Электронная трудовая книжка

В 2020 году в России появилось понятие «электронная трудовая книжка» или ЭТК. Так называют сведения, которые Социальный фонд собирает на каждого работника и хранит их в электронном виде. Что нужно знать  об ЭТК, как проверить информацию в ней, какие установлены  для работодателей — об этом читайте в нашей статье.

Электронная трудовая книжка есть у всех граждан, работающих в настоящий момент по трудовому договору. На человека, который сейчас не трудоустроен, трудовая книжка в обязательном порядке ведётся, если он хотя бы один день работал после 1 января 2020. У тех же, кто не трудится по найму уже много лет, скорее всего, ЭТК тоже есть. В ней содержится краткая информация о прежних местах работы.

Обратите внимание: чтобы убедиться в наличии ЭТК и ознакомиться с её содержанием, работник вправе получить выписку в виде справки. Где и как можно сделать выписку из электронной трудовой книжки, расскажем в конце статьи.

Что понимают под ЭТК

В конце 2019 года в ТК РФ появилась ст. 66.1 (введена законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ). Она устанавливает, что работодатели должны формировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и направлять их в СФР для хранения. Такие данные по каждому работнику и называют его электронной трудовой книжкой.

Иначе говоря, ЭТК – это информация о трудовой деятельности человека, которая находится в базе Социального фонда России. Сам же этот гражданин – его называют застрахованным лицом – может в любое время ознакомиться с данными своей электронной трудовой.

В 2020 году работодатели передали в фонд сведения обо всех сотрудниках по состоянию на 1 января. И с тех пор они направляют данные при наступлении любых кадровых событий. То есть СФР всегда знает, что в трудовой деятельности гражданина произошли изменения, поэтому сведения в ЭТК обновляются своевременно.

Важно: информацию о своих работниках  работодатели передавали и раньше, но она была сокращённой. Поэтому в электронной трудовой книжке за период до 2020 года содержатся лишь общие данные – название компании, дата приёма и увольнения.

Новые правила для работодателей

Считается, что введение ЭТК должно упростить работодателям жизнь. Ведь если сотрудник перешёл на электронный формат, вести его бумажную трудовую книжку не нужно. На практике же компании столкнулись с новыми правилами в сфере трудовых отношений и дополнительными обязанностями.

Подача ЕФС-1

Одна из новых обязанностей работодателей – подача формы ЕФС-1 в Социальный фонд. Сейчас этот отчёт нужно направлять не позднее следующего дня после приёма сотрудника или его увольнения.

Кроме того, ЕФС-1 нужно подавать при других кадровых мероприятиях:

• при переводе на другую работу внутри компании;
• при переименовании организации;
• при принятии судом решения о запрете гражданину занимать должность или осуществлять определённую трудовую деятельность;
• при получении работником второй (следующей) профессии;
• при подаче работником заявления на отказ от бумажной трудовой книжки.

Во всех этих случаях форма СЗВ-ТД направляется в Социальный фонд не позднее 25 числа следующего месяца.

Действия при подаче заявления на выбор формы ТК

В 2020 году компании должны были получить от своих работников заявления о выборе формы трудовой книжки. Но вполне возможно, что некоторые граждане до сих пор не написали такие заявления. Например, в 2020-2023 человек не работал по найму, поэтому заявление на выбор ТК ему подать было попросту некому. Теперь же он устроился на работу и вправе выбрать форму трудовой книжки.

Напомним, что можно перейти на электронную версию ТК и отказаться от бумажной. В таком случае в ней делается запись о переходе на электронный формат. После этого книжка выдаётся работнику на руки.

Обратите внимание: если работник по какой-то причине не написал заявление на выбор формы ТК, нужно продолжать вести её в бумажном виде.

Многие люди не стали отказываться от традиционной ТК. При этом электронная трудовая книжка у каждого из них всё равно есть, ведь Социальный фонд собирает сведения обо всех работающих гражданах. Если сотрудник предпочёл бумажную книжку, работодатель продолжает её вести по старым правилам.

Важно: если сотрудник отказался от бумажной ТК, перейти на неё обратно он не может!

Ещё одна возможная ситуация: сначала гражданин решил не отказываться от бумажной ТК, а потом передумал. Так вот, он вправе подать новое заявление в любое время.

Если работник написал заявление о выборе формы трудовой книжки, нужно не позднее 25 числа следующего месяца направить в СФР отчёт ЕФС-1.

Действия при приёме сотрудника без ТК

Если на работу поступает гражданин, который отказался от бумажной книжки, вместо неё он подаёт работодателю сведения о трудовой деятельности из ресурсов СФР, то есть выписку из электронной трудовой книжки. Она может быть представлена в электронном виде или распечатана.

Работодатель заключает с таким гражданином трудовой договор и издаёт приказ о его приёме на работу. В тот же или на следующий рабочий день, но не позднее, он направляет в Социальный фонд форму ЕФС-1.

Важно: на практике возможна такая ситуация – ранее работник отказался от бумажной трудовой, но подаёт её при трудоустройстве новому работодателю. В таком случае в книжке должна быть «закрывающая» запись о том, что гражданин подал заявление на ведение ЭТК. Вписывать информацию о трудоустройстве в такую книжку новый работодатель не имеет права!

Действия при первом трудоустройстве

Если человек начинает свою трудовую деятельность в 2023 году и позже, то есть прежде никогда не работал по найму, бумажную трудовую книжку заводить ему не надо. У таких лиц нет права выбора формы ТК – она ведётся строго в электронном формате. Это правило прописано в п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Работодатель в таком случае действует так же, как в ситуации с приёмом сотрудника, отказавшегося от бумажной трудовой.

Действия при увольнении

Когда увольняется работник, который отказался от бумажной ТК, ему вместо привычной книжки выдаётся раздел 1 формы ЕФС-1. Срок выдачи такой же, как у бумажной книжки — последний день работы. Форму ЕФС-1 нужно направить в СФР в день издания приказа об увольнении или на следующий рабочий день.

Действия при обращении за выпиской из ЭТК

Работник может запросить выписку из электронной трудовой в своей компании. В таком случае работодатель обязан выдать форму ЕФС-1, но только если сотрудник раньше отказался от бумажной ТК. Впрочем, можно выдать форму и тем, кто от бумажной книжки не отказывался – закон такого не запрещает, равно как и не обязывает к этому.

Чтобы запросить в компании выписку из электронной трудовой книжки, работник подаёт заявление в свободной форме. Работодатель, если обязан, выдаёт справку в течение трёх рабочих дней.

Важно: выписка из ЭТК, которую формирует работодатель, содержит сведения о деятельности гражданина только в этой компании. В ней не будет сведений о периодах до трудоустройства к данному работодателю. Если сотруднику нужна справка с информацией обо всей трудовой деятельности, получать её нужно в Социальном фонде (например, через Госуслуги или МФЦ).

Получение полной выписки из ЭТК

Теперь, как и обещали в начале статьи, расскажем о том, как сделать выписку из электронной трудовой книжки.

Полная выписка из ЭТК предоставляется Социальным фондом России. Согласно положениям статьи 66.1. ТК РФ, выписку из электронной трудовой книжки можно получить разными способами. Справка в электронном формате запрашивается:

• Через портал Госуслуги. Нужно войти в систему, в левом меню найти раздел «Ведомства», выбрать «СФР», затем «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать «Получить выписку». Через несколько минут в разделе «Уведомления» появится сообщение о том, что справка сформирована. В сообщении будет файл выписки в формате PDF.
• Через сайт Социального фонда. Нужно войти на сайт, авторизовавшись в Госуслугах, и в личном кабинете в разделе «Электронная трудовая книжка» нажать «Получить справку (выписку) о трудовой деятельности». Справку можно посмотреть прямо в системе или направить на электронную почту в формате PDF.

Если нужна выписка из ЭТК на бумаге, можно распечатать полученный файл. Есть и другой вариант — посетить МФЦ или отделение СФР. Этот способ подойдёт тем, кто не зарегистрирован на портале Госуслуг. С собой достаточно взять только паспорт.

Что указано в выписке из ЭТК

Выписка содержит основные данные о застрахованном лице — фамилию, имя, отчество, дату рождения, номер СНИЛС, а если подавалось заявление о выборе формы трудовой книжки — его дату.

В табличной части выписки представлены сведения о трудовой деятельности. В отношении периодов работы до 1 января 2020 года можно увидеть только наименование компании, а также даты поступления на работу и увольнения. В отношении более поздних периодов в выписке из ЭТК у большинства работников будет такая дополнительная информация: должность (специальность), наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о кадровом событии. Это приказ (распоряжение) о приёме на работу или увольнении.

В выписке могут быть и иные данные:

• о совместительстве;
• о получении новой профессии (квалификации, специальности);
• о наложенном судом запрете занимать определённую должность и другие.

Примечание. В выписку из ЭТК не включаются сведения о страховом стаже. Чтобы узнать информацию о накопленных пенсионных правах, надо получить справку о состоянии лицевого счёта. Это также можно сделать через Госуслуги, а также в МФЦ или отделении СФР.

Корректировка данных в ЭТК

Бывает, что в ЭТК отсутствуют некоторые сведения, которые есть в бумажной книжке. Нередко такое встречается в отношении давних периодов работы, когда обмен данными между работодателем и Социальным фондом отлажен не был. Иногда в выписке можно увидеть, что какие-то периоды работы в ЭТК не отражены. А бывает, что и вовсе указан иной работодатель.

При любых ошибках нужно обратиться в Социальный фонд. На портале Госуслуг есть функция «Корректировка лицевого счёта» — обращение можно подать через неё. Но нужно быть готовым к тому, что придётся посетить отделение СФР лично, взяв с собой трудовую книжку.

С марта 2021 года у любого гражданин вне зависимости от того, отказался он от ведения бумажной трудовой или нет, есть возможность скорректировать информацию в ЭТК. Он вправе внести в базу СФР подробные сведения о трудовой деятельности до 2020 года. Вносятся они на основании информации из бумажной книжки.

Важно: даже если человек написал заявление на электронную трудовую книжку и отказался от бумажной, её в обязательном порядке нужно сохранить. Ведь это единственный документ, который может подтвердить трудовой опыт в период до 2020 года.

Что нас ждёт в будущем

Государства взяло курс на тотальную цифровизацию, и трудовые отношения не стали исключением. Считается, что ЭТК — более удобный формат для взаимодействия между работником, работодателем и государством в лице Социального фонда. Сокращается время на обмен документами и работа по их формированию. Человек может оперативно получить информацию о своей трудовой деятельности и понять, какие сведения о нём переданы в СФР.

Граждане на всякий случай не спешат отказываться от бумажных трудовых — сказывается недоверие к электронному формату хранения данных. Но со временем количество работников без традиционной книжки будет расти. В первую очередь за счёт тех, кто только начинает свой трудовой путь.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт