В 2020 году в России появилось понятие «электронная трудовая книжка» или ЭТК. Так называют сведения, которые накоплены на каждого гражданина в Пенсионном фонде и хранятся в электронном виде. Что нужно знать работнику об ЭТК, как проверить информацию в ней, какие новшества введены для работодателей — об этом читайте в нашей статье.

Электронная трудовая книжка есть у всех граждан, работающих в настоящий момент по трудовому договору. На человека, который сейчас не трудоустроен, трудовая книжка в обязательном порядке ведётся, если он хотя бы один день работал после 1 января 2020. У тех же, кто не трудится по найму уже много лет, скорее всего, ЭТК тоже есть. В ней содержится краткая информация о прежних местах работы.

Обратите внимание: чтобы убедиться в наличии ЭТК и ознакомиться с её содержанием, работник вправе получить выписку в виде справки. Где и как можно сделать выписку из электронной трудовой книжки, расскажем в конце статьи.

Что понимают под ЭТК

В конце 2019 года в ТК РФ появилась ст. 66.1 (введена законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ). Она устанавливает, что работодатели должны формировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и направлять их в ПФР для хранения. Такие данные по каждому работнику и называют его электронной трудовой книжкой.

Иначе говоря, ЭТК – это информация о трудовой деятельности человека, которая находится в базе Пенсионного фонда. Сам же этот гражданин – его фонд называет застрахованным лицом – может в любое время ознакомиться с данными своей электронной трудовой.

В 2020 году работодатели должны были передать в фонд сведения обо всех сотрудниках по состоянию на 1 января. И с тех пор они направляют данные при наступлении любых кадровых событий. То есть ПФР всегда знает, что в трудовой деятельности гражданина произошли изменения, поэтому сведения в ЭТК обновляются своевременно.

Важно: информацию о своих работниках в Пенсионный фонд работодатели передавали и раньше, но она была сокращённой. Поэтому в электронный трудовой книжке за период до 2020 года содержатся лишь общие данные – название компании, дата приёма и увольнения.

Новые правила для работодателей

Считается, что введение ЭТК должно упростить работодателям жизнь. Ведь если сотрудник перешёл на электронный формат, вести его бумажную трудовую книжку не нужно. На практике же компании столкнулись с новыми правилами в сфере трудовых отношений и дополнительными обязанностями.

Подача СЗВ-ТД

Одно из новшеств – подача формы СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сейчас этот отчёт нужно направлять не позднее следующего дня после приёма сотрудника или его увольнения.

Кроме того, СЗВ-ТД нужно подавать при иных кадровых мероприятиях:

  • при переводе на другую работу внутри компании;
  • при переименовании организации;
  • при принятии судом решения о запрете гражданину занимать должность или осуществлять определённую трудовую деятельность;
  • при получении работником второй (следующей) профессии;
  • при подаче работником заявления на отказ от бумажной трудовой книжки.

Во всех этих случаях форма СЗВ-ТД направляется в Пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца.

Действия при подаче заявления на выбор формы ТК

В 2020 году компании должны были получить от своих работников заявления о выборе формы трудовой книжки. Но вполне возможно, что некоторые граждане до сих пор не написали такие заявления. Например, в 2020-2022 человек не работал по найму, поэтому заявление на выбор ТК ему подать было попросту некому. Теперь же он устроился на работу и вправе выбрать форму трудовой книжки.

Напомним, что можно перейти на электронную версию ТК и отказаться от бумажной. В таком случае в ней делается запись о переходе на электронный формат. После этого книжка выдаётся работнику на руки.

Обратите внимание: если работник по какой-то причине не написал заявление на выбор формы ТК, нужно продолжать вести её в бумажном виде.

Многие люди не стали отказываться от традиционной ТК. При этом электронная трудовая книжка у каждого из них всё равно есть, ведь Пенсионный фонд собирает сведения обо всех работающих гражданах. Если сотрудник предпочёл бумажную книжку, работодатель продолжает её вести по старым правилам.

Важно: если сотрудник отказался от бумажной ТК, перейти на неё обратно он не может!

Ещё одна возможная ситуация: сначала гражданин решил не отказываться от бумажной ТК, а потом передумал. Так вот, он вправе подать новое заявление в любое время.

Если работник написал заявление о выборе формы трудовой книжки, нужно не позднее 15 числа следующего месяца направить в ПФР отчёт СЗВ-ТД.

Действия при приёме сотрудника без ТК

Если на работу поступает гражданин, который отказался от бумажной книжки, вместо неё он подаёт работодателю сведения о трудовой деятельности из ресурсов ПФР. То есть выписку из электронной трудовой книжки. Она может быть представлена в электронном виде или распечатана.

Работодатель заключает с таким гражданином трудовой договор и издаёт приказ о его приёме на работу. В тот же или на следующий рабочий день, но не позднее, он направляет в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

Важно: на практике возможна такая ситуация – ранее работник отказался от бумажной трудовой, но подаёт её при трудоустройстве новому работодателю. В таком случае в книжке должна быть «закрывающая» запись о том, что гражданин подал заявление на ведение ЭТК. Вписывать информацию о трудоустройстве в такую книжку новый работодатель не имеет права!

Действия при первом трудоустройстве

Если человек начинает свою трудовую деятельность в 2022 году и позже, то есть прежде никогда не работал по найму, бумажную трудовую книжку заводить ему не надо. У таких лиц нет права выбора формы ТК – она ведётся строго в электронном формате. Это правило прописано в п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Работодатель в таком случае действует так же, как в ситуации с приёмом сотрудника, отказавшегося от бумажной трудовой.

Поручите кадровый учёт профессионалам 1С

Действия при увольнении

Когда увольняется работник, который отказался от бумажной ТК, ему вместо привычной книжки выдаётся форма СТД-Р (Приложение № 1 к приказу Минтруда России от 20 января 2020 года № 23н). Срок выдачи такой же, как у бумажной книжки — последний день работы. Форму СЗВ-ТД нужно направить в ПФР в день издания приказа об увольнении или на следующий рабочий день.

Действия при обращении за выпиской из ЭТК

Работник может запросить выписку из электронной трудовой в своей компании. В таком случае работодатель обязан выдать форму СТД-Р, но только если сотрудник раньше отказался от бумажной ТК. Впрочем, можно выдать СТД-Р и тем, кто от бумажной книжки не отказывался – закон такого не запрещает, равно как и не обязывает к этому.

Чтобы запросить в компании выписку из электронной трудовой книжки, работник подаёт заявление в свободной форме. Работодатель, если обязан, выдаёт справку в течение трёх рабочих дней.

Важно: выписка из ЭТК, которую формирует работодатель (СТД-Р) содержит сведения о деятельности гражданина только в этой компании. В ней не будет сведений о периодах до трудоустройства к данному работодателю. Если сотруднику нужна справка с информацией обо всей трудовой деятельности, получать её нужно в Пенсионном фонде (например, через Госуслуги или МФЦ).

Получение полной выписки из ЭТК

Теперь, как и обещали в начале статьи, расскажем о том, как сделать выписку из электронной трудовой книжки.

Полная выписка из ЭТК предоставляется Пенсионным фондом по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к приказу Минтруда № 23н). Согласно положениям статьи 66.1. ТК РФ, выписку из электронной трудовой книжки можно получить разными способами. Справка в электронном формате запрашивается:

  • Через портал Госуслуги. Нужно войти в систему, в левом меню найти раздел «Ведомства», выбрать «ПФР», затем «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать «Получить выписку». Через несколько минут в разделе «Уведомления» появится сообщение о том, что справка сформирована. В сообщении будет файл выписки в формате PDF.
  • Через сайт Пенсионного фонда. Нужно войти на сайт, авторизовавшись в Госуслугах, и в личном кабинете в разделе «Электронная трудовая книжка» нажать «Получить справку (выписку) о трудовой деятельности». Справку можно посмотреть прямо в системе или направить на электронную почту в формате PDF.

Если нужна выписка из ЭТК на бумаге, можно распечатать полученный файл. Есть и другой вариант — посетить МФЦ или отделение ПФР. Этот способ подойдёт тем, кто не зарегистрирован на портале Госуслуг. С собой достаточно взять только паспорт.

Что указано в выписке из ЭТК

Выписка содержит основные данные о застрахованном лице — фамилию, имя, отчество, дату рождения, номер СНИЛС, а если подавалось заявление о выборе формы трудовой книжки — его дату.

В табличной части выписки представлены сведения о трудовой деятельности. В отношении периодов работы до 1 января 2020 года можно увидеть только наименование компании, а также даты поступления на работу и увольнения. В отношении более поздних периодов в выписке из ЭТК у большинства работников будет такая дополнительная информация: должность (специальность), наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о кадровом событии. Это приказ (распоряжение) о приёме на работу или увольнении.

В выписке могут быть и иные данные:

  • о совместительстве;
  • о получении новой профессии (квалификации, специальности);
  • о наложенном судом запрете занимать определённую должность и другие.

Примечание. В выписку из ЭТК не включаются сведения о страховом стаже. Чтобы узнать информацию о накопленных пенсионных правах, надо получить справку о состоянии лицевого счёта. Это также можно сделать через Госуслуги, а также в МФЦ или отделении ПФР.

Корректировка данных в ЭТК

Бывает, что в ЭТК отсутствуют некоторые сведения, которые есть в бумажной книжке. Нередко такое встречается в отношении давних периодов работы, когда обмен данными между работодателем и Пенсионным фондом отлажен не был. Иногда в выписке можно увидеть, что какие-то периоды работы в ЭТК не отражены. А бывает, что и вовсе указан иной работодатель.

При любых ошибках нужно обратиться в Пенсионный фонд. На портале Госуслуг есть функция «Корректировка лицевого счёта» — обращение можно подать через неё. Но нужно быть готовым к тому, что придётся посетить отделение ПФР лично, взяв с собой трудовую книжку.

С марта 2021 года у любого гражданин вне зависимости от того, отказался он от ведения бумажной трудовой или нет, есть возможность скорректировать информацию в ЭТК. Он вправе внести в базу ПФР подробные сведения о трудовой деятельности до 2020 года. Вносятся они на основании информации из бумажной книжки.

Важно: даже если человек написал заявление на электронную трудовую книжку и отказался от бумажной, её в обязательном порядке нужно сохранить. Ведь это единственный документ, который может подтвердить трудовой опыт в период до 2020 года.

Что нас ждёт в будущем

Государства взяло курс на тотальную цифровизацию, и трудовые отношения не стали исключением. Считается, что ЭТК — более удобный формат для взаимодействия между работником, работодателем и государством в лице Пенсионного фонда. Сокращается время на обмен документами и работа по их формированию. Человек может оперативно получить информацию о своей трудовой деятельности и понять, какие сведения о нём переданы в ПФР.

Сейчас действует переходный период, когда электронная ТК только начинает внедряться. Граждане на всякий случай не спешат отказываться от бумажных трудовых — сказывается недоверие к электронному формату хранения данных. Но со временем количество работников без традиционной книжки будет расти. В первую очередь за счёт тех, кто только начинает свой трудовой путь.

Ещё одно неминуемое новшество — объединение ПФР и ФСС с 2023 года. Это отразится и на отчётности, связанной с трудовой деятельностью. Форма СЗВ-ТД уйдёт в прошлое, как и многие другие привычные отчёты. Взамен будет введена единая форма ЕФС-1, которую нужно будет представлять в новый фонд при наступлении кадровых событий и во многих других случаях.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Если у Вас возникли проблемы с оставлением заявки, напишите нам, пожалуйста, на support@regberry.ru.