До 1 ноября работодатели были обязаны в письменном виде уведомить сотрудников о необходимости выбрать формат ведения трудовой книжки. Тем, кто этого своевременно не сделал, грозят санкции за нарушение требований трудового законодательства (статья 5.27 КоАП). Штраф для должностного лица или предпринимателя составит 1-5 тыс. рублей, для юрлица – 30-50 тыс. рублей.
Перевод трудовых книжек в цифровой формат прописан в законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Для выбора работнику следует до конца 2020 года написать заявление и указать в нём предпочитаемый вариант ТК. Оно составляется в произвольной форме. Подавать заявление или нет – решает сам сотрудник. Если он не заявил, в каком формате предпочитает трудовую, то действуют такие правила:
- работодатель передаёт данные о трудовой деятельности в ПФР в цифровом виде, и фонд ведёт электронный вариант книжки;
- наравне с этим действует и бумажная ТК – её ведёт работодатель в обычном порядке.
Аналогичные правила и для тех, кто указал в заявлении, что хочет оставить трудовую в бумажном виде. А вот тем работникам, кто отказался от классической книжки, её выдадут на руки. Записи вноситься в бумажную ТК больше не будут, но её по-прежнему нужно хранить. Если работник передумает, впоследствии вернуться к ведению трудовой на бумаге возможности уже не будет.
Плюсы электронных трудовых в том, что данные о стаже не потеряются и их всегда можно проконтролировать. Делать это удобно через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг или специальное приложение. Кроме того, снижается количество неточностей и ошибок. Выигрывает и работодатель – не нужно покупать, заполнять и хранить бумажные ТК.
Если работник пока не определился с форматом трудовой, он сможет сделать это и позже. Главное для работодателя – уведомить всех в установленный срок.
