Онлайн-кассы в 2026 году - кому нужны, а кому нет

Десять лет назад кассовая техника использовалась для приёма наличных денег, но в 2017-2021 годах прошла глобальная реформа. Закон № 54-ФЗ от 22.05.2003, регулирующий правила в сфере применения ККТ, был полностью переработан. Изменилось всё – от понятия «расчёт» до нюансов разных видов деятельности.

Что такое онлайн-касса

Бизнес использует контрольно-кассовую технику для оформления расчётов за товары, работы, услуги. Современные аппараты называют онлайн-кассами, потому что они передают данные через интернет. Любой кассовый аппарат сегодня – это онлайн-касса, другие легально купить и использовать нельзя. Все модели, которые предлагают производители, соответствуют требованиям закона 54-ФЗ и включены ФНС в реестр моделей кассовой техники.

Примечание. Можно проверить конкретный кассовый аппарат в реестре. Для этого у ФНС есть специальный сервис.

Внутри онлайн-кассы установлен цифровой модуль – фискальный накопитель (ФН). Он записывает информацию и через оператора фискальных данных (ОФД) направляет в налоговую. Оператор отвечает за защиту и надёжную передачу информации. В итоге данные с кассы попадают в ФНС в режиме реального времени.

Раньше, до реформы, применялась ККТ, которая была устроена иначе. Кассы печатали чеки и хранили информацию о продажах в своей памяти – ЭКЛЗ. Чтобы проверить выручку, инспекторам приходилось изучать данные с кассы во время контрольных мероприятий.

Теперь же проверять расчёты налоговикам стало гораздо проще. Кроме того, переход на онлайн-кассы упростил многие процедуры для бизнеса. Зарегистрировать кассу, изменить регистрационные сведения и снять аппарат с учёта теперь можно онлайн, без посещения инспекции.

Покупатели тоже получили дополнительные возможности. Онлайн-касса может выдать электронный чек, а он более практичный, чем бумажный. Электронный чек – это не копия, а полноценный фискальный документ. Его можно использовать при возврате товара, обмене, гарантийном ремонте и в других случаях для подтверждения покупки. Ещё один плюс – по реквизитам чека покупатель может проверить его подлинность. Для этого налоговая служба сделала сервис проверки кассовых чеков.

Кто и когда применяет ККТ

Для начала нужно разобраться, какие операции в принципе подпадают под применение кассовой техники. В общем случае это расчёты за товары, работы и услуги:

• С физическими лицами – вне зависимости от формы оплаты. Касса применяется при расчётах наличными деньгами, картой, смартфоном или иным устройством, по СБП, электронными деньгами, при оплате с банковского счёта.
• С юридическими лицами и ИП – при расчётах наличными и картой (иным электронным платёжным средством) с её предъявлением.

Важно: бизнес-расчёты наличными деньгами возможны в пределах 100 000 рублей в рамках одного договора.

Что касается оплаты корпоративной картой, то есть важный нюанс. Минфин в письме № 30-01-15/64228 от 10.07.2023 поясняет, что чек нужно выбивать только в том случае, если расчёт происходит с предъявлением этой карты (пункт 9 статьи 2 закона 54-ФЗ).

Иначе говоря, когда представитель компании расплачивается, приложив корпоративную карту к терминалу, продавец обязан пробить чек ККТ. Если же заказ сделан через интернет, а оплата той же картой проведена на сайте, то чек можно не выбивать.

Теперь о том, что считается расчётом в 2026 году. После реформы это понятие стало гораздо шире. Теперь расчётом признаётся (статья 1.1 закона № 54-ФЗ):

• Оплата товаров, работ, услуг. Подразумевается не только получение денег от покупателя, но и их возврат, когда покупатель сдал ранее купленный товар или отказался от услуги.
• Приём ставок, в том числе интерактивных, выдача обменных знаков игорного заведения, а также выплата выигрыша.
• Приём денег за продажу лотерейных билетов и выплата выигрыша по ним.
• Предоплата и авансы, их зачёт и возврат.
• Предоставление и погашение кредитов / займов на оплату товаров, работы, услуг. Если заём предоставляется на другие цели, то это не считается расчётом в рамках закона 54-ФЗ.
• Операции ломбардов по кредитованию граждан и хранению их вещей.
• Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы и услуги.

ИП и онлайн-касса

Более подробно остановимся на индивидуальных предпринимателях. Нужен ли кассовый аппарат для ИП? Да, если будут проводиться операции, о которых мы рассказали выше.

Затем нужно проверить, не подпадает ли бизнес под исключения, о которых мы рассказали чуть дальше. Для ИП их предусмотрено немало.

Далее проверяем, связана ли операция с оплатой товаров, работ или услуг. Если да, нужно применять ККТ: при расчёте с физлицами – в любой форме, при расчёте с бизнесом – наличными или картой (иным электронным платёжным средством) с её предъявлением.

Когда нужно сформировать чек онлайн-кассы

Чек ККТ может быть бумажным или электронным. Электронный чек направляется на номер телефона или email, если покупатель согласен на это и предоставил свои данные. В этом случае бумажный чек можно не выдавать. При оплате через автоматические устройства для расчётов, например, в торговых автоматах, в транспорте, чек может быть предоставлен в виде QR-кода.

По общему правилу чек ККТ нужно выдать покупателю в момент расчёта. При оплате онлайн через форму на сайте, как в интернет-магазинах, чек нужно направить не позднее следующего рабочего дня после расчёта, но не позже момента передачи товара. Если электронный чек не направляется, то нужно передать бумажный – вместе с товаром или при первом взаимодействии с клиентом.

Если онлайн-оплата сделана переводом со счёта покупателя, чек нужно направить не позднее следующего рабочего дня после получения продавцом денег на свой банковский счёт.

В общепите чек печатают и выдают до получения денег – он подтверждает предстоящий приём оплаты.

Если покупатель оплатил товар заранее, продавец формирует чек при поступлении предоплаты. Когда товар будет передан покупателю, нужно сформировать ещё один чек – на зачёт ранее полученной предоплаты.

Для отдельных услуг предусмотрено такое правило: при зачёте или возврате внесённых прежде авансов можно сформировать один чек за расчётный период. Такой период не может превышать календарный месяц, а чек нужно сформировать не позднее 10 календарных дней после его окончания. Это возможно при приёме денег за услуги в сфере ЖКХ, охраны, образования и некоторых других, определённых Правительством РФ.

Что будет, если не применять ККТ

Штраф за непробитый чек в 2026 году для должностного лица и ИП составляет от ¼ до ½ суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 10 тыс. рублей. Для организаций штраф больше – от ¾ до полной суммы расчёта, но не менее 30 тыс. рублей. За повторное нарушение, если сумма продажи без ККТ превысила 1 млн рублей, бизнесу грозит приостановка деятельности на срок до 90 суток. Такая ответственность предусмотрена статьёй 14.5 КоАП.

Примечание. Минфин подготовил проект поправок, которые резко увеличивают штрафы за неприменение ККТ. Если закон примут, минимальный штраф за первое нарушение для должностного лица (например, директора) составит 30 тыс., а для ИП и организаций – 150 тыс. рублей. При повторном выявлении и сумме нарушения до 1 млн рублей должностное лицо оштрафуют минимум на 60 тыс., а организацию или ИП – на 300 тыс. рублей. При следующем нарушении минимальный штраф за неприменение ККТ для должностного лица составит уже 150 тыс., а для организации или ИП – 750 тыс. рублей.

Кто не должен использовать кассы в 2026 году: общий подход

Исключения из общего правила применения ККТ перечислены в статье 2 закона 54-ФЗ. Все их можно разделить на несколько групп:

1. Льготы для определённой деятельности. Они предоставляются всем налогоплательщикам вне зависимости от налогового режима и места расположения.
2. Освобождение от применения кассы в конкретных местностях из-за их особого положения.
3. Преференции, связанные с некоторыми специальными налоговыми режимами.

Дальше более подробно рассмотрим каждую из этих групп.

Освобождённая от ККТ деятельность

Перечислим направления бизнеса, которыми организации и ИП могут заниматься без кассовых аппаратов на любых режимах. Для некоторых установлены дополнительные условия.

• Продажа бумажных газет и журналов.
• Продажа ценных бумаг (не подходит для ИП).
• Обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время занятий.
• Разносная торговля, кроме технически сложных, а также маркируемых, товаров и продовольствия с определёнными условиями хранения. Освобождение распространяется на продажи с рук или со специальных приспособлений, в том числе в поезде и на борту самолёта.
• Продажа в киосках мороженого, молока, воды и безалкогольных напитков.
• Реализация продовольственных товаров из автоцистерн. Таким образом можно продавать квас, молоко, растительное масло, рыбу.
• Сезонная продажа вразвал овощей и фруктов, включая арбузы и дыни.
• Приём от населения сырья, подлежащего утилизации, включая стеклотару, кроме лома металлов и драгоценных камней.
• Ремонт и окраска обуви.
• Изготовление и ремонт мелких металлических предметов (ключей и прочего).
• Присмотр и уход за престарелыми, детьми и больными.
• Продажа изготовленных изделий народных промыслов.
• Вспашка огородов и распил дров.
• Услуги носильщиков на вокзалах и подобных местах.
• Сдача индивидуальным предпринимателем в аренду собственных жилых помещений, в том числе совместно с машино-местами.
• Реализация бахил в розницу.
• Реализация предпринимателем с рук или с лотка входных билетов и абонементов на посещение театров при условии, что эти театры – государственные или муниципальные учреждения. Если билеты продаются через интернет или другие сети связи, то исключение не работает.
• Торговля через автоматы, плата в которых принимается монетами, если такие устройства не питаются от сети, аккумулятора или батареи.

За отдельные виды услуг можно принимать плату без ККТ переводом на счёт. Если же расчёт производится наличными деньгами или с предъявлением карты либо другого платёжного средства, то кассу применять нужно. К таким услугам относятся:

• Услуги, оказываемые ТСЖ, садоводческими НКО, ЖСК и иными подобными структурами своим членам в рамках уставной деятельности, а также при приёме платы за ЖКХ.
• Услуги населению в сфере образования образовательными организациями и ИП, работающими на основании лицензии. Образовательная деятельность должна быть у них основной.
• Услуги населению в сфере физической культуры и спорта, которые оказывают физкультурно-спортивные организации и ИП. Деятельность должна быть основной.

Есть также отдельные исключения, которые касаются государственных, муниципальных и религиозных организаций.

• Платные услуги населению согласно перечню Правительства РФ из распоряжения от 07.10.2019 № 2315-р, связанные с библиотечным делом.
• Услуги населению в области культуры по распоряжению Правительства РФ от 12.11.2020 № 2949-р, которые реализуют муниципальные учреждения – дома и дворцы культуры, народного творчества, фольклора и подобные.
• Услуги по проведению религиозных обрядов и церемоний, продажа предметов культа, религиозной литературы.
• Приём платы за муниципальные парковки.

Освобождение для отдельных местностей

Закон позволяет бизнесу из отдалённых и труднодоступных мест работать без ККТ, но при соблюдении ряда условий.

• Местность должна быть официально признана труднодоступной (отдалённой) и включена в специальный перечень, который публикуется на сайте органа региональной власти.
• Покупателю по требованию нужно выдать документ, заменяющий чек. Он должен содержать ряд реквизитов – каких именно, читайте в разделе для ИП на ПСН.

Кроме того, есть местности, признанные отдалёнными от сетей связи, – их перечень также утверждается региональной властью. Не стоит путать два этих списка. Бизнес из местностей, удалённых от сетей, ставить кассовую технику обязан. Однако применять её можно в автономном режиме, то есть без подключения к интернету. После окончания срока действия фискального накопителя налоговая инспекция может запросить его данные.

Кроме того, в автономном режиме касса может применяться на территориях военных объектов, объектов органов ФСБ, государственной охраны, внешней разведки.

Если на территории субъекта РФ введено военное положение, то высший исполнительный орган этого региона на период его действия может утвердить перечень населённых пунктов, на территориях которых разрешены расчёты без ККТ. Основание для включения в этот список – боевые действия или введение режима ограниченного использования связи. Покупателю нужно выдать документ, заменяющий чек и содержащий все основные реквизиты расчёта.

Ещё одно территориальное послабление предусмотрено для некоторых аптек на селе. Могут не применять ККТ:

• сельские аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах;
• обособленные подразделения медицинских организаций с лицензиями на фармацевтическую деятельность из сельских населённых пунктов, в которых нет аптечных организаций.

Льготы на разных налоговых спецрежимах

Теперь рассмотрим, как зависит обязанность применять кассовую технику от налогового режима. Сразу скажем, что льгот немало, но многие из них касаются только предпринимателей.

НПД

Начнём с самого простого. Режим НПД – налог на профессиональный доход – могут применять не только обычные самозанятые, но и ИП. Плательщики НПД не обязаны применять онлайн-кассы.

Вместо кассового чека самозанятые и ИП на НПД должны сформировать чек в приложении «Мой налог». Его нужно направить на электронный адрес клиента – как физического, так и юридического лица.

Патентная система

Для ИП на ПСН предусмотрено несколько преференций по кассам. В пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ приведены виды патентной деятельности, расчёты в рамках которых можно проводить без ККТ. В таблице перечислили большую часть из этих направлений: