То есть прямо прописать, что сотрудник должен работать в определённые дни и часы. В таком случае он в указанное время обязан быть на связи с работодателем, иначе это можно расценивать как прогул.

Обеспечение техникой

Работодатель может оснастить всем необходимым рабочее место у сотрудника на дому. В таком случае в соглашение нужно включить перечень необходимых технических и программных средств и порядок их передачи.

Есть и другой вариант того, как перевести сотрудника на удалёнку. Он может использовать собственный компьютер и ПО, купить его или взять в аренду. Тогда необходимо внести в соглашение порядок возмещения этих затрат.

Отчётность

Стороны должны договориться о том, когда и в каком порядке сотрудник будет отчитываться за проделанную работу в определённый временной промежуток. Это важно, поскольку психологически бесконтрольная деятельность может его расхолаживать. Работник должен чётко понимать, что труд вне офиса отличается лишь местом его осуществления.

Как всё организовать на практике

Дистанционная работа осуществляется через интернет. В целом всё происходит также, как на территории работодателя, но все коммуникации производятся по телефону, посредством видеосвязи или в мессенджерах. Для этой цели используется специальное программное обеспечение. Популярностью пользуются программы видеозвонков Skype и Zoom. Для командного чата подойдёт Microsoft Team или аналогичные приложения.

Также важно продумать способы защиты информации, правила работы с электронной подписью, если она применяется, и другие моменты, связанные с безопасностью.

Важное правило удалёнки – сотрудники должны загружать свою работу в облачное хранилище данных. Соответственно, если до сих пор это не сделано, необходимо подключиться к облачному сервису и сделать доступ для всех сотрудников. Также желательно заранее создать учётные записи на каждого из них во всех системах, которые планируется применять.

Какие документы нужно оформить

Теперь о том, как перевести сотрудников на удалённую работу на время распространения коронавируса в части оформления необходимых документов. В первую очередь, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это не единственный документ, который придётся подготовить.

Обязательно оформите заявление о переводе работника на удалённую работу. В нём следует указать основание для этого и срок. Сейчас актуальна формулировка: на время действия ограничительных мер из-за риска распространения коронавирусной инфекции COVID-19.

Затем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого директор организации или ИП выпускает приказ о переводе работника на удалённую работу. Если их несколько, в приказе должен быть список должностей и ФИО переводимых сотрудников. В отношении каждого нужно указать дату начала дистанционной работы. Всех, кто фигурирует в приказе, необходимо с ним ознакомить под подпись.

Переводя сотрудников на удалённую работу из дома, работодатель может обеспечить их компьютерной техникой. В этом случае нужно приложить договор о материальной ответственности за предоставленные ценности, а также составить акты их приёма-передачи.

Исполнение трудовых обязанностей некоторых работников может быть сопряжено с использованием конфиденциальной информации или ключа цифровой подписи. Связанные с этим правила обычно прописываются в локальных нормативных актах. При необходимости их стоит изменить в соответствии с новыми условиями работы.

Если сотрудник нанимается на удалёнку, а не переводится на неё с территории работодателя, запись в трудовую книжку ему можно не делать. А при отсутствии книжки – если трудовая деятельность ещё не осуществлялась – её можно не заводить. Однако такое положение должно быть прописано в трудовом договоре.

Итак, мы разобрались в том, как правильно перевести сотрудников на удалённую работу в связи с угрозой распространения коронавируса. Отметим, что действующее законодательство предполагает лишь одну форму занятости – работа либо на территории работодателя, либо дистанционная. Но не исключено, что в дальнейшем в Трудовом кодексе появится новый вид трудовой деятельности – временная удалённая работа. Она означает, что сотрудник сможет совмещать работу в офисе и дистанционно. В настоящее время эта идея прорабатывается в Правительстве.

О других обязанностях работодателя, появившихся в связи с эпидемией кронавируса, читайте здесь.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт