(1).jpg)
В самом конце 2025 года, 30 декабря, была опубликована новая форма отчёта ЕФС-1. Впервые подать её бизнесу нужно было за 2025 год. Теперь же пришла пора представлять отчёт за 1 квартал 2026 года. Расскажем про ЕФС-1, новую форму этого отчёта, и представим образец его заполнения.
Об отчёте ЕФС-1 и его новой форме
Если вы пока не имели дела с ЕФС-1, будет полезно с ним познакомиться.
ЕФС-1 (единая форма сведений) – это отчёт в Социальный фонд России, он содержит информацию о трудовой деятельности сотрудников и страховых взносах на травматизм. Отчёт подают организации и ИП с наёмными работниками по трудовым и / или гражданско-правовым договорам.
С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Бланк для подачи на бумаге содержится в приложении № 1, а порядок заполнения ЕФС-1 (далее – Порядок) – в приложении № 2. Электронный формат в новом виде утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1463.
Структура отчёта модульная. В нём два раздела с подразделами, которые нужно представлять в зависимости от ситуации. Описание всех разделов привели в таблице.
Таблица. Структура ЕФС-1 и сроки представления
Модуль отчёта | В каких случаях и в какие сроки подавать |
|---|---|
Раздел 1 (сведения о трудовой деятельности) | Только с подразделами 1, 2 и 3 |
| Только с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3 |
| – Основные кадровые события: приём на работу, увольнение, заключение или окончание ДГПХ, приостановление или возобновление трудового договора – подать не позднее следующего рабочего дня. – Прочие кадровые события (перевод, переименование работодателя, запрет на деятельность, получение новой профессии, подача заявления на электронную ТК) – подать не позднее 25 числа следующего месяца |
| Подаётся в отношении работников, стаж которым начисляется по особым правилам (п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), если такие были в отчётном году – до 25 января следующего года |
| Только государственные и муниципальные организации |
| Только если подаётся Подраздел 1.2 в отношении физлиц, занятых в работах, которые дают право на досрочную пенсию (ч.1 ст. 30 и ст. 31 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) |
| Только если работодатель перечислял в периоде дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц. Подаётся в такие сроки: за 1 квартал – до 25 апреля, за полгода – до 25 июля, за 9 месяцев – до 25 октября, за год – до 25 января следующего года |
Раздел 2 | Все страхователи по травматизму (организации и ИП-работодатели) по окончании каждого периода. Раздел 2 и его подразделы подаются не позднее 25 числа первого месяца по окончании периода |
| Все страхователи подают за каждый расчётный период |
| Коммерческие компании подают только если структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ) |
| Только если работодатель в периоде направлял работников на временную работу в другую компанию |
| Все страхователи подают за каждый расчётный период |
Это полный состав модулей формы ЕФС-1. Какие разделы и подразделы заполнять при формировании конкретного отчёта, зависит от ситуации и периода представления. В отчёт за 1 квартал необходимо включить:
- Всем плательщикам взносов — Титульный лист и Раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3, даже если выплат не было, и взносы на травматизм не начислялись.
- Тем плательщикам, у которых в марте 2026 года были какие-либо из следующих событий: перевод сотрудника на постоянную работу, получение сотрудником новой профессии или квалификации, установление для сотрудника запрета занимать определённую должность, подача кем-то из членов коллектива заявления о выборе способа ведения трудовой книжки или смена названия организации — подраздел 1 и 1.1 Раздела 1.
- Тем плательщикам, которые в 1 квартале 2026 года перечисляли дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу таких лиц — подраздел 3 Раздела 1.
Примечание. Многие считают ЕФС-1 квартальным отчётом, потому что его подают минимум 4 раза в год. Но в действительности отчётными периодами по взносам является 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
Куда и когда подавать
ЕФС-1 – единственный отчёт, который представляется в Социальный фонд. Сдавать его нужно в территориальное отделение, где юридическое лицо или ИП находится на учёте.
Организации с обособленными подразделениями, имеющие счета в банках и выплачивающие деньги физлицам, подают ЕФС-1 так:
- за работников головной организации – по месту её учёта;
- за физлиц, получающих выплаты в обособленных подразделениях – по месту нахождения подразделений.
Важно: если ЕФС-1 подаётся в отношении 11 и более человек, его нужно направить строго в электронном виде. Если физлиц меньше, подходит любой вариант. Куда сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе, можно узнать на официальном сайте СФР. Вверху справа выберите свой регион, а далее ищите информацию для страхователей.
Общие сроки подачи указали в таблице выше. Но они продлеваются до первого ближайшего рабочего дня, если попадают на выходные. Сроки на 2026 год собрали в следующей таблице.
Таблица: ЕФС-1, сроки сдачи в 2026 году
Период или основание подачи | Срок подачи |
|---|---|
Годовой отчёт за 2025 год | Не позднее 26 января (25 января – воскресенье) |
Раздел 2 по окончании каждого периода Подразделы 1.1, 1 и 3 Раздела 1 по окончании периода, в которых были соответствующие события | За 1 квартал – до 27 апреля, за полгода – до 27 июля, за 9 месяцев – до 26 октября, за год – до 25 января следующего года |
Таким образом, ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года нужно представить не позднее 27 апреля (25 апреля — суббота).
Важно: ещё раз напоминаем, что в связи с кадровыми событиями ЕФС-1 сдают в разные сроки (см. таблицу).
Порядок заполнения формы за 1 квартал
Отчёт формируют на основании первичных документов кадрового учёта и данных бухучёта, прочей документации и договоров гражданско-правового характера. Подпись ставит директор организации или ИП либо уполномоченное лицо.
Образец заполнения ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года есть в конце этой статьи.
Титульный лист
На титуле ИП и организации в большинстве случаев заполняют блок «Сведения о страхователе». Если отчёт подает правопреемник организации, которые уже на учёте не стоит, то сведения нужно внести в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения». Блоки заполняются почти одинаково, в них указывают:
- Регистрационный номер, присвоенный территориальным органом СФР. Узнать его можно в сервисе СФР.
- Полное или сокращённое наименование организации, фамилию, имя и отчество ИП – полностью, как в паспорте.
- ИНН и КПП (физические лица КПП не заполняют). Если отчётность подаёт обособленное подразделение, используют КПП по месту его учёта.
- Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны только для государственных компаний.
- Код основной деятельности по классификатору ОКВЭД. Нужно указывать код, который отражён в ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы. Пока в реестрах указаны коды заявительного типа, которые выбрал сам бизнес. Однако по новым правилам Росстат ежегодно, не позднее 10 апреля, будет определять основной код отчётного типа и передавать его в ФНС. Именно такие коды со временем будут отражены в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. С 2026 года бизнес не подтверждает коды в СФР, кроме обособленных подразделений.
- ОГРН юридического лица или ОГРНИП предпринимателя по данным госреестров.
- Код категории страхователя заполняют только ИП и физлица, которые выплачивают доходы физлицам. Код выбирают из перечня (п. 28 Порядка) в зависимости от статуса страхователя. Предприниматели указывают «ИП 01».
- Контактный телефон с кодом города или оператора связи. Внести нужно только цифры, без скобок и тире.
- Электронная почта без пробелов и лишних знаков, допускаются только точки и тире.
В конце титульного листа указывают должность подписанта, фамилию, имя и отчество, дату подписания и проставляют подпись. Печать ставят только при наличии.
Подраздел 1 Раздела 1
В подразделе 1 указывают персональные данные работника или иного физического лица, в отношении которого подаётся форма. Эти сведения должны полностью совпадать с данными персонифицированного учёта: СНИЛС, ИНН, Ф.И.О., дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
В поле «Статус ЗЛ» указывают код статуса зарегистрированного лица в соответствии с установленной классификацией (п. 38 Порядка). Для России – «ГРФ». В новой форме появился код «МДИГ» – его применяют в отношении иностранных граждан, подлежащих в соответствии с международными договорами обязательному пенсионному страхованию и (или) обязательному социальному страхованию.
Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира. Для России используют код «643».
Подраздел 1.1
Как заполнять этот подраздел, зависит от основания, по которому он подаётся.
При кадровых мероприятиях, по которым отчитываются в следующем месяце (перевод, переименование организации, получение новой профессии, запрет занимать должность) указывают данные, приведённые в таблице.
Таблица. Как заполнить подраздел 1.1
№ графы | Что указывают |
|---|---|
1 | Порядковый номер записи в подразделе 1.1 |
2 | Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ |
3 | Код кадрового мероприятия из п. 43 Порядка, заглавными буквами: ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
4 | Признак работы в особых климатических условиях: «РКС» – при работе в районах Крайнего Севера, «МКС» – в местностях, приравненных к ним |
5 | Трудовая функция: наименование должности, профессии, специальности, квалификации, вид работы по штатному расписанию. Если условие о работе в конкретном подразделении закреплено в трудовом договоре, указывают и наименование структурного подразделения. Через запятую проставляют код вида трудового договора по п. 45 Порядка: «0» – бессрочный, «1» – совместительство, «0.2» – срочный более 6 месяцев, «1.2» – срочный более 6 месяцев по совместительству и т.д. При присвоении новой профессии или квалификации указывают разряд, класс, категорию и т. п. При запрете занимать должность или осуществлять деятельность фиксируют основание, срок запрета и конкретную должность или вид деятельности |
6 | Дистанционные и надомные работники больше не выделяются как отдельная категория, коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменены. О переводе на дистанционную или надомную работу сообщать в СФР не нужно. При этом сведения о приёме и увольнении таких работников по-прежнему представляют в общем порядке, но без указания специальных кодов. В новой форме можно совместно указывать коды «НЕПД» и «НЕПН». При отмене режима неполного рабочего времени отчёт подаётся как для мероприятия «ПЕРЕВОД», но коды «НЕПД» или «НЕПН» не указываются |
7 | Графа заполняется только при увольнении |
8 | Наименование документа, на основании которого вносят запись о кадровом мероприятии (приказ, решение суда и т. п.) |
9 | Дата документа, указанного в предыдущей графе |
10 | Номер документа, на основании которого отражают кадровое событие |
11 | Признак отмены ранее представленных сведений. В графе ставят «Х», если запись подаётся для отмены ранее направленных данных |
Обратите внимание, если Подраздел 1.1 формируется из-за подачи сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку, перед таблицей указывается дата этого заявления.
В других статьях мы рассказали о том, как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу и при увольнении (расторжении ДГПХ).
По выбору системы налогообложения
Подраздел 3 Раздела 1
Модуль заполняют, если в течение года страхователь перечислял дополнительные страховые взносы за физических лиц.
Перед таблицей вносят номер и дату платёжного поручения, дату его исполнения и период уплаты взносов.
В табличной части отражают сведения по каждому физлицу: ФИО, СНИЛС, сумму перечисленных взносов на накопительную пенсию и сумму допвзносов за счёт страхователя. В строке «Всего» суммы по всем лицам суммируются.
Под таблицей указывают общую сумму средств по платёжному поручению.
Раздел 2
Раздел 2 и его подразделы заполняются в отношении взносов на травматизм и СОУТ.
В разделе 2 указывают:
- Номер корректировки «000», если отчёт с разделом 2 за период подаётся впервые. Для корректировочных форм используют номера «001» (первая корректировка), «002» (вторая) и т. д.
- Код отчётного периода «03» для формы за 1 квартал.
- Отчётный год – 2026.
- Среднесписочную численность работников, численность застрахованных лиц, численность работающих инвалидов, на выплаты которым в периоде начисляются взносы на травматизм, а также численность работников с вредными и опасными производственными факторами.
- Если форма подаётся при ликвидации – «Л» в поле «Прекращение деятельности».
- Если страхователь имеет льготы по взносам на травматизм – «X» в поле «Льгота».
Подраздел 2.1 Раздела 2
В таблице подраздела рассчитывают взносы на травматизм. Данные указывают за периоды:
- в графе 3 – с начала отчётного года;
- в графе 4 – на конец предыдущего отчётного периода;
- в графах 5-7 – отдельно за каждый из трёх последних месяцев.
В отчёте за 1 квартал 2026 года в графе 3 нужно отразить суммарные данные за период январь – март. В графе 4 будет ноль, ведь отчёт формируется за первый отчётный период года. В графы 5, 6 и 7 пойдут показатели за январь, февраль и март соответственно.
В графе 1 подробно пояснено, какие сведения нужно отразить по строкам, а именно:
- Сумма всех выплат физлицам.
- Сумма, не облагаемая взносами на травматизм.
- База для начисления взносов: строка 1 минус строка 2.
- В том числе сумма выплат инвалидам.
- Базовый страховой тариф, применяемый организацией или ИП для расчёта взносов.
- Скидка к базовому тарифу, если есть
- Надбавка к базовому тарифу, если есть.
- Итоговый тариф: Базовый тариф – Скидка + Надбавка. Указывают до трёх знаков после запятой.
- Сумма взносов: База * Тариф.
Подраздел 2.3 Раздела 2
В этом подразделе нужно указать информацию на начало отчётного года, то есть в данном случае, на начало 2026 года.
Перед таблицей вносят общую численность работников, на которых на начало года распространялось требование о прохождении медосмотров, и количество тех, кто их прошёл.
Таблицу заполняют данными о спецоценке условий труда:
- по графе 3 отражается количество рабочих мест, которые подлежат СОУТ в принципе;
- по графе 4 – количество рабочих мест, в отношении которых СОУТ проведена;
- по графам 5-11– количество рабочих мест, отнесённых СОУТ к определённому классу / подклассу условий труда.
Подберём оптимальную систему налогообложения
Пример
По ссылке выше – форма ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года для условного ООО “Март”.В компании 9 сотрудников, со всеми заключены трудовые договоры. По итогам спецоценки условий труда (СОУТ), которая на начало 2026 года полностью завершена, вредных и опасных условий не выявлено. Все рабочие места отнесены к первому классу. Тариф страховых взносов на травматизм для ООО «Март» составляет 0,2%, скидок и надбавок нет.
В 1 квартале 2026 года совокупная выплата работникам ООО составила 1 800 000 рублей. При этом в последнем квартале 2025 года выплаты распределились так: январь – 600 000 рублей, февраль – 600 000 рублей, март – 600 000 рублей.
Взносы ООО “Март” на травматизм за каждый из месяцев 1 квартала составляют: 600 000 * 0,2% = 1 200 рублей. Итого за 1 квартал 3 600 рублей.
В марте 2026 компанию покинул главный бухгалтер, и на эту должность переводом была назначена Морозова Инна Антоновна (приказ руководителя № 4 от 17.03.2026).
В связи со сменой главбуха ЕФС-1 нужно подать дважды:
- Первый раз необходимо представить Подраздел 1.1 Раздела 1 в отношении увольнения прежнего специалиста. Поскольку имеет место кадровое событие «увольнение», отчёт нужно подать не позднее следующего рабочего дня.
- Второй раз Подраздел 1.1 Раздела 1 подаётся в отношении назначения нового главбуха. Поскольку имеет место кадровое событие «перевод», то в Социальный фонд нужно подать Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в срок до 25 числа следующего месяца. А раз перевод состоялся в марте, то это апрель. Таким образом, Подраздел 1.1 Раздела 1 нужно включить в отчёт за 1 квартал 2026 года.
Получается, что в годовой ЕФС-1 ООО «Март» войдут такие разделы:
- Титульный лист.
- Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 на нового главбуха Морозову.
- Раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 с информацией о взносах на травматизм за всех сотрудников организации, а также с данными о СОУТ.
Итак, мы рассказали, как составить ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года и какие разделы заполнять. А также представили образец. К следующей отчётной кампании мы подготовим образец за полугодие, так что следите за публикациями.
Бесплатная консультация по налогообложению
Это может быть интересно
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.