Порядок заполнения 6-НДФЛ

В этой статье мы рассмотрим расчёт 6-НДФЛ, который представляют в ИФНС налоговые агенты. К ним относятся все организации и ИП, привлекающие работников по трудовым договорам и ДГПХ. Также в этот расчёт включают учредителей, если они получали дивиденды.

Предприниматели, не нанимающие физлиц, эту форму не подают. ИП на ОСНО, которые платят НДФЛ с собственных доходов, представлять её также не должны.

Срок и порядок подачи 6-НДФЛ

Внутри года расчёт необходимо представить не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом, полугодием, 9-месячным периодом. То есть до 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовая форма 6-НДФЛ представляется до 25 февраля. Сдача расчёта откладывается на следующий за этими датами первый рабочий день, если они выпадают на выходные.

За 1 квартал 2024 года всем налоговым агентам необходимо представить 6-НДФЛ не позднее 25 апреля.

Выбор формата – на бумаге или через интернет – зависит не только от желания компании. Если 6-НДФЛ заполняется в отношении 10 человек или больше, представлять его нужно в электронном виде. Возможны варианты: через оператора электронного документооборота по ТКС или через специальный сервис ФНС для предоставления отчётности.

Обратите внимание: ФНС сообщает, что с 1 апреля 2024 года ИП смогут направлять многие налоговые отчёты через личный кабинет. Возможно, 6-НДФЛ также войдёт в число этих форм.

Но какой бы вариант представления электронного расчёта ни был выбран, для его подписания понадобится КЭП.

Компании, у которых до 10 физических лиц, могут сами выбирать формат подачи отчётности. 6-НДФЛ на бумаге можно принести в ИФНС лично, передать с представителем либо направить по почте.

Актуальный бланк 6-НДФЛ

В октябре 2023 года был опубликован приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с формой 6-НДФЛ для применения в 2024 году и далее. Но уже после этого в Налоговый кодекс были внесены поправки: изменились расчётные периоды и сроки уплаты НДФЛ. В каждом месяце периодов стало два: с 1 по 22 число и с 23 по заключительный день месяца.

Форма 6-НДФЛ из приказа № ЕД-7-11/649@ на начало 2024 года оказалась неактуальной, ведь она не учитывала последних изменений. Вместо неё ФНС разработала другой бланк и рекомендовала его к применению для формирования отчётности за 1 квартал 2024 года (письмо от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@).

Но позже, 09.02.2024, был опубликован приказ ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@, утверждающий рекомендованную ранее форму в качестве обязательной. Он вносит изменения в приказ № ЕД-7-11/649@, но они вступают в силу только через 2 месяца после опубликования, то есть с 09.04.2024.

Таким образом, сейчас ситуация обстоит так:

• при формировании 6-НДФЛ за 1 квартал до 09.04.2024 применяется рекомендованная форма (письмо № БС-4-11/15166@);
• при формировании расчёта начиная с 09.04.2024 действует форма из приказа № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом ЕД-7-11/1@.

Впрочем, эти бланки совпадают, а правила их заполнения одинаковы. Порядок формирования рекомендованной формы содержится в Приложении № 2 к письму № БС-4-11/15166@. А порядок заполнения формы, которая начинает действовать с 09.04.2024, приведён в Приложении № 2 к приказу ЕД-7-11/649@.

Как заполнить

В упомянутом письме есть не только бланк 6-НДФЛ, но и порядок его заполнения (далее – Порядок). Искать его нужно в Приложения № 2.

Стандартный набор листов расчёта: титульный, Раздел 1 и Раздел 2. Причём этих разделов может быть больше, чем по одному. Почему так – расскажем ниже, когда речь пойдёт о заполнении. Ещё в форме есть Приложение со справкой о доходах и НДФЛ физлица, но оно подаётся только в составе годового расчёта.

Общие правила отражения информации в 6-НДФЛ стандартны. Обратим лишь внимание на то, как нужно вносить суммовые показатели:

• в форме должны быть только положительные значения;
• если расчёт заполняется на компьютере, числовые показатели должны быть выровнены по правому краю, то есть их указывают, начиная с последнего знакоместа;
• если какой-то суммы нет, надо вписать «0»;
• стоимостные показатели приводятся в рублях и копейках, то есть с двумя знаками после запятой;
• суммы налога нужно указывать в полных рублях, округляя по математическим правилам: более 50 коп. округлить до рубля, менее 50 коп. – отбросить.

Обратите внимание: Двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.

Титульный лист

В верхних строках первой страницы, а также всех остальных, необходимо указать ИНН агента. Организации через знак «/» вписывают КПП. У ИП этого кода нет.

В остальных полях отражаются такие данные:

• Номер корректировки «0–», если отчёт исходный. Первый корректировочный документ подаётся с кодом «1–», второй – с кодом «2–» и так далее.
• Отчётный период. Для первого квартала применяется код «21», для полугодия – «31», для 9 месяцев – «33», для года – «34». Если 6-НДФЛ подаётся не за полностью оконченный период в связи с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП, код нужно посмотреть в Приложении № 1 к Порядку заполнения соответствующей формы (далее — Порядок).
• Календарный год – 2024.
• Код (номер) инспекции, в которую подаётся форма.
• Код по месту представления расчёта для большинства юрлиц будет «214», для ИП – «120», для других случаев он берётся из Приложения № 2 к Порядку.
• Сокращённое название организации, если оно предусмотрено в уставе, а если нет – полное. ИП указывают Ф. И. О. как в паспорте.
• Код формы реорганизации. Только для юридических лиц после реорганизации или ликвидации. Код нужно взять из Приложения № 4 к Порядку.
• ИНН / КПП реорганизованной компании. Указанные выше юрлица вносят коды реорганизованной / ликвидированной организации или закрытого обособленного подразделения.
• ОКТМО.
• Номер телефона с кодом города или мобильного оператора.
• Количество страниц расчёта. В поле рядом указывается количество листов доверенности, если 6-НДФЛ подписывается или сдаётся доверенным лицом.

Далее вносится информация в левую нижнюю часть титула:

• Код лица, которое подписывает отчёт. «1» – директор или ИП, «2» – представитель.
• Ф. И. О. того человека, кто будет ставить подпись на документе. Здесь указывают данные либо директора организации, либо уполномоченного представителя. ИП дублировать своё имя не нужно.
• Реквизиты доверенности, если от имени агента действует представитель.

Обратите внимание: если доверенность сформирована в электронном виде, в поле для реквизитов указывается её уникальный идентификатор – GUID, раньше такого требования не было.

Раздел 1

В этом разделе содержатся обобщённые данные об обязательствах компании.

В строке 010 указывают код бюджетной классификации. Компания может платить НДФЛ на несколько КБК. Так, разные коды утверждены для налога с выплат работникам и с дивидендов, причём они меняются в зависимости от ставки НДФЛ. Допустим, если организация в периоде выплачивала заработную плату, облагаемую по ставкам 13% и 15%, то Разделов 2 будет два. Если выплачивались ещё и дивиденды, облагаемые также по двум разным ставкам, то Разделов 2 будет четыре.

Иначе говоря, в 6-НДФЛ одной компании будет столько Разделов 1, на сколько разных КБК она перечисляла налог в расчётном периоде.

Строка 020 предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:

• в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
• в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
• в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
• в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.

В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме срок 021-026.

Важное изменение: в прежнем бланке было только четыре срока перечисления. Это связано с тем, что в 2023 году нужно было платить НДФЛ раз в месяц. Исключением был лишь декабрь, в котором было два расчётных периода (четвёртый срок). С 2024 года в каждом месяце по два расчётных периода и два срока перечисления.

По строке 030 нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036.

Исчисленный и удержанный налог, подлежащий перечислению, не нужно уменьшать на возвращённый налог. То есть из показателей строк 020-026 не нужно вычитать показатели строк 030-036.

Важное изменение: в прежнем бланке 6-НДФЛ нужно было отражать конкретную дату возвращения налога и соответствующую ей сумму. Теперь же указывать его нужно общей суммой по периоду, соответствующему сроку перечисления. Поэтому строк для отражения возвращённого налога теперь тоже шесть.

При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал текущего года в строке 020 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в период 01.01.2024-31.03.2024. В строке 030 отражают возвращённый физлицам налог за тот же период. В следующих строках отражают такие суммы НДФЛ:

• 021 – с 1 по 22 января;
• 022 – с 23 по 31 января;
• 023 – с 1 по 22 февраля;
• 024 – с 23 по 29 февраля;
• 025 – с 1 по 22 марта;
• 026 – с 23 по 31 марта.

В строках 031-036 отражают суммы возвращённого физлицам НДФЛ за те же периоды.

Раздел 2

В этом разделе производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.

Обратите внимание: по сравнению с формой 2023 года Раздела 2 изменился, хоть и не так сильно. Из него убрали детальную разбивку суммы доходов (оставили только ВКС). Появилась строка с указанием размера налоговой базы. Кроме того, детализирован по периодам возвращённый НДФЛ.

В строке 100 нужно указать ставку налога в процентах, в строке 105 – соответствующий КБК.

В строку 110 вписывают количество физлиц, получивших доход, облагаемый по ставке из строки 100, налог с которого перечисляется на КБК из строки 105. В строке 111 отражают количество высококвалифицированных специалистов из числа тех, кто вошёл в строку 110.

Примечание. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС, — отмечало ранее Управления ФНС по Бурятии. Это сообщение относится к старой форме, но суть не изменилась.

По строке 120 отражают сумму доходов физлиц с начала года. Из этого показателя в строке 121 выделяют суммарный доход ВКС – также нарастающим итогом.

В строке 130 указывают совокупный вычет и расходы, которые вычитаются из доходов.

По строке 131 отражают налоговую базу. По строке 140 – сумму НДФЛ, по строке 141 – в том числе сумму налога ВКС.

Строка 150 предназначена для отражения фиксированных авансовых платежей. Имеется в виду плата за патенты иностранных работников, которую они вносили прежде, а теперь хотели бы зачесть в счёт НДФЛ.

Строка 155 заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании-агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ собственника пропорционально доле участия агента в этой организации (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).

Строка 156 предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.

В строке 160 отражается нарастающим итогом общая сумма НДФЛ, удержанная с начала года. В строках 161-166 эта сумма детализируется в разрезе всё тех же шести сроков уплаты.

По строке 170 нужно отразить НДФЛ с начала года, который налоговый агент удержать не смог. Здесь подразумеваются, например, ситуации, когда доход выплачен в натуральном виде.

Строка 180 предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относятся и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).

По строке 190 отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом. Далее в сроках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов.

Итак, мы рассказали, как заполнить 6-НДФЛ за первый квартал на бланках 2024 года. Образец вы можете скачать по этой ссылке.

Скачать образец заполнения расчёта 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года

 

Листы нужно пронумеровать, а получившееся число страниц указать на титульном. Также следует проверить, чтобы на всех страницах в верхних полях был указан ИНН, а для организаций дополнительно КПП. После этого остаётся подписать 6-НДФЛ на первом листе в блоке подтверждения сведений, а также внизу каждой страницы. После этого документ можно представлять в налоговую инспекцию.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок