После формирования 6-НДФЛ расчёт рекомендуется проверить по контрольным соотношениям. Это существенно снизит риск того, что в ИФНС будет отправлена форма с ошибками. Расскажем, как строки расчёта должны соотноситься друг с другом, а иногда – с другими документами.
Кратко о контрольных соотношениях
Контрольные соотношения (КС) в отчётных формах – это метод проверки их заполнения, основанный на математических действиях. Если все КС в документе исполняются, значит, логика его формирования не нарушена, и цифровые значения указаны и посчитаны верно. Если какие-то контрольные соотношения не сходятся, значит, в определённых полях содержатся ошибки.
КС в первую очередь предназначаются для специалистов налоговых органов – по ним проверяют поступившие отчёты. Если есть расхождения, налогоплательщику будет направлено требование пояснений. В ответ он может либо представить документы, либо внести в форму корректировку. А в некоторых случаях неисполнение контрольного соотношения может стать причиной привлечения к ответственности или проведения контрольных мероприятий.
Налогоплательщикам также рекомендуется делать проверку контрольных соотношений – это позволит избежать многих ошибок. Но прежде с ними нужно разобраться.
Контрольные соотношения бывают внутридокументарными и междокументарными. Из названия понятно, что первые призваны найти ошибки внутри отчёта. Например, показатель строки 3 должен быть не больше суммы показателей строк 4 и 5. Междокументарные соотношения базируются на том, что данные отчёта взаимосвязаны с другими документами. Например, значение строки 5 данной формы должно быть идентично значению строки 10 другого отчёта. Если данные не «бьются», возможно, ошибка не в этой форме, а в другой.
В некоторых КС строки сравниваются с утверждёнными экономическими показателями или данными статистики. Например, для 6-НДФЛ есть КС, когда зарплата сравнивается с МРОТ или с оплатой труда в данной отрасли и в конкретном регионе.
Где искать КС по 6-НДФЛ в 2023 году
Сначала об актуальном бланке 6-НДФЛ. Начиная с 1 квартала 2023 года расчёт нужно составлять по форме из приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ с учётом последних изменений, внесённых приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
Контрольные соотношения к этой форме ФНС утвердила отдельно. Они содержатся в письме от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. Все КС поделены на группы и пронумерованы.
В конце января 2023 года налоговая отменила два КС, поскольку они утратили свою актуальность (письмо от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@). Это контрольные соотношения по 6-НДФЛ за номерами 2.2 и 3.1 – они в 2023 году не применяются. Позже ФНС выпустила уточнение ещё к одному КС – за номером 1.3. Оно применяется, но его верное значение приведено в письме от 19.04.2023 № БС-4-11/5042@.
Кроме того, вышло в свет письмо ФНС от 22.05.2023 № БС-4-11/6401@, содержащее еще одно контрольное соотношение – за номером 1.26. Применяться оно будет с формы за полный 2023 год.
Далее рассмотрим все действующие контрольные соотношения для расчёта 6-НДФЛ.
КС для титульного листа
Первое КС по 6-НДФЛ (номер 1.1) максимально простое. Дата представления расчёта на титульном листе должна быть меньше или равна сроку представления 6-НДФЛ из ст. 230 НК РФ. Сроки эти таковы:
- расчёт за 1 квартал (1 января – 22 марта) подаётся не позднее 25 апреля;
- расчёт за полугодие (1 января – 22 июня) – не позднее 25 июля;
- расчёт за 9 месяцев (1 января – 22 сентября) – не позднее 25 октября;
- расчёт за год – не позднее 25 февраля следующего года.
Если дата представления 6-НДФЛ позже соответствующего срока, инспектор должен проверить факт нарушения и составить акт в соответствии со ст. 101.4 НК РФ. Компания может быть оштрафована на 1 000 рублей за каждый месяц просрочки.
КС внутри документа
В форме 6-НДФЛ должны исполняться 25 внутридокументарных контрольных соотношения. Для более простого использования мы разбили их на две группы:
- КС, которые применяются к расчётам за все периоды;
- КС, которые нужно применять только к 6-НДФЛ за год.
Начнём с соотношений, которые актуальны для формы, заполненной за любой период. Мы собрали их в Таблице 1.
Таблица 1. КС внутри 6-НДФЛ для всех расчётных периодов
| Номер | Контрольное соотношение | Что означает |
|---|---|---|
| 1.2 | Стр. 110 расчёта ≥ стр. 130 | Сумма начисленного физическим лицам дохода не может быть меньше, чем сумма вычетов НДФЛ. Если меньше, значит, вычеты завышены |
| 1.3 | (Стр. 110 – стр. 130) / 100 х стр. 100 = стр. 140 | Сумма НДФЛ по ставке 13% равна налоговой базе (разнице между доходом и вычетами), умноженной на 13%. Если КС не выполняется, сумма налога посчитана неверно |
| 1.4 | Стр. 140 ≥ стр. 150 | НДФЛ не может быть не меньше суммы фиксированного аванса иностранцев на патенте. Если меньше, значит, сумма указанного аванса завышена |
| 1.21 | Стр. 110 ≥ стр. 115 | Сумма доходов всех физлиц не может быть меньше, чем сумма дохода, начисленная высококвалифицированным специалистам (ВКС) по трудовым договорам и ДГПХ. Если меньше, то сумма доходов по всем физлицам занижена |
| 1.22 | Стр. 141 ≥ стр. 155 | Сумма налога с дивидендов не может быть меньше суммы налога на прибыль, которая подлежит зачёту (п. 3.1 ст. 214 НК РФ). Если меньше, то сумма налога на прибыль завышена |
Следующие ниже КС применяются только к годовому расчёту (Таблица 2). Это связано с тем, что в состав 6-НДФЛ с некоторых пор входит бывшая справка 2-НДФЛ. Теперь это «Справка о доходах и суммах налога физического лица», но мы далее будем называть её просто Справка. Её форма содержится в Приложении № 1 к 6-НДФЛ. Подавать Справку в ИФНС нужно только в составе формы, заполняемой по итогам года. Так вот, указанные ниже КС связаны с этой Справкой. Поскольку в течение года она не заполняется, то и контрольные соотношения по ней не применяются.
Таблица 2. КС внутри 6-НДФЛ, которые применяются только к расчёту за год
| Номер | Что означает |
|---|---|
| 1.5 | Сумма доходов всех физических лиц (стр.110), облагаемая НДФЛ по определённой ставке (стр. 100), должна быть равна сумме стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 из всех Справок, заполненных по той же ставке. Если не равна, значит, сумма дохода физлиц завышена или занижена |
| 1.6 | Средняя зарплата каждого работника не может быть меньше МРОТ. Если меньше, налоговая база может быть занижена. Средняя ЗП считается на основании Справок каждого работника за год – их может быть несколько, если НДФЛ ему начислялся по разным ставкам |
| 1.7 | Средняя зарплата в компании, рассчитанная на основании Справок по всем физлицам, не должна быть ниже среднего отраслевого показателя в регионе по данным Росстата за предыдущий год. Если ЗП ниже, это может говорить о занижении налоговой базы |
| 1.8 | Сумма доходов в виде дивидендов (стр. 111) должна быть равна всем суммам по коду доходов 1010 из Справок всех физлиц. Искать разбивку доходов по кодам нужно в Приложении к Справке. Если равенство не выполняется, доход от дивидендов завышен либо занижен |
| 1.9 | Сумма налога, исчисленная по всем физическим лицам (стр. 140) по ставке из стр. 100 должна совпадать с суммой стр. «Сумма налога исчисленная» Раздела 2 всех Справок по той же ставке. Если не равна, возможно, сумма НДФЛ некорректна |
| 1.10 | Сумма НДФЛ, который агент не удержал по всем физлицам (стр. 170), должна быть такой же, как сумма всех полей «Сумма неудержанного налога» Раздела 4 всех Справок. Если не равна, возможно, сумма неудержанного налога неверна |
| 1.11 | Проверяется правильность расчёта налоговой базы по каждому физлицу для ставок НДФЛ 13% или 15%. Налоговая база (раздел 2 Справки) считается по формуле: Общая сумма дохода (Раздел 2 Справки) — Сумма вычетов. Суммы вычетов содержатся в двух местах 6-НДФЛ:
Если база по НДФЛ в отношении физлица не равна разнице между общим доходом и вычетами, то она завышена или занижена |
| 1.12 | Проверяется правильность расчёта налоговой базы по каждому физлицу для ставок НДФЛ, отличных от 13% или 15%. Налоговая база (Раздел 2 Справки) считается по формуле: Общая сумма дохода (Раздел 2 Справки) — Сумма вычетов из Приложения к Справке. Если база по НДФЛ в отношении конкретного работника не равна разнице между общим доходом и вычетами, то она может быть неверной |
| 1.13 | Проверяется правильность расчёта НДФЛ по физлицу по конкретной ставке. Все показатели берутся из Раздела 2 Справки. Должно выполняться неравенство: Сумма налога – Налоговая база х Ставка / 100 <= 1. Если неравенство выполняется, налог указан верно. Отклонение в пределах 1 рубля допустимо. Если результат вычисления больше 1 рубля, может быть указана неверная сумма НДФЛ |
| 1.14 | Проверяется правильность расчёта НДФЛ по физлицу по конкретной ставке. Должно выполняться неравенство: (сумма стр. «Сумма дохода» Приложения к Справке – сумма стр. «Суммы вычетов» Приложения к Справке — сумма всех стр. Раздела 3 Справки) х Ставка / 100 — Сумма налога исчисленная (Раздел 2 Справки) <= 1. Подробнее о вычетах см. КС 1.11. Если неравенство выполняется, налог указан верно. Значение от 0 до 1 – это допустимое отклонение из-за округления. Если получившееся значение больше 1 рубля, сумма НДФЛ по этой ставке посчитана неверно |
| 1.15 | Проверяется правильность расчёта суммы НДФЛ, который агент не смог удержать. Все данные берутся из раздела 4 Справки. Должно выполняться неравенство: Сумма дохода, с которого не удержан налог х Ставка / 100 – Сумма неудержанного ≤ 1. Сумма неудержанного налога одновременно с этим должна быть больше 0. Если неравенство выполняется, налог указан верно. Если расхождение больше 1 рубля, есть ошибка |
| 1.16 | Проверяется правильность отражения доходов по физлицу. Сумма стр. «Общая сумма дохода» (раздел 2 Справки) должна быть аналогична сумме всех стр. «Сумма дохода» Приложения к Справке. При этом общая сумма дохода в Разделе 2 Справки должна быть больше 0. Если равенство не исполняется, доход указан неверно |
| 1.17 | Проверяется правильность отражения данных, если есть доход, НДФЛ с которого удержан не был. Стр. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» Раздела 4 Справки ≤ стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 Справки |
| 1.18 | Количества физических лиц, которые получили доход (стр. 120) по конкретной ставке (стр. 100) рано количеству Разделов 2 Справки, заполненных по той же ставке. Если не равно, то либо завышено / занижено число физлиц, либо представлены не все Справки |
| 1.19 | Проверяется правильность отражения суммы вычета (стр. 130). Она должна быть равна: стр. «Сумма вычета» Раздела 3 Справки + сумма стр. «Сумма вычета» Приложения к Справке. Если равенство не соблюдается, сумма вычетов указана неверно |
| 1.20 | Сумма фиксированного авансового платежа (стр. 150) по соответствующей ставке (стр. 100) должна быть такой же, как сумма стр. «Сумма фиксированных авансовых платежей» раздела 2 Справки. Если равенство не соблюдается, значение в стр. 150 может быть ошибочным |
| 1.23 | Сумма дохода ВКС по трудовым договорам и ДГПХ (стр. 115) по определённой ставке (стр. 100) должна соответствовать сумме стр. «Общая сумма дохода» Раздела 2 Справок с той же ставкой НДФЛ, в которых в поле «Статус налогоплательщика» стоят коды «3» и «7». Если не равна, то сумма в стр. 115 может быть некорректной |
| 1.24 | Сумма налога на прибыль к зачёту согласно п. 3.1 ст. 214 НК РФ (стр. 155) должна быть равна сумме стр. «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачёту» Раздела 2 Справки по всем физлицам. Если не равна, то сумма налога на прибыль к зачёту неверна |
| 1.25 | Количество ВКС с доходом по трудовым договорам и ДГПХ (стр. 121) по конкретной ставке (стр. 100) должно быть равно числу Справок со статусом «3» и «7». Если не равно, то либо некорректно указано число специалистов, либо предоставлены не все Справки |
| 1.26 | Сумма НДФЛ, удержанная за год по всем физлицам (стр. 160) по соответствующей ставке налога (стр. 100) равна сумме строки 020 из этой же формы, а также строк 020 расчётов за I квартал, полугодие и 6 месяцев. В стр. 020 отражают сумму налога, которую следует перечислить в бюджет за последние 3 месяца расчётного периода. Если равенство не выполняется, возможно, сумма удержанного НДФЛ занижена или завышена. |
Междокументарные КС в 6-НДФЛ
Контрольных соотношений между расчётом 6-НДФЛ и другими документами не так много. Раньше их было больше, но сейчас некоторые отменены. Мы собрали актуальные междокументарные КС в Таблице 3.
Таблица 3. КС для увязки 6-НДФЛ с другими документами
| Номер | С каким документом соотносится | КС и что оно означает |
|---|---|---|
| 2.1 | КРСБ НА – карточка расчётов с бюджетом налогового агента. Ведётся налоговым органом по каждому плательщику и отражает состояние его расчётов с бюджетом. Это внутренний документ ИФНС, налогоплательщик доступ к нему не имеет | Разница между суммой НДФЛ удержанной (стр. 160) и суммой налога, возвращённой агентом (стр. 190) ≤ сумме уплаченного с начала налогового периода налог по данным из КРСБ НА. Если это условие не исполняется, возможно, в бюджет перечислена не вся сумма НДФЛ |
| 4.2 | Журнал «Патент для иностранных граждан» (Приказ ФНС от 19.11.2015 № ММВ-7-11/531@). Сведения об имущественном вычете. Уведомление из Приказа ФНС от 17.03.2015 № ММВ-7-11/109@ с кодом «1» | Сумма вычета по соответствующим кодам в Разделе 3 Справки не должна быть больше суммы по выданному уведомлению она право осуществления имущественного или социального вычета у данного агента. Если больше, то сумма НДФЛ на сумму вычета уменьшена неправомерно |
| 4.3 | Журнал «Патент для иностранных граждан». Сведения о социальном вычете. Уведомление из Приказа ФНС № ММВ-7-11/109@ с кодом «2» | |
| 4.4 | Журнал «Патент для иностранных граждан», патент | При указании кода уведомления «3» сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ (Раздел 2 Справки) ≤ числу выданных уведомлений на сумму этих авансовых платежей у данного агента. Если сумма вычета больше, чем сумма в уведомлении, но налог уменьшен неправомерно |
| 5.1 | Банковские счета | Разность между доходом (стр. 110) и налогом (стр. 140) должна быть не меньше выплат физическим лицам по всем расчётным счетам компании. Если меньше, возможно, в 6-НДФЛ отражён не весь выплаченный доход |
Мы рассмотрели, все контрольные соотношения для 6-НДФЛ, которые действуют в 2023 году. Остаётся добавить, что если форма заполняется с применением специального ПО, проверка КС, как правило, заложена в программе. Например, в «Налогоплательщик ЮЛ» (это бесплатная программа от ФНС) после заполнения отчёта можно выбрать пункт меню «Документы» → «Проверка». Форма будет проверен в том числе по контрольным соотношениям.
Если же отчёт заполняется не в программе либо в ней нет таких возможностей, то проверка контрольных соотношений формы 6-НДФЛ делается вручную.
