Прежде чем направить отчётность в ФНС, её следует проверить по контрольным соотношениям. Это в полной мере относится и к расчёту 6-НДФЛ. Любому, кто формирует этот документ, необходимо знать об этих соотношениях. И тогда ошибок в форме будет гораздо меньше.
О контрольных соотношениях
Контрольные соотношения (КС) – это правила взаимной увязки показателей формы. ФНС разработала их для всех отчётов и расчётов. Типичный пример: налог за 1 квартал должен быть равен сумме налогов за январь, февраль и март. Если подобное КС нарушено, значит, документ составлен некорректно.
Если для формирования 6-НДФЛ применяется бухгалтерская программа, проверка контрольных соотношений чаще всего проводится в ней. В итоге программа обычно выдаёт список строк, в которых есть ошибки или на которые нужно обратить внимание.
Тем же, кто формирует 6-НДФЛ в электронных таблицах или в ПО без вшитой функции проверки, рекомендуется сделать её вручную.
Какие КС по 6-НДФЛ нужно применять
Новая форма 6-НДФЛ меняется начиная с отчётности за 1 квартал 2024 года. Какие именно КС нужно теперь использовать, ФНС сообщила в письме от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@.
Для новой формы 6-НДФЛ, применяемой с отчётности за 1 квартал 2024 года, подойдут соотношения из письма № БС-4-11/15922@ от 20.12.2023. При этом КС № 1.13 не применяется, КС № 1.11 применяется с учётом КС № 1.10. А если не выполняется КС № 1.14, значит, завышена удержанная сумма налога.
Для формы 6-НДФЛ сейчас действуют 47 контрольных соотношений. Мы сгруппировали их в зависимости от периода, для которого они применяются. А также пояснили, что они означают.
Общие КС
Следующие контрольные соотношения применяются к любой форме 6-НДФЛ и не меняются в зависимости от того, подаётся она за 1 квартал или за год. То есть каждое из указанных КС должно выполняться в расчёте за любой период.
Номер КС | В чём заключается невыполнение соотношения | Возможное нарушение / на что обратить внимание |
|---|---|---|
1.1 | Дата на титульном листе больше установленного срока подачи 6-НДФЛ | Форма представлена в инспекцию позже установленного срока |
1.10 | В Разделе 2 стр. 120 меньше строки 130 | Вычет НДФЛ завышен: его сумма больше, чем сумма дохода. Применяется с учётом КС 1.11 |
1.11 | В Разделе 2 в строке 140 сумма налога не совпадает с расчётом: (стр. 120 — стр. 130) / 100 х стр. 100. То есть налог не равен (Доход — Вычет) / 100 х Ставка | Налог рассчитан неверно, его сумма занижена или завышена. Допускается погрешность в размере: стр. 110 Раздела 2×1 руб. х 6 |
1.12 | В Разделе 2 стр. 131 не равна разнице стр. 120 и стр. 130. То есть налоговая база не равна Доход — Вычет | Налоговая база может быть завышена или занижена |
1.14 | В Разделе 2 стр. 140 — стр. 150 — стр. 155 — стр. 156 меньше стр. 160 + стр. 170 — стр. 180 | Может быть завышена сумма удержанного НДФЛ |
1.15 | В Разделе 2 стр. 140 меньше стр. 150. Сумма фиксированных авансовых платежей иностранных работников не может быть больше суммы налога | Может быть завышена сумма авансов |
1.32 | В Разделе стр. 120 меньше стр. 121. Сумма доходов ВКС-иностранцев не может быть больше суммы дохода по всем физлицам | Может быть занижена сумма дохода физлиц |
1.40 | В Разделе 1 стр. 021 — стр. 031 не равна разнице стр. стр. 161 и стр. 191 Раздела 2
| Сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена по первому сроку, уменьшенная на возвращённый налог, не соответствует удержанному по тому же сроку налогу, также уменьшенному на сумму возвратов |
1.41 | В Разделе 1 стр. 022 — стр. 032 не равна разнице стр. 162 и стр. 192 Раздела 2 | То же самое, что и по КС 1.40, только по второму сроку |
1.42 | В Разделе 1 стр. 023 — стр. 033 не равна разнице стр. 163 и стр. 193 Раздела 2 | То же самое, что и по КС 1.40 и 1.41, только по третьему сроку |
1.43 | В Разделе 1 стр. 024 — стр. 034 не равна разнице стр. 164 и стр. 194 Раздела 2 | То же самое, что и по КС 1.40-1.42, только по четвёртому сроку |
1.44 | В Разделе 1 стр. 025 — стр. 035 не равна разнице стр. 165 и стр. 195 Раздела 2 | То же самое, что и по КС 1.40-1.43, только по пятому сроку |
1.45 | В Разделе 1 стр. 026 — стр. 036 не равна разнице стр. 166 и стр. 196 Раздела 2 | То же самое, что и по КС 1.40-1.44, только по шестому сроку |
2.1 | При указании кода вида уведомления 1 сумма вычетов (по соответствующим кодам вычета) Раздела 3 Приложения № 1 больше суммы по выданному уведомлению о подтверждении права налогоплательщика на имущественные налоговые вычеты | Завышен имущественный налоговый вычет |
2.2 | При указании кода вида уведомления 2 сумма вычетов (по соответствующим кодам вычета) Раздела 3 Приложения № 1 больше суммы по выданному уведомлению о подтверждении права налогоплательщика на получение социальных налоговых вычетов | Завышен социальный налоговый вычет |
КС к разным периодам
Следующие соотношения применяются к конкретному периоду. Они схожи, но отличаются номерами.
Номер КС | К расчёту за какой период применяется | В чём заключается невыполнение соотношения | Возможное нарушение / на что обратить внимание |
|---|---|---|---|
1.2 | 1 квартал | В Разделе 1 стр. 020 не равна 021 + 022 + 023 + 024 + 025 + 026. То есть сумма дохода за период не равна сумме доходов по всем шести срокам перечисления | Возможно, неверно отражена удержанная сумма налога |
1.3 | полгода | ||
1.4 | 9 месяцев | ||
1.5 | год | ||
1.6 | 1 квартал | В Разделе 1 стр. 030 не равна 031 + 032 + 033 + 034 + 035 + 036. То есть сумма НДФЛ за период не равна сумме НДФЛ по всем шести срокам перечисления | Возможно, некорректно отражена возвращённая сумма налога |
1.7 | полгода | ||
1.8 | 9 месяцев | ||
1.9 | год | ||
1.36 | 1 квартал | В Разделе 2 стр. 160 по соответствующей ставке налога (стр. 100) не равна сумме 161 + 162 + 163 + 164 + 165 + 166. То есть сумма удержанного НДФЛ за период не равна сумме НДФЛ, удержанного по всем шести срокам перечисления | Возможно, некорректно отражена сумма налога удержанная
|
1.37 | полгода | ||
1.38 | 9 месяцев | ||
1.39 | год |
КС, применяемые только к годовой 6-НДФЛ
В этой группе собраны соотношения, которые не нужно применять к расчёту за 1 квартал, полгода и 9 месяцев. Они предназначены для проверки правильности отражения информации в Приложении № 1 к форме 6-НДФЛ «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (далее – справка). Поскольку справка входит только в состав годовой формы 6-НДФЛ, то эти КС применяются исключительно к ней.
Номер КС | В чём заключается невыполнение соотношения | Возможное нарушение / на что обратить внимание |
|---|---|---|
1.16 | По ставке НДФЛ, указанной в стр. 100 Раздела 2, стр. 120 не равна сумме стр. «Общая сумма дохода» справок по всем физлицам | Занижена или завышена сумма дохода физлиц |
1.17 | Средняя заработная плата меньше МРОТ. Средняя ЗП определяется по каждому физлицу по данным об оплате труда из приложений к справкам по соответствующим ИНН, ОКТМО, КПП за аналогичный период | Может быть занижена сумма налоговой базы |
1.18 | Средняя заработная плата меньше средней ЗП в регионе по соответствующей отрасли экономики. Средняя ЗП определяется в целом по агенту на основании данных приложений к справкам | Может быть занижена сумма налоговой базы |
1.19 | По ставке налога из стр. 100 в Разделе 2 строка 140 не равна сумме стр. «Сумма налога исчисленная» по той же ставке из справок всех физлиц | Может быть занижена или завышена сумма исчисленного налога |
1.20 | Стр. 170 Раздела 2 не равна сумме стр. «Сумма неудержанного налога» Раздела 4 справок по всем физлицам
| Может быть занижена или завышена сумма налога, не удержанная агентом |
1.21 | Стр. «Налоговая база» Раздела 2 (при значении ставки 13 % или 15 %) не равна выражению: стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 — сумма всех стр. «Сумма вычета» Приложения к справке — сумма всех стр. «Сумма вычета» Раздела 3 | Может быть завышена или занижена налоговая база |
1.22 | Стр. «Налоговая база» Раздела 2 справки (при значении ставки, отличной от 13 % и 15 %) не равна выражению: стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 — сумма всех стр. «Сумма вычета» Приложения к справке. То есть налоговая база не равна Доход — Вычеты. | Налоговая база может быть завышена или занижена |
1.23 | В справке стр. «Сумма налога исчисленная» Раздела 2 – «Налоговая база» х «Ставка налога» / 100 больше 1 руб. | Исчисленная сумма налога в справке не соответствует расчётному значению. Она может отклоняться от показателя в пределах погрешности |
1.24 | (Сумма всех стр. «Сумма дохода» Приложения к справке — сумма всех стр. «Сумма вычета» Приложения к справке — сумма всех стр. Раздела 3 справки) х Ставка НДФЛ / 100 — «Сумма налога исчисленная» Раздела 2 справки не больше 1 руб. При этом сумма налога исчисленная > 0 | Возможно, исчисленная сумма НДФЛ не соответствует расчётному значению |
1.25 | Стр. «Сумма неудержанного налога» Раздела 4 справки не равна значению: («Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» Раздела 4 справки х Ставка / 100 — «Сумма неудержанного налога» Раздела 4 справки = не больше 1 руб. То есть сумма неудержанного налога в Разделе 4 справки больше 1 | Сумма неудержанного налога не соответствует расчётному значению |
1.26 | Сумма стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 справки не равна сумме всех стр. «Сумма дохода» Приложения к справке. При этом стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 справки > 0. То есть общая сумма дохода не равна сумме всех доходов | Общая сумма дохода не соответствует расчётному значению |
1.27 | Стр. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» Раздела 4 справки больше стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 приложения справки. При этом сумма неудержанного налога > 0. То есть сумма дохода, с которого не удержан налог, превышает общую сумму дохода | Сумма дохода, с которого не удержан налог, некорректна |
1.28 | Число физлиц, получивших доход по соответствующей ставке и КБК (стр. 100, 110 Раздела 2) не равно числу Разделов 2 справок по тем же ставке и КБК | Завышено или занижено количество физлиц, которые получили доход, облагаемый по указанной ставке. Либо представлены не все справки |
1.29 | Стр. 130 Раздела 2 не равна сумме стр. «Сумма вычета» Раздела 3 справки + сумма стр. «Сумма вычета» Приложения к справке. То есть общая сумма вычетов не соответствует сумме всех НДФЛ-вычетов | Общая сумма вычетов не соответствует расчётному значению |
1.30 | Стр. 150 Раздела 2 по соответствующей ставке НДФЛ из стр. 100 не равна сумме стр. «Сумма фиксированных авансовых платежей» Раздела 2 справки. То есть общая сумма авансовых платежей по НДФЛ не равна сумме всех авансов | Общая сумма авансовых платежей по НДФЛ иностранных работников не корректна |
1.31 | Стр. 121 Раздела 2 по ставке из стр. 100 больше суммы стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 справок по той же ставке, представленных со статусом налогоплательщика «3» и «7» | Может быть завышена сумма полученного дохода либо агент подал не все справки или они содержат недостоверные сведения |
1.33 | Стр. 155 Раздела 2 не равна сумме стр. «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачёту» Раздела 2 справок, представленных по всем физлицам | Может быть занижена / завышена сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачёту в счёт НДФЛ |
1.34 | Стр. 156 Раздела 2 не равна сумме стр. «Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве» Раздела 2 справок, представленных по всем физлицам | Может быть занижена / завышена сумма НДФЛ, уплаченная за границей РФ |
1.35 | Количество ВКС-иностранцев, получивших доход, облагаемый по ставке из стр. 100 Раздела 2 не равен количеству справок со статусом физлиц «3» и «7» | Может быть завышено / занижено количество ВКС, получивших доход, облагаемый по указанной ставке. Либо агент представил не все справки |
2.3 | Сумма НДФЛ-авансов Раздела 2 справки положительна, при этом нет информации о выдаче иностранному работнику уведомления (для иностранцев на патентах) | Сумма начисленного НДФЛ неправомерно снижена на сумму фиксированных авансовых платежей |
Если КС не выполняется
Контрольные соотношения применяются на первом этапе проверки формы. Если не сходится какое-то КС, кроме 1.1, налоговая пришлёт компании требование предоставить пояснение либо исправить данные. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней.
Далее пояснения будут изучены. Если нарушение подтвердится или же агент их не представит, в течение 10 рабочих дней составит акт проверки и в течение 5 рабочих дней передаст его агенту. Тот должен принять меры по устранению нарушений. Если же агент с актом не согласен, может подать свои возражения в течение месяца.
Если выявилась ошибка в КС 1.1, свидетельствующая о нарушении срока подачи 6-НДФЛ, акт будет составлен сразу согласно ст. 101.4 НК РФ. На его основании инспекция может привлечь компанию к ответственности.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.